Ein Restaurant kann über zwölf Monate hinweg einen guten Gewinn erzielen und dennoch in zwei dieser Monate Verluste verzeichnen. Das in der untenstehenden Vorlage aufgeführte Beispiel mit 70 Sitzplätzen erzielt im Jahr einen Gewinn von 86.592 vor Steuern, verzeichnet jedoch im Januar einen Verlust von 6.806 und im Februar einen Verlust von 7.026. Ein Restaurantbudget ist das Dokument, das Ihnen diese beiden Monate bereits im Oktober aufzeigt, solange noch Zeit bleibt, den Dienstplan anzupassen, den Kassenfluss zu planen und zu entscheiden, ob montags geschlossen werden soll. Es ist die vorausschauende Hälfte der Restaurantbuchhaltung: Die Bücher halten fest, was geschehen ist; das Budget gibt vor, was geschehen sollte.
Die meisten unabhängigen Restaurantbetreiber verfügen über kein solches Budget. Die Zahlen, die sie dafür benötigen würden, liegen bereits vor: Die Gästezahlen und der durchschnittliche Umsatz sind im Kassensystem des Restaurants erfasst, die Löhne in der Lohnabrechnung, Miete und Nebenkosten in den Kontoauszügen. Was fehlt, ist die Stunde, die es kostet, diese Daten Monat für Monat auf einem Blatt zusammenzufassen, sowie die Gewohnheit, dieses Blatt mit den tatsächlichen Ergebnissen abzugleichen.
Unsere Ansicht: Ein einfaches Budget, das Sie jeden Monat mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen, ist weitaus mehr wert als ein detailliertes, das bereits im Februar in der Schublade verschwindet. Zwölf Spalten, etwa dreißig Zeilen und eine monatliche Überprüfung, die weniger als eine Stunde in Anspruch nimmt. Sie können mit unserer Vorlage beginnen: Die Vorlage steht zum kostenlosen Download bereit und enthält ein ausgefülltes Beispiel, das Sie durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen können.
Was ist ein Restaurantbudget?
Ein Restaurantbudget ist ein monatlicher Plan der Umsätze, Kosten und Gewinne, die ein Restaurant im kommenden Jahr erwartet, und dient dazu, Ziele festzulegen und Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Gästezahlen und durchschnittlicher Umsatz
- Kosten für Speisen und Getränke
- Löhne und Sozialabgaben
- Miete und Betriebskosten
- Gewinn pro Monat
Es wird neben der Gewinn- und Verlustrechnung geführt, sodass die tatsächlichen Ergebnisse jedes Monats Zeile für Zeile mit den Planwerten verglichen werden können.
Ein Restaurantbudget wird in der Regel an einem der folgenden drei Orte geführt:
- In einer Tabellenkalkulation, wie beispielsweise der kostenlosen Vorlage auf dieser Seite
- Die Budgetierungsfunktion eines allgemeinen Buchhaltungsprogramms
- Ein Planungstool, das mit Umsatzdaten aus dem Kassensystem gespeist wird
Kurz gesagt: Ein Restaurantbudget unterteilt das kommende Jahr in zwölf monatliche Ziele, die Sie mit den tatsächlichen Ergebnissen abgleichen können.
Restaurantbudget vs. Prognose vs. Gewinn- und Verlustrechnung
Diese drei Dokumente werden oft verwechselt, doch jedes beantwortet eine andere Frage. Die meisten Restaurants benötigen alle drei, und sie basieren auf denselben Zahlen.
Budget
Der Plan für das Jahr, der vor dessen Beginn festgelegt und meist nicht mehr geändert wird. Er gibt an, was Sie Monat für Monat verkaufen und ausgeben wollen, und dient als Maßstab für jeden folgenden Monat.
Prognose
Ihre derzeit beste Einschätzung, die im Laufe des Jahres aktualisiert wird. Eine wöchentliche Umsatzprognose bestimmt den Dienstplan und die Bestellungen; in unserem Artikel zur Umsatzprognose für Restaurants erfahren Sie, wie Sie eine solche erstellen. Wenn sich Prognose und Budget voneinander entfernen, ist diese Lücke ein Frühwarnsignal.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Aufstellung der tatsächlichen Ergebnisse, die nach Abschluss jedes Monats erstellt wird. Die Gewinn- und Verlustrechnung des Restaurants verwendet dieselben Posten wie das Budget, wodurch der monatliche Vergleich möglich wird.
Wichtiger Unterschied:
- Das Budget ist der Plan und ändert sich nur selten. Die Prognose ist die Erwartung und ändert sich wöchentlich. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist das Ergebnis und ändert sich nie.
- Ein Betriebsbudget erstreckt sich über das laufende Jahr. Das Eröffnungsbudget für einen neuen Standort, einschließlich Ausbau und Ausstattung, gehört zu den Gründungskosten des Restaurants.
Was gehört in ein Restaurantbudget?
Die Posten folgen der Gewinn- und Verlustrechnung von oben nach unten. Die unten aufgeführten Anteile sind gängige Ausgangspunkte für ein unabhängiges Full-Service-Restaurant, keine festen Regeln: Ein Café hat geringere Lebensmittelkosten, eine Cocktailbar geringere Personalkosten, und ein Mietvertrag in der Innenstadt kann die Raumkosten verdoppeln.
| Abschnitt | Was darin enthalten ist | Üblicher Anteil am Umsatz |
|---|---|---|
| Umsatz | Speisen, Getränke, Veranstaltungen und Einzelhandel | 100 % |
| Wareneinsatz | Zum Weiterverkauf erworbene Speisen und Getränke | 28 bis 35 % |
| Personalkosten | Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten, Sozialleistungen | 25 bis 35 % |
| Selbstkosten | Wareneinsatz zuzüglich Personalkosten | 55 bis 65 % |
| Betriebskosten | Kartengebühren, Marketing, Reparaturen, Nebenkosten, Software | 10 bis 15 % |
| Raumkosten | Miete, Nebenkosten, Versicherungen | 6 bis 10 % |
| Nettogewinn | Was vor Steuern übrig bleibt | 3 bis 10 % |
Die Selbstkosten (Prime Cost) sind die erste Zeile, auf die Sie achten sollten, da Lebensmittel und Personalkosten zusammen die größten Kosten darstellen, die ein Restaurant Woche für Woche selbst beeinflussen kann. Die Gründe dafür und die Zielvorgaben finden Sie in unserem Artikel über die Selbstkosten im Gastronomiegewerbe.
Zwei Posten werden leicht übersehen. Kartengebühren steigen mit dem Umsatz, daher sollten sie im Budget als Prozentsatz und nicht als Festbetrag ausgewiesen werden. Abschreibungen und Darlehenszinsen wirken sich an einem bestimmten Abend nicht direkt auf die Kasse aus, stellen jedoch reale Kosten für die Ausrüstung und das Darlehen dar, mit dem diese finanziert wurde. Werden sie nicht berücksichtigt, erscheint die Gewinnspanne besser, als sie tatsächlich ist.
Die kostenlose Vorlage für ein Restaurantbudget
Der Download ist eine funktionsfähige Excel-Datei, kein Bild davon. Jede Summe, jeder Prozentsatz und jede Kennzahl ist eine Formel, sodass die Änderung einer Zahl das gesamte Jahr aktualisiert. Die Datei umfasst vier Arbeitsblätter:
- Annahmen: Öffnungstage, Gäste pro Tag und durchschnittlicher Umsatz pro Gast, Monat für Monat, sowie Ihre Sätze für Wareneinsatz, Lohnnebenkosten und Kartengebühren.
- Budget: zwölf Monate Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Betriebskosten, Raumkosten und Gewinn, mit einer Jahresspalte, einem Umsatzanteil für jede Zeile und den wichtigsten Kennzahlen am Ende der Tabelle.
- Budget vs. Ist: Wählen Sie einen Monat aus, geben Sie die Ist-Zahlen aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung ein und sehen Sie sich die Abweichung als Betrag und in Prozent für jede Position an.
- Anleitung: Die folgenden Schritte in Kürze.
Gelbe Zellen sind Eingabefelder; alles andere wird automatisch berechnet. Das PDF druckt das ausgefüllte Beispiel auf einer Seite im Querformat und ein leeres Blatt für die monatliche Überprüfung auf einer zweiten Seite aus. Hier ist das Jahresbeispiel für das Restaurant aus dem Budget-Blatt:
| Position | Jahr | % vom Umsatz |
|---|---|---|
| Umsatz Speisen | 636.468 | 70,4 % |
| Umsatz Getränke | 253.247 | 28,0 % |
| Sonstige Umsätze (Veranstaltungen, Verkauf) | 14.400 | 1,6 % |
| Gesamtumsatz | 904.115 | 100,0 % |
| Wareneinsatz gesamt | 260.617 | 28,8 % |
| Rohertrag | 643.498 | 71,2 % |
| Personalkosten gesamt | 332.640 | 36,8 % |
| Prime Cost (Wareneinsatz + Personal) | 593.257 | 65,6 % |
| Betriebskosten gesamt | 102.466 | 11,3 % |
| Raumkosten gesamt | 98.400 | 10,9 % |
| Betriebsergebnis (EBITDA) | 109.992 | 12,2 % |
| Gewinn vor Steuern | 86.592 | 9,6 % |
Das Beispiel bezieht sich auf ein Restaurant mit 70 Sitzplätzen und einer Bar, das an sechs Tagen in der Woche geöffnet ist und je nach Saison einen durchschnittlichen Umsatz von 30 bis 35 pro Gedeck verzeichnet. Die Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung und sind währungsunabhängig: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen, und die Vorlage funktioniert ebenso gut in Euro, Pfund oder Dollar.
So erstellen Sie ein Restaurantbudget
Die Reihenfolge ist wichtiger als die Details. Ermitteln Sie zunächst den Umsatz anhand der Gäste, dann die umsatzabhängigen Kosten und schließlich die nicht umsatzabhängigen Kosten.
1. Beginnen Sie mit den Gästezahlen, nicht mit einer Umsatzzahl
Entnehmen Sie die monatlichen Gästezahlen des Vorjahres aus Ihren Kassensystemberichten und passen Sie diese an die Ihnen bereits bekannten Faktoren an: eine neue Terrasse, Straßenbauarbeiten, die Eröffnung eines Mitbewerbers an der Ecke. Multiplizieren Sie die Gäste pro Tag mit der Anzahl der Tage, an denen Sie jeden Monat geöffnet haben. Wenn Sie von einem runden Umsatzziel ausgehen, wie beispielsweise „eine Million in diesem Jahr“, erhalten Sie eine Zahl, hinter der nichts steht.
2. Berechnen Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Gast
Teilen Sie ihn in Speisen- und Getränkeumsatz pro Gast auf, da beide unterschiedliche Kosten verursachen. Verwenden Sie die Zahlen des Vorjahres und addieren Sie etwaige von Ihnen beschlossene Preiserhöhungen ab dem Monat, in dem diese in Kraft treten. Im Beispiel steigt der Speisenumsatz pro Gast im September nach einer Speisekartenänderung von 22 auf 23, und im Dezember liegen Speisen- und Getränkeumsatz höher. Falls sich die Preise seit einiger Zeit nicht verändert haben, erfahren Sie in unserem Artikel zur Preisgestaltungsstrategie für Speisekarten, wie Sie diese anheben können.
3. Legen Sie den Wareneinsatz als Anteil am Umsatz fest
Die Kosten für Speisen und Getränke richten sich nach dem Umsatz; planen Sie diese daher als Prozentsatz des jeweiligen Umsatzes ein. Übernehmen Sie den Satz aus Ihrer Speisekartenkalkulation und nicht aus der Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres, da sonst ein Jahr voller Verschwendung und übergroßer Portionen zum Zielwert wird. Die Formel und die Einflussfaktoren finden Sie in unserem Artikel zum Thema „Prozentsatz der Lebensmittelkosten“.
4. Berechnen Sie die Personalkosten anhand des Dienstplans
Die Personalkosten richten sich nicht automatisch nach dem Umsatz, genau deshalb ist ein Budget so nützlich. Berechnen Sie die Kosten für den Dienstplan, den Sie jeden Monat umsetzen möchten: Küche, Service und Management; addieren Sie anschließend die Lohnnebenkosten als Prozentsatz der Löhne. Der Personalkostenrechner hilft Ihnen dabei, die Zahlen eine Woche vor der Übertragung auf zwölf Monate zu überprüfen.
5. Listen Sie die Fixkosten aus Verträgen und Rechnungen auf
Miete, Versicherungen, Software, Buchhaltung und Kreditrückzahlungen sind in Verträgen festgelegt; Nebenkosten, Reparaturen und Reinigung finden sich in den Kontoauszügen des Vorjahres. Tragen Sie diese monatlich ein, sofern sie schwanken, wie beispielsweise die Heizkosten im Winter, und pauschal, sofern dies nicht der Fall ist. Fügen Sie Abschreibungen für Ausrüstung und Einrichtung sowie die Zinsen für etwaige Kredite hinzu.
6. Überprüfen Sie zunächst die Kennzahlen, dann die schlechten Monate
Betrachten Sie zunächst das Gesamtjahr: Selbstkosten, Personalkosten als Anteil am Umsatz, Nettomarge. Suchen Sie dann in den zwölf Spalten nach den Monaten, in denen Verluste entstehen, da diese in der Jahressumme verborgen bleiben.
Hier sehen Sie, was Schritt sechs im Beispiel ergibt. Im Jahresverlauf erzielt das Restaurant bei einem Umsatz von 904.115 einen Gewinn vor Steuern von 86.592, was einer Nettomarge von 9,6 % entspricht, bei Selbstkosten von 65,6 % und Personalkosten von 36,8 %. Das sind solide Jahreszahlen. Die monatlichen Spalten erzählen jedoch eine andere Geschichte:
| Position | Januar | Juli | Dezember |
|---|---|---|---|
| Gäste | 1.820 | 2.808 | 2.800 |
| Umsatz | 54.600 | 89.952 | 102.500 |
| Personalkosten | 26.880 | 29.040 | 30.480 |
| Personalkostenquote | 49,2 % | 32,3 % | 29,7 % |
| Prime-Cost-Quote | 78,6 % | 61,0 % | 57,6 % |
| Nettogewinn | -6.806 | 16.153 | 23.448 |
Im Januar gibt es 35 Prozent weniger Gäste als im Juli, doch der Dienstplan in der Küche bleibt unverändert, sodass die Personalkosten auf fast die Hälfte des Umsatzes steigen. Der größte Teil des restlichen Verlusts im Januar ist fix: Miete, Gehälter der Geschäftsleitung, Versicherungen und Abschreibungen kosten in einem ruhigen Monat genauso viel wie in einem geschäftigen. Es gibt drei realistische Lösungsansätze. Streichen Sie im Januar und Februar jeweils eine Teilzeit-Schicht im Servicebereich, das entspricht etwa 1.440 pro Monat einschließlich Sozialabgaben, wodurch sich der Verlust im Januar auf 5.366 verringert. Schließen Sie montags in den beiden umsatzschwächsten Monaten, sofern die Gäste am Montag nicht die Personalkosten und die Energiekosten decken. Und planen Sie den Liquiditätsfluss: Der Gewinn vom Dezember in Höhe von 23.448 deckt beide Verluste ab und lässt noch etwa 9.600 übrig, sofern dieser Betrag im Januar noch auf dem Konto vorhanden ist.
Dieser letzte Punkt ist der Grund, warum ein Budget mehr wert ist als seine jährliche Gesamtsumme. Die Frage ist nicht, ob das Jahr profitabel ist. Es geht darum, welche Monate es nicht sind, und was Sie dagegen unternehmen werden, bevor sie eintreten. Um zu sehen, wie stark der Umsatz sinken kann, bevor ein Monat seine Kosten nicht mehr deckt, geben Sie Ihre Zahlen in den Break-even-Rechner ein.
Ziele festlegen, die Ihr Team erreichen kann
Ein Budget wird erst dann zu einem Managementinstrument, wenn jede Position einen Verantwortlichen und ein Ziel hat, an das dieser glaubt. Ziele, an die niemand glaubt, werden spätestens im März ignoriert.
Weisen Sie jede Position einer Person zu. Der Küchenchef ist für die Lebensmittelkosten und die Löhne in der Küche verantwortlich, der Barmanager für die Getränkekosten, der Geschäftsführer für die Personalkosten im Servicebereich und die Betriebskosten. Der Inhaber ist für die Miete, den Kredit und die Gewinnspanne zuständig.
Legen Sie Sätze fest, die die Speisekarte hergibt. Ein Zielwert für die Lebensmittelkosten von 28 Prozent bei einer Speisekarte, deren Kosten auf 32 Prozent veranschlagt sind, ist Wunschdenken. Entweder kalkulieren Sie die Speisekarte neu, ändern die Portionsgrößen oder Preise, oder Sie veranschlagen den tatsächlichen Satz im Budget.
Planen Sie Arbeitsstunden ein, nicht nur Geld. Küchen- und Serviceleiter denken in Schichten. Die Umrechnung des monatlichen Personalbudgets in Wochenstunden, aufgeschlüsselt nach Tagen, gibt ihnen eine Grundlage für die Planung; die Methode dazu finden Sie in unserem Artikel zur Personaleinteilung im Restaurant.
Halten Sie eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben bereit. Reparaturen treten oft gebündelt auf: ein Kühlschrankkompressor, eine Spülmaschinenpumpe, ein Leck über der Theke. Ein fester monatlicher Betrag für Reparaturen, selbst in Monaten, in denen nichts kaputtgeht, verhindert, dass eine einzige schlechte Woche ein ganzes Quartal ruiniert.
Legen Sie es einmal fest und belassen Sie es dabei. Das Budget ist der Maßstab. Wenn es jedes Mal neu geschrieben wird, sobald etwas schiefgeht, lässt sich nichts mehr daran messen. Änderungen gehören in die Prognose; das Budget ändert sich nur, wenn etwas Dauerhaftes eintritt, wie beispielsweise ein neuer Mietvertrag oder ein zweiter Standort.
Der monatliche Vergleich von Budget und Ist-Zahlen
Das Budget beweist seinen Nutzen einmal im Monat, in einer kurzen Besprechung nach Abschluss der Bücher. Legen Sie die tatsächliche Gewinn- und Verlustrechnung neben das Budget und gehen Sie die einzelnen Posten durch.
Schließen Sie den Monat zügig ab. Eine Überprüfung in der zweiten Woche des Folgemonats kann noch Auswirkungen auf den darauffolgenden Monat haben. Eine Überprüfung in der sechsten Woche ist bereits Geschichte. Umsätze und Kartenzahlungen sollten direkt aus dem Kassensystem stammen, und Lieferantenrechnungen müssen vor dem Monatsabschluss vorliegen, da sonst die Lebensmittelkosten in einem Monat niedrig und im nächsten hoch erscheinen.
Betrachten Sie Prozentsätze und Geldbeträge gemeinsam. Die Lebensmittelkosten können in absoluten Zahlen über dem Budget liegen, einfach weil der Umsatz höher war. Der Anteil der Lebensmittelkosten am Lebensmittelumsatz zeigt Ihnen, ob in der Küche etwas anders gehandhabt wurde.
Untersuchen Sie nur das Wesentliche. In der Vorlage wird bei Abweichungen von mehr als 5 Prozent oder einigen hundert vom Budget ein Grund daneben vermerkt. Alles andere ist nebensächlich.
Hier ist eine Überprüfung für den Monat März für das Beispielrestaurant. Das Budget sah einen Umsatz von 66.420 und einen Gewinn von 1.350 vor. Der tatsächliche Umsatz belief sich auf 63.900, die Lebensmittelkosten auf 15.890 und die Personalkosten auf 27.600, sodass in diesem Monat ein Verlust von 2.462 entstand. Drei Zahlen erklären die Differenz von 3.812. Die Lebensmittelkosten beliefen sich auf 33,9 Prozent des Lebensmittelumsatzes bei einem Budget von 31 Prozent, etwa 1.350 zu viel im Verhältnis zum verkauften Umsatz. Die Personalkosten lagen um 720 über dem Budget, bedingt durch Überstunden, da zwei Köche krankheitsbedingt ausfielen, und das in einem Monat, in dem die Gästezahlen ohnehin bereits unter dem Plan lagen. Der Rest resultierte aus 2.520 Umsatz, der ausblieb. Der Küchenchef entdeckt das Problem bei den Lebensmittelkosten innerhalb einer Woche: Die Preise eines neuen Lieferanten flossen zwar in die Menükalkulation ein, nicht jedoch in die Portionsgrößen. Der Dienstplan für April basiert auf der Gästeprognose und nicht auf dem Budget.
Die Kennzahlen, die Sie bei der Überprüfung verfolgen, sind dieselben, die auch in einem wöchentlichen Dashboard enthalten sein sollten, und unser Artikel über Restaurant-KPIs behandelt, welche Kennzahlen Sie zwischen den Überprüfungen im Auge behalten sollten. Für eine schnelle Überprüfung der Zahlen eines einzelnen Monats stellt der Gewinn- und Verlustrechner diese Zeile für Zeile dar.
Worauf Sie bei einer Budgetvorlage für Restaurants achten sollten
Die meisten kostenlosen Vorlagen bestehen aus einer Liste von Ausgabenposten mit einer Gesamtsumme am Ende. Dies sind die Merkmale, die eine Vorlage für ein echtes Restaurant brauchbar machen.
1. Umsatzberechnung auf Basis von Gästezahlen und Durchschnittsausgaben
Eine Vorlage, die mit einer leeren Zelle für den Umsatz beginnt, lädt zu Spekulationen ein. Eine Vorlage, die den Umsatz aus den Öffnungstagen, den Gästen pro Tag und dem Durchschnittsumsatz pro Gast berechnet, zwingt Sie dazu, jede Annahme zu überprüfen, und macht deutlich, welche Auswirkungen ein ruhigerer Monat hat.
2. Zwölf monatliche Spalten
Ein Jahresbudget, das durch zwölf geteilt wird, verschleiert saisonale Schwankungen, und gerade in diesen Monaten fallen in der Regel Verluste an. Die Vorlage sollte in jeder Zeile für jeden Monat einen eigenen Wert enthalten.
3. Kosten, die sich prozentual am Umsatz orientieren
Die Kosten für Speisen, Getränke und Kartengebühren sollten als Prozentsätze des Umsatzes ausgewiesen werden, sodass sich diese Werte bei einer Änderung der Gästezahl ebenfalls ändern. Fixkosten sollten als feste Beträge angegeben werden. Eine Vorlage, die alles als festen Betrag behandelt, versagt, sobald sich der Umsatz verändert.
4. Selbstkosten und die wichtigsten Kennzahlen
Prozentsatz der Lebensmittelkosten, Prozentsatz der Personalkosten, Selbstkosten, durchschnittlicher Umsatz pro Gast und Nettomarge, monatlich und für das gesamte Jahr. Dies sind die Zahlen, über die Sie bei jeder Besprechung sprechen werden; daher sollten sie automatisch berechnet werden, ohne dass jemand sie manuell zusammenstellen muss.
5. Eine Vergleichstabelle „Plan vs. Ist“
Ohne eine solche ist das Budget lediglich eine Planungsübung und nichts weiter. Die Vergleichsübersicht sollte die Ist-Zahlen Zeile für Zeile auflisten, die Abweichungen als Betrag und in Prozent anzeigen und Platz für die Begründung lassen.
6. Die gleichen Zeilen wie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung
Wenn im Budget „Löhne in der Küche“ steht und in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Buchhalters „Löhne und Gehälter“, beginnt jede Besprechung mit einer Abstimmung. Benennen Sie die Zeilen der Vorlage so um, dass sie mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmen, oder bitten Sie Ihren Buchhalter, die Zahlen entsprechend den Zeilen der Vorlage auszuweisen.
7. Eingaben getrennt von Formeln
Farbige Eingabezellen und berechnete Zellen, die Sie nicht ändern dürfen. Wenn drei Personen eine Tabelle über ein Jahr hinweg bearbeiten, ist eine direkt eingegebene Zahl über einer Formel der häufigste Fehler, und der am schwersten zu erkennende.
Häufige Fehler bei Restaurantbudgets
In den meisten ersten Budgets tauchen immer wieder dieselben wenigen Fehler auf. Jeder einzelne lässt das Jahr besser aussehen, als es tatsächlich sein wird.
Die Zahlen des Vorjahres kopieren und 5 Prozent hinzufügen. Der Umsatz des Vorjahres enthielt einmalige Posten, und die Kosten steigen selten um denselben Prozentsatz wie der Umsatz. Bauen Sie Ihre Planung stattdessen auf den Gästezahlen und dem Umsatz pro Gast auf und vergleichen Sie diese dann zur Überprüfung mit dem Vorjahr.
Die Kalkulation der Lebensmittelkosten anhand der Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn die Kostenquote im Vorjahr aufgrund von Verschwendung bei 34 Prozent lag, wird durch die Planung von 34 Prozent die Verschwendung zum festen Bestandteil des Plans. Gehen Sie stattdessen von der kalkulierten Speisekarte aus.
Personalkosten als Prozentsatz des Umsatzes. Das ist ein gutes Ziel, aber Löhne werden stundenweise bezahlt, nicht prozentual. Eine Personalkostenzeile, die im Januar automatisch sinkt, während der Dienstplan gleich bleibt, ist ein Verlust, den das Budget verschleiert hat.
Unregelmäßige Kosten werden vergessen. Jährliche Versicherungen, Lizenzverlängerungen, eine Grundreinigung, die Jahresendabrechnung des Steuerberaters, ein neuer Satz Gläser. Verteilen Sie diese Kosten auf die Monate oder erfassen Sie sie zu dem Zeitpunkt, zu dem sie anfallen, aber lassen Sie sie nicht außer Acht.
Keine Vergütung für den Inhaber. Wenn der Inhaber Vollzeit im Unternehmen tätig ist, gehört ein marktübliches Gehalt zu den Gehältern der Leitung. Andernfalls enthält die Gewinnzeile einen Lohn, und das Unternehmen erscheint profitabler, als es tatsächlich ist.
Gewinn als Liquidität betrachten. Ein Monat kann profitabel sein und dennoch das Konto leeren, etwa aufgrund einer Umsatzsteuerzahlung, einer Kreditrückzahlung oder einer großen Warenbestellung. Das Budget plant den Gewinn; planen Sie die Liquidität separat, Monat für Monat.
Es niemals mit den Ist-Zahlen abgleichen. Der häufigste Fehler überhaupt. Ein Budget, das nicht monatlich überprüft wird, ist eine Prognose, die niemand kontrolliert hat.
So passen Sie ein Restaurantbudget an Ihren Standort an
Die Struktur bleibt überall gleich. Was sich ändert, ist, welche Posten das Gewicht tragen und wo das Risiko liegt.
Full-Service-Restaurants
Die Personalkosten sind der größte Posten und am wenigsten flexibel, da unabhängig von der Gästezahl eine vollständige Küchenbrigade und ein Service-Team benötigt werden. Planen Sie den Dienstplan monatlich und behalten Sie die ruhigen Monate genau im Auge, wie im Beispiel gezeigt. Die Gästezahl pro Sitzplatz und die Tischumschlagshäufigkeit sind die Umsatztreiber, die es bei Full-Service-Restaurants zu modellieren gilt.
Casual-Dining-Restaurants und Bistros
Höheres Volumen, geringere Ausgaben und größere Unterschiede zwischen Mittag- und Abendessen. Teilen Sie den Umsatz nach Tageszeiten auf, wenn sich diese unterschiedlich entwickeln, denn ein ruhiges Mittagessen und ein geschäftiges Abendessen ergeben im Durchschnitt einen Wert, der keiner der beiden Servicezeiten entspricht. Dieses Muster ist typisch für Casual-Dining-Restaurants und Bistros.
Bars und Nachtclubs
Der Getränkeumsatz dominiert und die Getränkekosten sind geringer, doch Kosten für Sicherheitspersonal, Musiklizenzen und Nachtpersonal führen zu Kostenposten, die in einem Restaurant nicht anfallen. Erstellen Sie Ihr Budget nach Betriebsnächten statt nach Tagen und führen Sie Veranstaltungen als eigene Umsatzposition. Mehr zum Barbetrieb finden Sie auf unserer Seite zum Bar-Kassensystem.
Take-away und Lieferservice
Plattformprovisionen gehören in den Wareneinsatz oder als eigene Position und verändern die Marge bei jeder Bestellung. Planen Sie den Umsatz nach Vertriebskanälen, da eine Lieferbestellung mit einer Provision von 25 Prozent und eine Abholbestellung unterschiedliche Geschäftsmodelle darstellen. Sehen Sie sich an, wie die Kanäle in einem Takeaway-Kassensystem zusammengeführt werden.
Food Trucks und Ghost Kitchens
Food Trucks planen nach Veranstaltungen und Standgebühren, wobei Kraftstoff- und Generatorkosten anfallen, die in einem Restaurant nicht anfallen. Ghost Kitchens, die mehrere Marken betreiben, benötigen eine Umsatzposition pro Marke und eine gemeinsame Kostenbasis. Beides wird auf unserer Seite für Food Trucks und Ghost Kitchens behandelt.
Hotels und Resorts
Jede Einrichtung erhält ein eigenes Budget, das für das Hotel zu einem Gesamtbudget zusammengefasst wird, wobei Zimmerservice, Bankettbetrieb und Personalverpflegung in separaten Zeilen aufgeführt werden. Die Auslastungsprognosen der Zimmerabteilung bestimmen die Gästezahlen, sodass das F&B-Budget auf dem Hotelbudget aufbaut. Dies ist im Hotel-F&B-Bereich gängige Praxis.
Wo Tableview zum Einsatz kommt, und wo nicht
Tableview erstellt Ihr Budget nicht. Dies übernimmt die Vorlage auf dieser Seite oder das Planungstool Ihres Buchhalters. Was Tableview bietet, ist die andere Hälfte des Vergleichs: die tatsächlichen Zahlen, jeden Tag, ohne dass jemand sie manuell eingeben muss.
Jeder Verkauf über die Kasse wird automatisch in das Hauptbuch gebucht, wobei Kartenzahlungen nach Zahlungsart abgeglichen werden, und das Buchhaltungsmodul verfolgt Margen- und Kostenquoten in Echtzeit mit Wochenvergleichen. Ausgaben werden automatisch kategorisiert, Belege können eingescannt werden, und wiederkehrende Kosten wie Miete und Software werden anhand von Vorlagen erfasst. Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung werden als tägliche, wöchentliche und monatliche Zusammenfassungen bereitgestellt, standortübergreifend konsolidiert und mit einem steuerkonformen Export für Ihren Steuerberater versehen. Lieferantenrechnungen werden mit Bestellungen abgeglichen, sodass die Lebensmittelkosten im richtigen Monat verbucht werden, und die Bestandsverwaltung berechnet die Lebensmittelkosten pro Gericht anhand der Rezepte. Im Casual-Dining-Bereich werden Dienstpläne auf der Grundlage historischer Umsätze erstellt, und die Personalkosten werden anhand der Umsatzprognosen nach Tageszeiten veranschlagt.
An Na, Eigentümer des A&D Holiday Inn in Li Jiang, China, beschrieb das Problem auf unserer Seite mit Kundenbewertungen: „Wir haben in den vergangenen Jahren erhebliche Verluste erlitten, weil wir unsere Umsatzdaten in Excel-Dateien geführt haben. Nachdem wir zu Tableview gewechselt sind, verzeichneten wir einen Umsatzanstieg von 32 %, wahrscheinlich weil wir diese finanziellen Lücken geschlossen haben.“ Eine Tabellenkalkulation eignet sich gut für die Budgetplanung. Für die Erfassung der Ist-Zahlen ist sie jedoch ungeeignet.
In welchen Fällen eine andere Lösung die bessere Wahl ist:
- Wenn Sie Budgets, rollierende Prognosen und Szenarien in einem einzigen Planungstool zusammenführen möchten, ist ein spezielles Finanzplanungsprodukt oder die Software Ihres Buchhalters besser geeignet als eine Tabellenkalkulation, und auch besser als Tableview.
- Wenn Ihr Steuerberater bereits monatliche Managementberichte gemäß den Posten Ihres Budgets erstellt, behalten Sie diesen Prozess bei und nutzen Sie die Vorlage ausschließlich für die Planung.
- Ein Konzern mit Dutzenden von Standorten und einem Finanzteam benötigt eine konsolidierte Budgetierung, die auf diese Größenordnung ausgelegt ist.
Wichtige Erkenntnisse
- Ein Restaurantbudget legt monatliche Ziele für Umsatz, Kosten und Gewinn für das kommende Jahr fest, sodass die Ergebnisse jedes Monats mit dem Plan abgeglichen werden können.
- Ermitteln Sie den Umsatz anhand der Gästezahlen und des durchschnittlichen Verzehrs, die Kosten als prozentualen Anteil des Umsatzes und die Personalkosten anhand des von Ihnen geplanten Dienstplans.
- Beachten Sie die monatlichen Spalten, nicht nur das Gesamtjahr: Ein profitables Jahr kann zwei oder drei verlustbringende Monate verbergen.
- Die Selbstkostenquote ist die erste Kennzahl, die Sie überprüfen sollten; in vielen Full-Service-Restaurants liegt sie zwischen 55 und 65 Prozent des Umsatzes.
- Vergleichen Sie jeden Monat innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss des Monats das Budget mit den Ist-Zahlen und erläutern Sie Abweichungen von mehr als 5 Prozent.
- Halten Sie das Budget für das Jahr fest und berücksichtigen Sie sich ändernde Erwartungen in der Prognose.
Lesen Sie als Nächstes: einen Kontenrahmen für die Gastronomie für die Posten, die sich in Ihrem Budget und Ihrer Buchhaltung überschneiden, das Cashflow-Management für Restaurants zur Planung der finanziellen Grundlagen hinter dem Gewinn sowie die Gewinnmargen für Restaurants, um zu erfahren, wie das Endergebnis aussehen sollte.
