Fragen Sie einen Restaurantbesitzer, wohin das Geld fließt, und die Antwort lautet in der Regel: für Lebensmittel und Löhne. Das ist richtig, und doch ist dies nur zwei Drittel der Antwort. Das verbleibende Drittel besteht aus zwanzig oder mehr kleineren Posten (Energie, Kartengebühren, Miete, die Wäschefirma, der Steuerberater, das Kassensystem-Abonnement), und das sind die Betriebskosten des Restaurants, die niemand im Blick hat, bis ein ruhiger Monat sie in einen Verlust verwandelt. Ihre Restaurantbuchhaltung erfasst bereits jeden einzelnen dieser Posten. Der Trick besteht darin, sie als eine Liste zu betrachten, sortiert danach, wie sie sich bei Umsatzschwankungen verhalten.
Dieses Verhalten ist wichtiger als die Gesamtsumme. Die Lebensmittelkosten sinken, wenn die Gästezahlen zurückgehen. Die Miete hingegen nicht. Die Stundenlöhne sinken nur, wenn jemand den Dienstplan ändert, und die Energiekosten verändern sich kaum. Die Lebensmittelkosten lassen sich am einfachsten täglich nachverfolgen, da die Lagerverwaltung des Restaurants die Zutaten bei jedem verkauften Gericht abziehen kann. Die Fixkosten hingegen unterliegen eher monatlichen Schwankungen.
Nachstehend finden Sie die vollständige Liste mit den üblichen Anteilen am Umsatz, aufgeschlüsselt nach einzelnen Posten für ein Bistro mit 60 Plätzen in einem Monat, sowie Angaben dazu, wie sich ein Umsatzrückgang von 10 Prozent auf den Gewinn auswirkt und wo die einzelnen Kosten realistisch gesehen eingespart werden können. Das Bistro erzielt in einem normalen Monat einen Umsatz von 5.968. Bei einem Umsatzrückgang um 10 Prozent und ansonsten unveränderten Bedingungen beträgt der Gewinn 1.146.
Was sind Betriebskosten in der Gastronomie?
Betriebskosten in der Gastronomie sind alle wiederkehrenden Kosten, die beim Betrieb eines Restaurants nach dessen Eröffnung anfallen, von Zutaten und Löhnen bis hin zu Miete, Energiekosten und Kartenzahlungsgebühren.
- Kosten für Speisen und Getränke
- Löhne und Lohnnebenkosten
- Miete und Betriebskosten
- Energie, Reparaturen und Verbrauchsmaterialien
- Gebühren, Software und Marketing
Dies sind die Kostenpositionen der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung, die sich zwischen den Umsatzerlösen oben und dem Gewinn unten befinden.
Die Betriebskosten eines Restaurants werden in der Regel in einem der folgenden Systeme erfasst:
- Buchhaltungssoftware, die mit den Rechnungen der Bank und der Lieferanten gespeist wird
- Ein Restaurant-Kassensystem mit integrierten Kosten- und Margenberichten
- Eine monatliche Tabelle, die vom Inhaber oder Buchhalter geführt wird
Kurz gesagt: Die Betriebskosten eines Restaurants umfassen alles, was Sie Monat für Monat bezahlen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und die Küche am Laufen zu halten.
Betriebskosten vs. Betriebsaufwendungen vs. Gemeinkosten
Buchhalter, Kreditgeber und andere Betreiber verwenden diese Begriffe oft synonym, und dieselbe Zahl kann in unterschiedlichen Gesprächen unterschiedliche Bedeutungen haben. Einigen Sie sich darauf, welchen Begriff Sie meinen, bevor Sie Ihre Zahlen mit denen anderer vergleichen.
Betriebskosten
Alle wiederkehrenden Kosten für den Betrieb des Restaurants, einschließlich Speisen, Getränke und Personalkosten. In diesem Sinne entsprechen die Betriebskosten zuzüglich des Gewinns dem Umsatz.
Betriebsaufwendungen
In vielen Gewinn- und Verlustrechnungen von Restaurants sind dies die Kosten unterhalb der Selbstkosten: Kartenzahlungsgebühren, Marketing, Reparaturen, Nebenkosten, Verbrauchsmaterialien und Software, manchmal auch als „steuerbare Aufwendungen“ bezeichnet. Lebensmittel und Personalkosten liegen darüber, und die Miete wird oft in einem eigenen Abschnitt unter „Betriebskosten“ ausgewiesen.
Gemeinkosten
Die Kosten, die nicht davon abhängen, wie viel Betrieb Sie haben: Miete, Versicherungen, Gehälter, Software, der Steuerberater. Gemeinkosten sind die Ausgaben, die das Restaurant an einem Abend ohne Gäste tätigt.
Gründungskosten
Einmalige Ausgaben vor der Eröffnung: Innenausbau, Küchenausstattung, Kautionen und Löhne vor der Eröffnung. Diese Kosten gehören in das Eröffnungsbudget, das in unserem Artikel über Gründungskosten für Restaurants behandelt wird, und fließen erst später als Abschreibungen und Darlehenszinsen wieder in die Betriebskosten ein.
Wichtiger Unterschied:
- Betriebskosten umfassen Lebensmittel und Personalkosten; in den meisten Gewinn- und Verlustrechnungen sind Betriebsaufwendungen davon ausgenommen. Eine Angabe von „12 Prozent Betriebsaufwendungen“ und eine Angabe von „92 Prozent Betriebskosten“ können denselben Monat beschreiben.
- Gemeinkosten sind ein Kostencharakteristikum, kein Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung: Es handelt sich um den Teil der Kosten, der unabhängig von Umsatzschwankungen konstant bleibt.
Die vollständige Liste der Betriebskosten in der Gastronomie
Hier finden Sie die Liste der Betriebsaufwendungen für Restaurants, nach der die meisten unabhängigen Betriebe arbeiten, gruppiert so, wie sie in einer Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt sind. Die Anteile sind übliche Ausgangspunkte für ein Full-Service-Restaurant mit Bar, keine festen Regeln. Ein Café hat geringere Lebensmittelkosten, eine Cocktailbar geringere Personalkosten, und ein Mietvertrag in der Innenstadt kann die Mietkosten verdoppeln.
| Kostengruppe | Was sie umfasst | Üblicher Anteil am Umsatz |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | Speisen, Getränke und die damit verkauften Verpackungen | 28 bis 35 % |
| Arbeitskosten | Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten, Sozialleistungen, Mitarbeiterverpflegung | 25 bis 35 % |
| Nutzungsgebühren | Miete, Nebenkosten, Grundsteuer, Versicherungen | 6 bis 10 % |
| Energie und Wasser | Gas, Strom, Wasser, Abwasser | 3 bis 5 % |
| Zahlungs- und Vermittlungsgebühren | Kartenabwicklung, Lieferprovisionen, Buchungsgebühren | 2 bis 5 % |
| Laufende Kosten | Reparaturen, Reinigung, Tischwäsche, Kleingeräte, Verbrauchsmaterialien | 3 bis 5 % |
| Verwaltung und Marketing | Software, Buchhaltung, Lizenzen, Marketing | 3 bis 6 % |
Die ersten beiden Zeilen zusammen ergeben die Selbstkosten (Prime Cost); diese beiden Posten sollten Sie als Erstes im Blick behalten, und die Zielwerte finden Sie in unserem Artikel über die Selbstkosten im Gastronomiegewerbe. Der Rest der Liste verdient mehr Aufmerksamkeit, als ihm zuteilwird, denn hier steigen die Kosten oft ungewollt an, ohne dass jemand dies bewusst beschlossen hat.
Wareneinsatz
Alles, was Sie zum Verkauf einkaufen: Zutaten, Getränke sowie die Schachteln und Becher, die bei einer Bestellung zum Mitnehmen mitgegeben werden. Vergleichen Sie diese Kosten mit den damit erzielten Umsätzen, die Lebensmittelkosten mit den Lebensmittelumsätzen und die Getränkekosten mit den Getränkeumsätzen, da sich die beiden in sehr unterschiedlichem Maße entwickeln. Die Methode finden Sie in unserem Artikel über den Lebensmittelkostenanteil.
Personalkosten
Die Bruttolöhne sind nur ein Teil davon. Lohnsteuern, Rentenbeiträge, Urlaubsgeld, Krankengeld, Mitarbeiterverpflegung und Fortbildungsstunden gehören ebenfalls dazu und erhöhen die Lohnkosten in der Regel um 10 bis 20 Prozent. Lässt man diese Posten außer Acht, erscheinen die Personalkosten um mehrere Prozentpunkte niedriger, als sie tatsächlich sind. Unser Artikel über Personalkosten in der Gastronomie behandelt die Formel und die Einflussfaktoren.
Raumkosten
Miete sowie alle mit dem Gebäude verbundenen Kosten: Nebenkosten in einem Einkaufszentrum, Grundsteuer oder Gewerbesteuer, Gebäude- und Hausratversicherung. Dies ist die einzige Kostengruppe, die Sie nicht von Monat zu Monat ändern können, weshalb sie bereits bei Unterzeichnung des Mietvertrags festgelegt wird.
Energie und Wasser
Küchen sind energieintensiv: Öfen, Fritteusen, Abzugsanlagen, Geschirrspüler und Kühlanlagen, die die ganze Nacht über laufen. Die Energiekosten sind in vielen Märkten zu einem der am schnellsten steigenden Posten geworden und sind semivariabel: An einem ruhigen Dienstag wird weniger Gas verbraucht als an einem geschäftigen Samstag, doch die Kosten für den begehbaren Kühlraum bleiben in beiden Fällen gleich.
Zahlungs- und Kanalgebühren
Kreditkartenabwicklung, Provisionen für Lieferplattformen, Gebühren für Online-Buchungen und Geschenkkartenplattformen. Kleine Prozentsätze auf jeden Verkauf, die sich zu einem Posten in der Größenordnung der Energierechnung summieren. Sie sind variabel und leicht aus den Augen zu verlieren, da sie vom Geld abgezogen werden, bevor es auf dem Konto eingeht.
Laufende Kosten
Reparaturen und Instandhaltung, Reinigungschemikalien und -verträge, Wäscheverleih, Müllabfuhr, Schädlingsbekämpfung, Kleingeräte (Gläser, Teller und Pfannen, die zerbrechen oder verschwinden) sowie Papier und Kassenrollen. Jeder einzelne Posten ist gering. Zusammen sind sie oft höher als das Marketingbudget.
Verwaltung und Marketing
Die Abonnements für die Kassensoftware und andere Programme, der Steuerberater und das Lohnbuchhaltungsbüro, Bankgebühren, Lizenzen und Musikrechte sowie alle Ausgaben, die Sie tätigen, um Gäste anzulocken. Meistens handelt es sich um feste Kosten, die vertraglich geregelt sind, was sie zu den Posten macht, die sich am einfachsten einmal im Jahr überprüfen lassen, und die man den Rest der Zeit am leichtesten vergisst.
Feste, variable und semivariable Restaurantkosten
Wenn Sie die Liste nach ihrem Verhalten statt nach Gewinn- und Verlustrechnungsabschnitten sortieren, erfahren Sie, wie sich der Gewinn bei Umsatzschwankungen verändert. Die fixen und variablen Kosten eines Restaurants lassen sich in drei Kategorien unterteilen:
| Verhalten | Typische Posten | Bei einem Umsatzrückgang um 10 % |
|---|---|---|
| Variabel | Speisen, Getränke, Kartengebühren, Lieferprovisionen, Verpackungskosten | Sinken von sich aus um etwa 10 % |
| Semivariabel | Stundenlöhne, Energie, Reparaturen, Reinigung, Verbrauchsmaterialien | Sinken nur, wenn jemand tätig wird |
| Fest | Miete, Gehälter, Versicherungen, Software, Abschreibungen, Zinsen | Bleiben unverändert |
Die Stundenlöhne sind der entscheidende Faktor in den meisten Monaten. Auf dem Papier sind sie variabel, da Sie weniger Schichten einplanen können. In der Praxis verhalten sie sich jedoch wie Fixkosten, bis ein Manager den Dienstplan ändert, und die meisten Dienstpläne werden aus Gewohnheit zwei Wochen im Voraus erstellt, noch bevor jemand weiß, wie hoch die Gästezahlen sein werden.
Aus dieser Aufteilung ergibt sich auch die Gewinnschwelle: der Umsatz, bei dem das Restaurant alle Kosten deckt und keinen Gewinn erzielt. Teilen Sie die fixen und semivariablen Kosten durch den Anteil jedes Umsatzes, der nach Abzug der variablen Kosten verbleibt. Sie können Ihre eigenen Zahlen in den Break-even-Rechner eingeben.
So berechnen Sie die Betriebskosten Ihres Restaurants
Eine einmalige Berechnung nimmt einen Nachmittag in Anspruch. Wenn Sie dies danach monatlich durchführen, dauert es weniger als eine Stunde, da sich die Zahlen nicht ändern.
1. Nehmen Sie einen ganzen Monat, keine Woche
Verwenden Sie einen abgeschlossenen Monat aus der Buchhaltung, in dem alle Lieferantenrechnungen eingegangen sind. Bei einer Woche fehlen die monatlichen Rechnungen (Miete, Software, Steuerberater), wodurch die Kosten niedriger erscheinen, als sie tatsächlich sind. Wenn Ihr Betrieb saisonabhängig ist, wählen Sie einen umsatzstarken und einen umsatzschwachen Monat aus.
2. Tragen Sie alle Kosten in eine Liste ein
Gehen Sie den Kontoauszug, den Kreditkartenauszug und die Lieferantenrechnungen durch und führen Sie jede Zahlung in einer eigenen Zeile auf. Fügen Sie die Kosten hinzu, die nicht als monatliche Zahlung erscheinen: eine jährliche Versicherungsprämie, geteilt durch zwölf, im nächsten Monat fällige Lohnsteuern, Abschreibungen auf die Ausrüstung.
3. Drücken Sie jede Zeile als Anteil am Umsatz aus
Teilen Sie jede Kostenposition durch den Nettoumsatz des Monats, nach Rabatten und vor Umsatzsteuer. Prozentangaben lassen sich von Monat zu Monat und mit anderen Restaurants vergleichen; Beträge hingegen nicht, da der Umsatz schwankt.
4. Kennzeichnen Sie jede Position als fix, variabel oder semivariabel
Nutzen Sie die obige Tabelle als Ausgangspunkt und passen Sie sie dann an Ihre Verträge an. Ein Betrieb mit hohem Lieferanteil hat mehr variable Kosten; ein Betrieb mit festangestellten Mitarbeitern hat weniger.
5. Vergleichen Sie die Werte mit den üblichen Spannen und mit dem Vormonat
Eine Position, die deutlich außerhalb des üblichen Bereichs liegt, sollte hinterfragt werden. Eine Position, die drei Prozentpunkte höher ist als im Vormonat, ohne dass jemand einen Grund dafür nennen kann, rechtfertigt ein Gespräch.
Hier ist die Berechnung für ein Restaurant: ein Nachbarschaftsbistro mit 60 Plätzen und einer Bar, das sechs Tage die Woche geöffnet ist, in einem Monat mit einem Umsatz von 72.000, davon 55.000 für Speisen und 17.000 für Getränke. Die Zahlen sind währungsunabhängig; betrachten Sie sie daher als Euro, Pfund oder Dollar.
| Position | Monat | % vom Umsatz | Verhalten |
|---|---|---|---|
| Umsatz | 72.000 | 100,0 % | |
| Wareneinsatz Speisen | 17.050 | 23,7 % | Variabel |
| Wareneinsatz Getränke | 4.080 | 5,7 % | Variabel |
| Verpackungen für Takeaway | 500 | 0,7 % | Variabel |
| Wareneinsatz | 21.630 | 30,0 % | |
| Stundenlöhne, Küche und Service | 14.800 | 20,6 % | Semivariabel |
| Lohnnebenkosten auf Stundenlöhne | 2.072 | 2,9 % | Semivariabel |
| Gehälter, Küchenchef und Betriebsleitung | 7.000 | 9,7 % | Fix |
| Lohnnebenkosten auf Gehälter | 980 | 1,4 % | Fix |
| Personalkosten | 24.852 | 34,5 % | |
| Kartengebühren | 1.150 | 1,6 % | Variabel |
| Provisionen der Lieferplattformen | 1.000 | 1,4 % | Variabel |
| Energie und Wasser | 2.900 | 4,0 % | Semivariabel |
| Reparaturen und Instandhaltung | 1.100 | 1,5 % | Semivariabel |
| Reinigung, Wäsche und Müllabfuhr | 850 | 1,2 % | Semivariabel |
| Kleingeräte und Verbrauchsmaterial | 600 | 0,8 % | Semivariabel |
| Marketing | 1.400 | 1,9 % | Fix |
| Kassensystem und Software | 450 | 0,6 % | Fix |
| Steuerberater, Lizenzen und Bankgebühren | 750 | 1,0 % | Fix |
| Betriebsaufwendungen | 10.200 | 14,2 % | |
| Miete | 5.900 | 8,2 % | Fix |
| Grundsteuer und Abgaben | 700 | 1,0 % | Fix |
| Versicherungen | 450 | 0,6 % | Fix |
| Raumkosten | 7.050 | 9,8 % | |
| Abschreibungen | 1.600 | 2,2 % | Fix |
| Kreditzinsen | 700 | 1,0 % | Fix |
| Abschreibungen und Zinsen | 2.300 | 3,2 % | |
| Gewinn vor Steuern | 5.968 | 8,3 % |
Die Selbstkosten belaufen sich auf 64,6 % des Umsatzes, die Personalkosten auf 34,5 % und die Raumkosten auf 9,8 %, allesamt innerhalb der üblichen Bandbreiten. Die 21 Posten der Betriebskosten summieren sich auf 66.032, woraus sich ein Gewinn vor Steuern von 5.968 ergibt, was 8,3 % des Umsatzes entspricht. Die 10.200 an Betriebsaufwendungen unterhalb der Selbstkosten machen 14,2 % des Umsatzes aus, was dem 1,7-fachen des Gewinns entspricht. Für einen einzelnen Monat wie diesen stellt der Gewinn- und Verlustrechner die Posten auf dieselbe Weise dar.
Wie sich ein Umsatzrückgang von 10 Prozent auf den Gewinn auswirkt
Zehn Prozent weniger Umsatz klingt zunächst überschaubar. Zwei ruhige Wochen, eine Straßensperrung, ein regnerischer August. Hier sehen Sie, wie sich dies auf das oben genannte Bistro auswirkt.
| Position | Normaler Monat | Umsatz 10 % niedriger | Umsatz 10 % niedriger, Dienstplan gekürzt |
|---|---|---|---|
| Umsatz | 72.000 | 64.800 | 64.800 |
| Variable Kosten | 23.780 | 21.402 | 21.402 |
| Semivariable Kosten | 22.322 | 22.322 | 20.490 |
| Fixkosten | 19.930 | 19.930 | 19.930 |
| Gewinn vor Steuern | 5.968 | 1.146 | 2.978 |
Wenn alle anderen Faktoren unverändert bleiben, sinkt der Umsatz um 7.200 und der Gewinn von 5.968 auf 1.146: ein Gewinnrückgang von 81 Prozent bei einem Umsatzrückgang von 10 Prozent. Lediglich die variablen Kosten, die 33,0 % des Umsatzes ausmachen, gehen von selbst zurück. Die übrigen 58,7 % des Umsatzes sind semivariabel oder fix und fallen jeden Monat in voller Höhe an.
Eine Kürzung des Stundenplans um 10 Prozent spart, einschließlich der Lohnnebenkosten, 1.687 ein, und durch ein wenig Achtsamkeit beim Energieverbrauch lassen sich weitere 145 einsparen. Der Gewinn erholt sich auf 2.978, was etwa der Hälfte eines normalen Monats entspricht. Der Dienstplan ist der wichtigste Hebel, über den ein Manager in einem ruhigen Monat verfügt, und die Planung von Schichten auf der Grundlage einer Gästeprognose statt des Dienstplans des Vormonats wird in unserem Artikel zur Personaleinteilung in Restaurants behandelt.
Die Gewinnschwelle verdeutlicht denselben Sachverhalt aus einer anderen Perspektive. Von jedem Umsatz verbleiben nach Abzug der variablen Kosten 67,0 %; daher müssen die 42.252 an fixen und semivariablen Kosten durch einen Umsatz von 63.089 gedeckt werden. Das liegt 12,4 % unter dem eines normalen Monats. Ein Restaurant mit einer derart knappen Sicherheitsreserve kann sich keine Fixkosten leisten, die seit einem Jahr nicht mehr berücksichtigt wurden.
Betriebskosten in der Gastronomie in Prozent des Umsatzes
Die Zusammensetzung hängt stärker vom Betriebskonzept als vom Standort ab. Diese Spannen sind gängige Ausgangspunkte, die sich aus der Struktur typischer Gewinn- und Verlustrechnungen ableiten; die Zahlen Ihres Steuerberaters für vergleichbare Betriebe in Ihrem Markt sind jedoch ein besserer Maßstab.
| Betriebsform | Wareneinsatz | Personalkosten | Raummiete | Sonstiges |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant mit Vollservice | 28 bis 35 % | 30 bis 35 % | 6 bis 10 % | 15 bis 22 % |
| Casual-Dining-Restaurant | 28 bis 32 % | 25 bis 30 % | 6 bis 10 % | 15 bis 20 % |
| Schnellrestaurants | 25 bis 32 % | 22 bis 28 % | 6 bis 10 % | 15 bis 22 % |
| Bar | 20 bis 26 % | 22 bis 30 % | 7 bis 12 % | 15 bis 20 % |
| Café | 25 bis 32 % | 28 bis 35 % | 8 bis 14 % | 12 bis 18 % |
Betrachten Sie die Spalten gemeinsam, nicht einzeln. Die niedrigen Getränkekosten einer Bar decken die Kosten für das Nachtpersonal und die Sicherheitskräfte. Ein Café mit einer günstigen Speisekarte und einem teuren Mietvertrag in der Fußgängerzone hat kaum Spielraum in anderen Bereichen. Und bei einem Schnellrestaurant mit hohem Lieferanteil kann die Spalte „Sonstiges“ allein durch Provisionen um mehrere Prozentpunkte ansteigen. Was unter all diesen Posten übrig bleibt, wird in unserem Artikel über Gewinnspannen im Gastronomiegewerbe behandelt.
So senken Sie die Betriebskosten eines Restaurants, Zeile für Zeile
Eine pauschale Kostensenkung, zehn Prozent Rabatt auf alles, betrifft in der Regel genau die Posten, die den Gästen auffallen. Gehen Sie stattdessen Zeile für Zeile vor, beginnend mit den größten Posten und denen, die aus dem Ruder gelaufen sind.
Speisen und Getränke
Berechnen Sie die Kosten der Speisekarte anhand der aktuellen Lieferantenpreise neu und prüfen Sie anschließend die Gerichte, die sich am besten verkaufen. Portionsgrößen weichen um einige Gramm pro Teller ab, was bei einem Bestseller über ein Jahr hinweg eine beträchtliche Summe ausmacht; unser Artikel zur Portionskontrolle in Restaurants behandelt die Methode dazu. Verfolgen Sie nach, was weggeworfen wird und warum, denn Abfall sind Lebensmittelkosten, denen kein Umsatz gegenübersteht.
Personal
Erstellen Sie den Dienstplan auf der Grundlage einer Gästeprognose, nicht anhand des Dienstplans der letzten Woche. Staffeln Sie die Arbeitsbeginnzeiten so, dass sich Küche und Servicebereich parallel zum Serviceaufkommen füllen. Überprüfen Sie Überstunden wöchentlich, nicht erst bei Eingang der Gehaltsabrechnung. Die Kürzung von Arbeitsstunden ist der letzte Schritt nach der Dienstplanerstellung, nicht der erste.
Karten- und Liefergebühren
Ermitteln Sie Ihren effektiven Satz: Gesamtgebühren geteilt durch den Gesamtumsatz mit Kartenzahlungen, einschließlich der monatlichen Gebühren. Viele Restaurants zahlen mehr, als sie denken, und der Rechner für den effektiven Gebührensatz übernimmt die Berechnung. Prüfen Sie bei Lieferungen mit dem Marktplatz-Margenrechner, was Ihnen bei jeder Bestellung über eine Plattform tatsächlich verbleibt, und erwägen Sie separate Lieferpreise.
Lieferanten
Holen Sie einmal im Jahr ein zweites Angebot für Ihre zwanzig wichtigsten Artikel ein und vergleichen Sie Lieferpreise, Mindestbestellmengen und Zahlungsbedingungen, nicht nur den Preis pro Kilogramm. Der Lieferantenkostenvergleich stellt zwei Lieferanten nebeneinander.
Energie
Schalten Sie die Geräte nacheinander ein, nicht alle gleichzeitig um 7 Uhr morgens. Überprüfen Sie die Dichtungen an den Kühlschranktüren, reinigen Sie die Kühlschlangen und drehen Sie die Abluftanlage zwischen den Servicezeiten herunter. Lesen Sie den Zählerstand eine Woche lang bei Geschäftsschluss ab: Der Nachtverbrauch ist der feste Anteil der Rechnung und oft höher, als man erwartet.
Die Fixkosten
Fassen Sie einmal im Jahr alle Verträge auf einer Seite zusammen: Software, Wäsche, Abfallentsorgung, Schädlingsbekämpfung, Versicherungen, die Musiklizenz, das Leasing der Kaffeemaschine. Kündigen Sie, was niemand nutzt, und verhandeln Sie den Rest neu. Das ist die Arbeit eines Vormittags und spart Ihnen danach jeden Monat Geld.
Worauf Sie bei der Erfassung der Betriebskosten achten sollten
Ganz gleich, ob die Zahlen aus dem Monatsbericht eines Buchhalters, einer Buchhaltungssoftware oder einer Tabellenkalkulation stammen, dies sind die Aspekte, die die Kostenüberwachung nützlich machen und verhindern, dass sie nur als Ablage dient.
1. Kosten als Anteil am Umsatz
Beträge allein sagen nichts darüber aus, ob ein Monat gut war. Jede Position sollte ihren prozentualen Anteil am Umsatz anzeigen, und die Kosten für Speisen und Getränke sollten im Verhältnis zu ihrem jeweiligen Umsatz dargestellt werden.
2. Monatlich, innerhalb von zwei Wochen
Ein Kostenbericht, der erst sechs Wochen nach Monatsende eintrifft, beschreibt ein Restaurant, das es nicht mehr gibt. Fordern Sie die Zahlen des Monats bis zur zweiten Woche des Folgemonats an.
3. Rechnungen im richtigen Monat
Wenn eine Lieferantenrechnung vom 28. erst im nächsten Monat verbucht wird, erscheinen die Lebensmittelkosten in einem Monat niedrig und im nächsten hoch, und beide Monate sind falsch dargestellt. Durch die Zuordnung der Rechnungen zu den Lieferungen lässt sich dies beheben.
4. Jeden Monat dieselben Posten
Kosten, die von einem Monat zum nächsten zwischen den Posten „Reparaturen“ und „Sonstiges“ hin- und herwechseln, lassen sich nicht vergleichen. Eine feste Liste von Posten, wie sie ein Kontenrahmen für die Gastronomie vorsieht, sorgt dafür, dass jeder Monat vergleichbar bleibt.
5. Jeder Standort separat
Ein Konzernbericht, der zwei Standorte zusammenfasst, verschleiert denjenigen, der Verluste macht. Jeder Standort benötigt eine eigene Kostenaufstellung, gefolgt von einer Gesamtübersicht.
6. Vorheriger Monat und Plan nebeneinander
Eine Kostenposition ist aussagekräftiger, wenn sie neben dem Vorjahreswert und neben dem Zielwert steht. Wenn Sie Jahresziele festlegen, werden diese in der Budgetvorlage für Restaurants in denselben Zeilen aufgeführt.
Betriebskosten in der Gastronomie nach Betriebsart
Die Liste ist überall gleich. Was sich ändert, ist, welche Posten am größten sind und welche am schwersten zu kontrollieren sind.
Full-Service-Restaurants
Die Personalkosten sind in der Regel der größte Posten, da unabhängig von der Gästezahl eine vollständige Küchenbrigade und ein Service-Team benötigt werden. Festangestellte Köche machen einen großen Teil davon zu Fixkosten. Achten Sie in Full-Service-Restaurants an ruhigen Abenden auf die Gäste pro Arbeitsstunde.
Casual-Dining-Restaurants und Bistros
Mittag- und Abendessen verhalten sich oft wie zwei getrennte Geschäftsbereiche mit unterschiedlichen Gästezahlen, Durchschnittsausgaben und Personalbedarf. Teilen Sie Personalkosten und Umsatz nach Tageszeiten auf, sofern möglich, da ein gut besuchtes Abendessen in Casual-Dining-Restaurants und Bistros einen Mittagsbetrieb überdecken kann, der Verluste verursacht.
Bars und Nachtclubs
Die Getränkekosten sind geringer, doch Türpersonal, Musiklizenzen, Nachtzuschläge und Glasbruch verursachen Kostenposten, die in einem Restaurant nicht anfallen. Bestandsverluste an der Bar schlagen als Getränkekosten zu Buche, weshalb die Kontrolle des Ausschanks in Bars und Clubs von entscheidender Bedeutung ist.
Take-away und Lieferservice
Verpackungskosten und Provisionen für Lieferplattformen gehören nach den Lebensmittelkosten zu den größten variablen Kosten. Berechnen Sie die Lieferkosten nach Möglichkeit separat und erfassen Sie die Marge jedes Vertriebskanals in einem Takeaway-Kassensystem.
Food Trucks und Ghost Kitchens
Food Trucks tauschen Miete gegen Standgebühren, Kraftstoff- und Generatorkosten ein. Ghost Kitchens haben nur geringen Personalaufwand im Servicebereich, dafür aber hohe Provisionen, und mehrere Marken teilen sich eine Kostenbasis, die fair aufgeteilt werden muss. Beide Themen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Food-Truck-Kassensystem.
Hotels und Resorts
Jede Einrichtung sollte ihre eigenen Kosten tragen: das Restaurant, die Poolbar, der Zimmerservice, der Bankettbetrieb. Gemeinsame Kosten wie Küche und Energie erfordern eine vereinbarte Aufteilung, da sonst im Hotel-Gastronomiebereich eine Einrichtung auf Kosten einer anderen profitabel erscheint.
Wo Tableview sinnvoll ist, und wo nicht
Tableview entscheidet nicht, welche Kosten eingespart werden sollen. Es macht die Kosten früher und in den richtigen Posten sichtbar, sodass Entscheidungen früher getroffen werden können.
Umsätze werden automatisch vom Kassensystem in die Buchhaltung übertragen, und das Buchhaltungsmodul verfolgt Margen und Kostenquoten in Echtzeit. Ausgaben werden automatisch kategorisiert, Belege können eingescannt werden, und wiederkehrende Kosten wie Miete und Software werden anhand von Vorlagen erfasst, wobei Gewinn- und Verlustrechnungen als tägliche, wöchentliche und monatliche Zusammenfassungen erstellt und standortübergreifend konsolidiert werden. Der Lagerbestand wird bei jedem verkauften Gericht abgezogen, wobei die Zutaten den Menüpunkten zugeordnet werden, um die tatsächlichen Lebensmittelkosten pro Gericht zu ermitteln, und Verschwendungsfälle erfasst werden. Wenn ein Lieferant den Preis erhöht, erfolgt eine Warnmeldung, bevor die Menügewinnspanne geschmälert wird, und Bestellungen beim Lieferanten werden generiert, sobald der Lagerbestand unter den Mindestbestand fällt. Kartenzahlungen werden automatisch mit den Konten abgeglichen, wobei die Umsätze nach Zahlungsart aufgeschlüsselt werden.
Eve Tsk, Geschäftsführerin des A.Z Sunrise Resort & Fitness Club in Phuket, Thailand, beschrieb den Fall mit mehreren Standorten auf unserer Seite mit Kundenbewertungen: „Da wir ein Restaurant und eine Strandbar betreiben, wussten wir nicht, wie wir Lagerbestände und Umsätze synchronisieren sollten. Tableview löste dieses Problem durch eine einfache und schnelle Implementierung. In weniger als einer Woche waren wir einsatzbereit.“
In welchen Fällen ist eine andere Lösung die bessere Wahl:
- Wenn Ihr Buchhalter Ihnen bereits monatliche Betriebsberichte in aussagekräftigen Zeilen innerhalb von zwei Wochen übermittelt, behalten Sie diesen Prozess bei und nutzen Sie die POS-Berichte für den wöchentlichen Überblick.
- Energieüberwachung, Lohnabrechnung und Sozialleistungsverwaltung sind Aufgaben für Spezialtools; Tableview liefert den Umsatz- und Personalkontext, nicht die Zählerstände oder die Gehaltsabrechnungen.
- Ein großer Konzern mit einem Finanzteam und einem unternehmensweiten ERP-System wird die Kostenberichterstattung innerhalb dieses Systems wünschen.
Wichtige Erkenntnisse
- Die Betriebskosten eines Restaurants sind die wiederkehrenden Kosten für den Betrieb eines geöffneten Restaurants: Speisen, Getränke, Personal, Raummiete und die dazwischen anfallenden Betriebskosten.
- Lebensmittel und Personalkosten zusammen, die Selbstkosten, machen in der Regel 55 bis 65 Prozent des Umsatzes aus; die Raumkosten machen weitere 6 bis 10 Prozent aus.
- Sortieren Sie die Kosten nach ihrem Verhalten: Variable Kosten sinken mit dem Umsatz, Fixkosten tun dies niemals, und Stundenlöhne sinken nur, wenn sich der Dienstplan ändert.
- Im Beispiel führt ein Umsatzrückgang um 10 Prozent zu einem Rückgang des Monatsgewinns um 81 Prozent.
- Verfolgen Sie jeden Posten als Anteil am Umsatz monatlich, und zwar innerhalb von zwei Wochen nach Monatsabschluss.
- Nehmen Sie Einsparungen Posten für Posten vor, beginnend mit dem Dienstplan, den Lieferantenpreisen und Gebühren, und überprüfen Sie alle Verträge mit Fixkosten einmal jährlich.
Lesen Sie als Nächstes: Cashflow-Management im Restaurant für den Fall, dass tatsächlich Geld abfließt, die Gewinn- und Verlustrechnung des Restaurants zum Verständnis des Berichts, in dem diese Kosten aufgeführt sind, sowie die Break-even-Analyse für Restaurants zur Ermittlung der Formel hinter einem umsatzschwachen Monat.
