An einem Samstag um 11:40 Uhr kann es in einer Cocktailbar mit 90 Plätzen leicht vorkommen, dass 60 offene Rechnungen laufen. Einige sind einer Karte zugeordnet, die in einem Ständer hinter der Kasse liegt, andere einem Vornamen und einer vagen Beschreibung („Tom, grüne Jacke, am Ende der Theke“), und eine Handvoll ist gar nichts zugeordnet, da der Barkeeper, der sie eröffnet hat, bereits nach Hause gegangen ist. Jede dieser Rechnungen entspricht Geld, das Sie bereits ausgeschenkt, aber noch nicht eingezogen haben. Ein gutes Kassensystem für Bars macht diesen Berg überschaubar, doch die Software ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht aus einer Reihe von Gewohnheiten, wie Rechnungen eröffnet, geführt, verschoben und geschlossen werden.
Die Verwaltung von Barrechnungen besteht aus diesen Gewohnheiten sowie den ihnen zugrunde liegenden Abläufen, denn die meisten Probleme mit Barrechnungen entstehen durch ein Missverständnis darüber, was eine Kartenreservierung tatsächlich bewirkt. Betreiber gehen davon aus, dass eine Vorautorisierung eine Garantie darstellt. Das ist sie jedoch nicht ganz. Es handelt sich um eine Reservierung mit einem Ablaufdatum und einem Höchstbetrag, und dieser Höchstbetrag ist ein Wert, den Sie festgelegt haben, wahrscheinlich, ohne groß darüber nachzudenken. Der Zahlungsaspekt wird in Ihrer Restaurant-Zahlungssoftware abgewickelt, daher werden die meisten der folgenden Einstellungen dort vorgenommen.
Was die Verwaltung von Barrechnungen tatsächlich umfasst
Ein offene Rechnung ist ein Kredit. Sie ermöglichen es einem Fremden, jetzt zu trinken und später zu bezahlen, und bei dieser ganzen Angelegenheit geht es darum, zu begrenzen, wie viel Kredit Sie gewähren, wem und für wie lange.
In der Praxis lässt sich dies in fünf Aufgaben unterteilen: Die Eröffnung einer Rechnung gegen etwas, das Sie in Rechnung stellen können; das schnelle Auffinden der richtigen Rechnung, wenn sich die Bar dicht mit Gästen füllt; das Verschieben von Positionen und Rechnungen, wenn Gruppen zusammenkommen, sich aufteilen oder an Tische wechseln; das gezielte Schließen von Rechnungen vor Ende der Nacht, anstatt sie erst um 3 Uhr morgens zu entdecken; und das Eintreiben, was möglich ist, von denjenigen, die ohne zu bezahlen gehen.
Die meisten Bars sind bei zwei dieser Aufgaben gut und bei den anderen drei schlecht. Welche beiden das sind, hängt davon ab, wer den Chef-Barkeeper ausgebildet hat.
Drei Möglichkeiten, eine Rechnung zu eröffnen, und was Sie jeweils kostet
Die Karte hinter der Theke. Die älteste Methode und nach wie vor üblich. Der Gast übergibt eine Karte, diese wird in ein Gestell oder ein Glas gelegt und bei Ladenschluss zurückgegeben. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Karten werden der falschen Person ausgehändigt, fallen hinter den Kühlschrank oder bleiben über Nacht liegen, und eine Bar, die eine Schublade voller Karten von Fremden aufbewahrt, ist ein Haftungsproblem und ein unvermeidliches unangenehmes Gespräch. Außerdem gibt es dabei kein Limit. Sie haben zwar eine Karte, aber keine Ahnung, ob am Ende des Abends eine Abbuchung über 140 Dollar autorisiert wird.
Die Rechnung nur auf den Namen. Schnell, freundlich und die Ursache für die meisten Fälle, in denen Gäste ohne zu bezahlen gehen. Für Stammgäste, die Sie auf der Straße wiedererkennen würden, ist das in Ordnung. Für alle anderen ist es ein ungesicherter Kredit an jemanden, den Sie nie wieder sehen werden.
Die vorab autorisierte Rechnung. Der Gast tippt oder steckt eine Karte ein, das Terminal reserviert einen von Ihnen festgelegten Betrag, und die Karte wandert direkt zurück in seine Tasche. Sie haben ihm noch nichts in Rechnung gestellt. Was Sie haben, ist die Bestätigung, dass die Karte echt ist und dass der Betrag darauf reserviert ist. Tableview speichert eine Karte auf diese Weise in der Datenbank, wobei bei Eröffnung der Rechnung ein konfigurierbarer Vorautorisierungsbetrag festgelegt wird und die endgültige Abrechnung erfolgt, wenn der Gast die Rechnung begleicht.
Diese dritte Option ist die einzige, die aus einem „Walkout“, also einem Gast, der ohne zu bezahlen geht, einen wieder einbringlichen Betrag macht. Sie ist zugleich diejenige, bei der es die meisten Einstellungsfehler geben kann.
So funktioniert eine Vorautorisierung tatsächlich
Wenn die Vorautorisierung durchgeführt wird, reduziert die Bank des Gastes dessen verfügbares Guthaben oder Kontostand um diesen Betrag und teilt Ihrem Zahlungsabwickler mit, dass dieser Betrag reserviert ist. Es findet kein Geldtransfer statt. Bei der Abrechnung erfassen Sie den tatsächlichen Gesamtbetrag, und die Vorautorisierung wird durch eine Belastung ersetzt.
Drei Details sind wichtiger, als man vermuten würde.
Erstens verfallen Vorautorisierungen. Der Zeitraum wird vom Kartennetzwerk und der ausstellenden Bank festgelegt, beträgt in der Regel eher Tage als Wochen und variiert. Bei einer Rechnung, deren Begleichung Sie eine Woche lang vergessen haben, kann es vorkommen, dass die Vorautorisierung stillschweigend erloschen ist, und eine Abbuchung nach diesem Zeitpunkt kann abgelehnt werden oder lässt sich viel leichter anfechten. Dies ist ein starkes Argument dafür, alle Rechnungen noch am selben Abend zu begleichen, worauf auch der Rest dieses Leitfadens immer wieder hinweist.
Zweitens ist eine Vorautorisierung eine von Ihnen festgelegte Obergrenze, keine Begrenzung dessen, was der Gast ausgeben kann. Wenn Sie 50 Dollar vorab autorisieren und die Rechnung 180 Dollar erreicht, sind Sie nur für die 50 Dollar abgesichert, es sei denn, Sie ergreifen entsprechende Maßnahmen. Mehr dazu weiter unten.
Drittens handelt es sich bei einer Debitkarte um echtes Geld. Das Guthaben des Gastes verringert sich in dem Moment, in dem Sie die Vorautorisierung vornehmen, und bei einigen Banken kann es einige Tage dauern, bis der Betrag nach der endgültigen Abrechnung wieder gutgeschrieben wird. Die meisten Menschen bemerken dies gar nicht. Diejenigen, die es bemerken, machen lautstark darauf aufmerksam, in der Regel, indem sie Sie am Montag anrufen. Eine kurze Erklärung bei Eröffnung der Rechnung („Ich behalte hier 60 ein, Sie bezahlen nur das, was Sie trinken“) verhindert fast alle diese Anrufe.
Die Wahl des Vorautorisierungsbetrags
Hier ist der Fehler, den fast jeder macht: Man legt die Reservierung auf einen Dollar fest oder belässt sie auf dem vom Terminal voreingestellten Wert, weil eine geringe Reservierung weniger aufdringlich wirkt.
Eine Vorautorisierung von einem Dollar beweist lediglich, dass die Karte existiert. Das ist alles, was sie beweist. Wenn ein Gast eine Rechnung über 95 Dollar unbezahlt hinterlässt, sind Sie für einen Dollar davon abgesichert.
Ein besserer Ausgangspunkt sind Ihre eigenen Daten. Rufen Sie die abgeschlossenen Rechnungen eines Monats ab und betrachten Sie den Median sowie das 90. Perzentil. In einer Kneipe in der Nachbarschaft könnte der Median bei 28 Dollar und das 90. Perzentil bei 70 liegen. In einer Cocktailbar mit Getränken zu 16 Dollar könnten diese Zahlen bei 45 und 120 liegen. Legen Sie die Vorautorisierung irgendwo zwischen dem Median und drei Vierteln des oberen Wertes fest, dann decken Sie den vollen Betrag der meisten Rechnungen sofort ab, während die Vorautorisierung niedrig genug bleibt, um Gäste mit Debitkarten nicht zu stören.
Legen Sie die Vorautorisierung dann anders fest, wenn das Risiko abweicht. Ein Tisch mit Flaschenservice und einem Mindestumsatz von 500 Dollar sollte nicht denselben Vorautorisierungsbetrag haben wie jemand, der vor der Zugfahrt zwei Pints trinkt. Mit Tableview können Sie den Vorautorisierungsbetrag individuell konfigurieren, sodass ein VIP-Tisch und eine Rechnung am Stehplatz nicht denselben Betrag haben müssen.
Wenn die Rechnung die Vorautorisierung übersteigt
In jeder gut besuchten Bar gibt es eine Gruppe, die um 22 Uhr eine Runde mit acht Espresso-Martinis bestellt und dann weitermacht. Irgendwann übersteigt diese Rechnung den Vorautorisierungsbetrag, und von da an ist jedes Getränk, das Sie ausschenken, ungesichert.
Dafür benötigen Sie eine Regel, und diese Regel sollte nicht davon abhängen, ob ein Barkeeper dies bemerkt. In manchen Bars wird eine zweite Karte verlangt, sobald eine Rechnung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Manche schließen die Rechnung ab, erfassen sie und eröffnen eine neue mit einem neuen Kreditrahmen, was den Nebeneffekt hat, dass aus einer 400-Dollar-Überraschung um 1 Uhr morgens zwei kleinere, weniger strittige Belastungen werden. Manche bitten die Gäste einfach, vor der nächsten Runde zu bezahlen. Jede dieser Vorgehensweisen funktioniert. Was nicht funktioniert, ist zu hoffen.
Egal, wofür Sie sich entscheiden: Schreiben Sie es auf und nehmen Sie den Schwellenwert in die Schulungsunterlagen auf. Ein neuer Mitarbeiter wird diese Richtlinie um 23 Uhr nicht von selbst erfinden, und es ist nicht fair, dies von ihm zu erwarten.
Die richtige Rechnung um 23 Uhr finden
Der mit Abstand häufigste Fehler bei der Abrechnung ist nicht, dass ein Gast ohne zu bezahlen geht. Es ist eine Runde Getränke, die auf der falschen Rechnung landet, was der Gast erst bei Geschäftsschluss bemerkt, was eine Stornierung, eine Entschuldigung und einen Barkeeper bedeutet, der versucht, sich zu erinnern, wer eigentlich vier Tequilas bestellt hat.
Die Lösung liegt in der Schnelligkeit der Suche. Mit „Tableview“ können Barkeeper Positionen zu jeder Rechnung hinzufügen, nach Gastnamen, Sitzplatz oder den letzten vier Ziffern der Kreditkarte, was die drei Möglichkeiten abdeckt, wie Gäste unter Zeitdruck eine Rechnung tatsächlich identifizieren. Die Suche anhand der letzten vier Ziffern wird unterschätzt. Gäste erinnern sich nicht immer an den Namen, den sie angegeben haben, aber sie können ihre eigene Kreditkarte lesen.
Die Namenskonvention spielt nach wie vor eine Rolle. „Sarah“ ist an einem Freitag nutzlos. „Sarah, roter Schal, Fenster“ dauert drei Sekunden länger zu tippen, erspart aber einen Streit. Manche Bars fügen die Uhrzeit hinzu, zu der die Rechnung eröffnet wurde; das hilft, wenn es zwei Sarahs gibt und keine von beiden einen Schal trägt.
Runden, Übertragungen und Zusammenführungen
Rechnungen verschieben sich. Zwei Freunde eröffnen getrennte Rechnungen und beschließen dann, diese zu teilen. Eine sechsköpfige Gruppe an der Bar bekommt einen Tisch und möchte, dass alles auf die Rechnung des Tisches läuft. Jemand spendiert Fremden eine Runde und möchte, dass diese von der Rechnung seines Freundes auf seine eigene übertragen wird.
Jede dieser Situationen ist entweder eine Sache von zwei Sekunden oder ein fünfminütiger Streit, je nach Software. In Tableview können Sie einzelne Positionen zwischen Rechnungen übertragen oder ganze Rechnungen mit zwei Fingertipps zusammenführen, und die Schaltfläche „Letzte Runde wiederholen“ kümmert sich um die Gruppe, die alle zwanzig Minuten dasselbe bestellt. Letzteres klingt vielleicht unbedeutend. An einem Sportabend macht es jedoch den Unterschied aus, ob acht Positionen oder nur eine eingescannt werden müssen.
Eine Gewohnheit, die es sich lohnt, durchzusetzen: Verschieben Sie die Artikel, stornieren Sie sie nicht und erfassen Sie sie nicht erneut. Eine Stornierung hinterlässt in Ihren Berichten eine Spur, die wie ein Fehler oder Schlimmeres aussieht, und eine Bar, in der Stornierungen an der Tagesordnung sind, ist eine Bar, in der die wirklichen Probleme unsichtbar werden. Unser Leitfaden zu Stornierungen und Gratisleistungen erläutert, warum es sich lohnt, diese Linie zu wahren.
Schichtwechsel bei 60 offenen Rechnungen
Bei der Schichtübergabe gehen Rechenblätter verloren. Der frühere Barkeeper hat 25 offene Rechenblätter, stempelt um 22 Uhr aus, und der spätere Barkeeper übernimmt diese, ohne zu wissen, wer die Hälfte der Gäste ist.
Offene Rechnungen in Tableview bleiben über Schichtwechsel hinweg bestehen, sodass bei der Übergabe nichts geschlossen und neu eröffnet werden muss, doch Beständigkeit ist nicht dasselbe wie Verantwortung. Legen Sie fest, wie mit Trinkgeldern auf übernommenen Rechnungen verfahren wird, bevor sich um 3 Uhr morgens Streit darüber entbrennt. Manche Bars teilen die Trinkgelder nach dem Prinzip „Wer hat was serviert?“ auf, andere legen den gesamten Barumsatz in einen gemeinsamen Topf. Die Trinkgeldabrechnung nach Bedienung und Schicht liefert Ihnen in jedem Fall die Zahlen, und die Entscheidung selbst gehört eher in Ihr Mitarbeiterhandbuch als in ein spätnächtliches Gespräch.
Der abgehende Barkeeper sollte vor dem Verlassen ebenfalls die Gästeliste durchgehen. Nicht jede Rechnung schließen, sondern nur diejenigen markieren, die ihm Sorgen bereiten: den Gast, der bereits zweimal nach draußen gegangen ist, die Karte, bei der zwei Versuche nötig waren, den Tisch, an dem es seit einer Stunde still ist. Dreißig Sekunden dafür sparen mehr Geld als jede Funktion.
Letzte Runde: Rechnungen gezielt abschließen
Der schlechteste Zeitpunkt, eine offene Rechnung zu entdecken, ist, nachdem der Gast bereits gegangen ist. Der zweit schlechteste ist um 2:55 Uhr morgens, wenn das Licht angeht und eine Schlange von Gästen steht, die alle gleichzeitig nach ihrer Rechnung fragen.
Beginnen Sie damit, Rechnungen vor der letzten Runde zu schließen, nicht danach. 30 bis 45 Minuten vor Ladenschluss sollte jemand die Liste der offenen Rechnungen abarbeiten, ruhige Tische fragen, ob sie bezahlen möchten, und Gruppen ansprechen, die offensichtlich bei ihrem letzten Getränk angelangt sind. Ein Gast im Lokal kann noch bezahlen. Ein Gast im Taxi ist ein Problem, das nur schwer wieder einzutreiben ist.
Für diejenigen, die durch das Raster fallen, kann Tableview inaktive Rechnungen nach einem von Ihnen festgelegten Zeitfenster automatisch schließen und den Betrag über die hinterlegte Karte abbuchen. Legen Sie dieses Zeitfenster mit Bedacht fest. Ist es zu kurz, schließen Sie die Rechnung von jemandem, der nur kurz auf eine Zigarette hinausgegangen ist. Ist es zu lang, rutschen Sie in den nächsten Morgen hinein, mit ausstehenden Belastungen auf den Karten und einer noch offenen Abrechnung.
Unbezahlte Abgänge: Was Sie tatsächlich eintreiben können
„Walkouts“ sind meist kein Diebstahl. Es handelt sich um Gäste, die ihre Freunde aus den Augen verloren haben, vom Sicherheitspersonal hinausbegleitet wurden oder es einfach vergessen haben. Das ist wichtig, denn wie Sie damit umgehen, entscheidet darüber, ob Sie problemlos bezahlt werden oder in einen Streit geraten.
Bei einer vorab autorisierten Rechnung können Sie den gesperrten Betrag sowie alles, was Ihr Zahlungsabwickler und Ihr Kartennetzwerk darüber hinaus zulassen, einziehen. Alles, was darüber hinausgeht, ist gefährdet. Ohne Vorautorisierung haben Sie einen Namen und eine Erinnerung, und Sie sollten ehrlich davon ausgehen, dass das Geld verloren ist.
Erstellen Sie eine detaillierte Quittung und bewahren Sie diese auf. Wenn eine unbezahlte Rechnung beanstandet wird, und das wird bei manchen der Fall sein, ist die detaillierte Aufstellung dessen, was wann bestellt wurde, ausschlaggebend. Falls Sie unseren Leitfaden zu Rückbuchungen in Restaurants noch nicht gelesen haben: Barrechnungen sind genau aus diesem Grund das erste Beispiel für den Verzehr vor Ort, das darin behandelt wird. Und wenn die Rechnungen eines bestimmten Barkeepers weitaus häufiger unbezahlt bleiben als die aller anderen, ist dies ein Muster, das es wert ist, in aller Ruhe untersucht zu werden; unser Artikel über Diebstahl durch Mitarbeiter in Restaurants behandelt, wie man dies untersucht, ohne jemanden voreilig zu beschuldigen.
Trinkgeld auf offenen Rechnungen
Trinkgelder sind der Teil der Abrechnungsverwaltung, der die meisten kleinen Streitigkeiten verursacht. Ein Gast schreibt eine 10 auf den Beleg, seine Gesamtsumme liegt am Ende 15 höher, als er sich erinnert, und die gesamte Rechnung wird in Frage gestellt.
Zwei Dinge helfen dabei: Erfassen Sie das Trinkgeld beim Abschluss lieber auf dem Bildschirm als auf Papier, damit keine Handschrift falsch gelesen werden kann. Tableview unterstützt konfigurierbare Trinkgeldabfragen auf dem Bildschirm sowie digitale Unterschriften, die auf dem Tablet erfasst und mit einem Zeitstempel zusammen mit der Transaktion gespeichert werden. Und wenn ein Trinkgeld tatsächlich nachträglich hinzugefügt werden muss, tun Sie dies als Anpassung und nicht als neue Belastung; Tableview unterstützt die Anpassung des Trinkgelds nach der Transaktion, ohne die Karte erneut durchziehen zu müssen.
Machen Sie sich mit den Regeln zur Abbuchung über die Vorautorisierung hinaus vertraut. Kartennetzwerke gestatten Bars und Restaurants, etwas mehr als den autorisierten Betrag abzubuchen, um ein Trinkgeld abzudecken; die Toleranz variiert jedoch je nach Netzwerk und Region, und eine Abbuchung, die deutlich über der Vorautorisierung liegt, zieht häufig Streitfälle nach sich. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Zahlungsabwickler nach dem für Sie geltenden Wert und verlassen Sie sich nicht auf Vermutungen.
Aufteilung einer Gruppenrechnung
Die Rechnung für acht Personen, die alle auf einmal aufteilen möchten, ist ein kleiner Albtraum für sich, meist genau in dem Moment, in dem in der Bar am meisten los ist.
Teilen Sie die Rechnung nach Positionen, nach Sitzplätzen oder nach einem frei wählbaren Betrag auf, und ermöglichen Sie es den Gästen, verschiedene Zahlungsmethoden auf einer Rechnung zu kombinieren, einige per Karte, andere in bar. All dies ist in Tableview Standard. Der operative Trick besteht darin, die Aufteilung anzubieten, bevor die Gäste danach fragen. „Teilen wir das auf?“, diese Frage bei der zweiten Runde spart zehn Minuten Rechenarbeit beim Abrechnen. Wenn Ihre Bar viele große Gruppen bedient, werden die Methoden und Argumente zur Aufteilung der Rechnung hier noch ausführlicher behandelt.
Flaschenservice und Mindestumsätze
VIP-Tische verändern die Situation grundlegend. Eine einzelne Rechnung kann vierstellige Beträge erreichen, die Gäste bewegen sich oft zwischen dem Tisch und der Tanzfläche hin und her, und eine offene Rechnung macht einen bedeutenden Anteil des nächtlichen Umsatzes aus.
Behandeln Sie diese als separate Kategorie mit eigenen Regeln: eine höhere Sicherheitsleistung, einen namentlich benannten Gastgeber, der für den Tisch verantwortlich ist, die im Laufe des Abends auf der Rechnung erfasste Mindestausgabe sowie die Rechnungsstellung rechtzeitig vor Geschäftsschluss. Tableview verwaltet Flaschenservice, VIP-Rechnungen und die Nachverfolgung der Mindestumsätze an einem Ort, wobei Flaschen den Tischen zugeordnet und Gratisgetränke dem Mitarbeiter zugeordnet werden, der sie ausgegeben hat. Dieser letzte Punkt ist entscheidend. An einem VIP-Tisch verschwinden Umsätze oft unbemerkt durch Gratisleistungen, und ein Protokoll mit einem Namen neben jedem einzelnen Eintrag sorgt in der Regel für Ehrlichkeit. Für den Gesamtüberblick über den Betrieb eines Nachtlokals umfasst das Nachtclub-Management den Einlass, die Bar und den Geschäftsschluss gemeinsam.
Wenn die WLAN-Verbindung ausfällt
Kellerbars und alte Gebäude weisen oft eine schlechte Internetverbindung auf, und für eine Kartensperre ist eine Verbindung erforderlich. Dies ist keine Einschränkung von Tableview, sondern entspricht der Funktionsweise der Kartenautorisierung in jedem System: keine Verbindung, keine Kommunikation mit der Bank, keine Vorautorisierung.
Tableview nimmt auch bei Verbindungsausfall weiterhin Bestellungen entgegen und stellt die Transaktionen in eine Warteschlange, um sie nach Wiederherstellung der Verbindung abzuwickeln. So bleibt der Barbetrieb aufrechterhalten, was oberste Priorität hat. Der ehrliche Vorbehalt ist, dass für eine während eines Ausfalls eröffnete Rechnung keine Reservierung vorliegt und eine in der Warteschlange stehende Transaktion später noch abgelehnt werden kann. Sollte in Ihrem Lokal die Verbindung regelmäßig ausfallen, legen Sie eine Ausweichregel für Ausfälle fest (Barzahlung oder Abrechnung nach jeder Runde) und beheben Sie das Netzwerkproblem, anstatt sich damit abzufinden.
Die Zahlen, die Sie jeden Abend überprüfen sollten
Probleme mit den Rechnungen sind leicht zu übersehen, da sie einzeln betrachtet geringfügig sind. Eine Handvoll Zahlen, die jeden Abend überprüft werden, machen sie sichtbar.
Eröffnete gegen geschlossene Rechnungen. Wenn diese am Ende des Abends nicht übereinstimmen, ist noch etwas offen, und Sie sollten wissen, was es ist, bevor die Sperrfrist abläuft. Automatisch geschlossene Rechnungen. Eine steigende Zahl bedeutet, dass Ihr „Last Call“-Prozess nachlässt. Durchschnittlicher Rechnungswert pro Barkeeper, der Aufschluss über Upselling und gelegentlich auch über andere Aspekte gibt. Sowie Streitfälle pro Monat bei Rechnungsvorgängen, ein nachlaufender Indikator dafür, dass Ihre Vorautorisierung oder Ihre Belege überprüft werden müssen.
Der Z-Bericht von Tableview am Ende des Abends gleicht Bargeld, Kartenzahlungen und offene Rechnungen miteinander ab, und das Live-Dashboard zeigt Umsatz, Transaktionen und den durchschnittlichen Rechnungsbetrag an, während der Abend noch im Gange ist. Unser Leitfaden zum Z-Bericht erklärt, wie man diesen Abschluss richtig auswertet. Es geht nicht um den Bericht an sich. Es geht darum, dass ihn jemand liest, bevor er nach Hause geht.
Getränke, Lagerbestand und die offene Rechnung
Ein Offene Rechnung ist zugleich eine Bestandsaufzeichnung. Jedes auf eine Offene Rechnung gebuchte Getränk sollte vom Lagerbestand abgezogen werden, und wenn die beiden Werte nicht übereinstimmen, liegt entweder eine Überausgabe vor oder ein Getränk, das gar nicht erst verbucht wurde.
Tableview vergleicht die ausgeschenkten Mengen mit dem Flaschen- und Fassbestand, wobei Abweichungen pro Schicht markiert werden, und die Erfassung von Ausschuss und Gratisgetränken ist an einzelne Mitarbeiter gebunden. Dadurch wird die Rechning-Verwaltung mit der Bestandsverwaltung des Restaurants auf eine Weise verknüpft, wie es die meisten Bars nie einrichten. Wenn die Rechnungen angeben, dass Sie 40 Margaritas verkauft haben, der Tequila-Bestand jedoch zeigt, dass Sie 55 ausgegeben haben, ist die Differenz entweder auf Großzügigkeit oder auf Schwund zurückzuführen, und anhand der Kalkulation der Ausschankkosten können Sie feststellen, um welchen Fall es sich handelt.
Was das bei Tableview kostet
Konkrete Zahlen. Die Preise für Tableview richten sich nach dem Standort, nicht nach der Anzahl der Kassen. Der „Starter“-Tarif kostet 69 Dollar pro Monat inklusive zweier Kassen, jede weitere Kasse kostet 49 Dollar; der „Pro“-Tarif kostet 189 Dollar pro Monat mit einer unbegrenzten Anzahl an Kassen. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an.
Was Sie vor dem Kauf beachten sollten: Die integrierten Zahlungsfunktionen, bei denen die Vorautorisierung erfolgt, sind im Pro-Tarif enthalten, nicht im Starter-Tarif. Für eine Bar, die offene Rechnungen führt, ist daher der Pro-Tarif die richtige Wahl, und es ist besser, dies jetzt zu wissen, als erst, nachdem Sie den Rest eingerichtet haben. Kartenzahlungen werden über Stripe Terminal-Lesegeräte abgewickelt, und die Software läuft auf den Tablets, Laptops und Desktop-Computern, die Sie möglicherweise bereits besitzen. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite mit den Tableview-Tarifen, und der Abschnitt zur PCI-Konformität ist lesenswert, falls Sie derzeit Kreditkarten hinter der Theke aufbewahren.
Wenn Sie diese Woche eine Sache erledigen möchten, rufen Sie Ihre offene Rechnung des letzten Monats ab und ermitteln Sie den Medianwert. Sehen Sie sich dann an, auf welchen Betrag Ihre Vorautorisierung festgelegt ist. Für die meisten Bars ist die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen das eigentliche Problem.
Lesen Sie als Nächstes: Eine Bar eröffnen zu den Einrichtungskosten, zur Happy-Hour-Strategie für die Zeiten, in denen die Rechnungen am schnellsten anfallen, und zu den Aufgaben eines Barbacks, der Rolle, die den Barbetrieb am Laufen hält.
