Sono le 18:40 di venerdì e l’ordine sullo schermo dice: grande, crosta sottile, metà con salame piccante e jalapeño, metà con funghi, formaggio extra solo sul lato con il salame piccante, niente origano da nessuna parte, più un panino all’aglio e due lattine. Questa è una pizza. Dietro di essa ce ne sono altre quattordici, arrivate contemporaneamente dal telefono, dal sito web e da due app di consegna a domicilio. Il successo o il fallimento di una pizzeria dipende dal fatto che quell’ordine arrivi alla linea di produzione esattamente come lo ha richiesto il cliente, e ciò che distingue un buon sistema POS da asporto da uno scadente per la pizza è soprattutto come gestisce quella singola riga.
La pizza sembra semplice vista dall’esterno. È uno dei menu più combinatori nel settore della ristorazione: poche dimensioni, pochi tipi di impasto, una ventina di condimenti e la possibilità di dividerla a metà. Un software POS generico per ristoranti può registrare una pizza. Un sistema POS specifico per pizzerie deve invece gestire un intero venerdì sera di pizze, calcolarne correttamente il prezzo e comunicare al forno cosa fare; questa guida ti spiega dove di solito si verificano gli errori.
Perché la pizza mette in difficoltà un POS generico
Fai due conti su un menu semplice. Quattro formati, tre tipi di impasto, venti condimenti, e ogni condimento può andare su tutta la pizza, sulla metà sinistra o sulla metà destra. Non è un menu che puoi modellare come un semplice elenco di pulsanti. È un insieme di regole: quali scelte sono obbligatorie, quali sono facoltative, quanto costa ciascuna a ogni formato e come si combinano le scelte.
I sistemi pensati per la vendita al dettaglio o per i ristoranti con servizio al tavolo tendono a trattare le opzioni come un semplice elenco di extra. Funziona per un “hamburger senza cipolle”. Ma va a rotoli quando il prezzo di un condimento dipende dalla dimensione della pizza e dal fatto che copra o meno metà di essa.
Gli insuccessi sono prevedibili. Il personale trova soluzioni di ripiego, queste soluzioni diventano abitudini e, un anno dopo, il menu presenta un pulsante chiamato “LG HALF SPECIAL” che solo tre persone sanno come usare.
Metà e metà: il test che ogni sistema deve superare
Se devi testare solo una cosa in una demo, prova questa.
Una pizza metà e metà ha bisogno di tre cose per venire bene. Lo scontrino deve mostrare ciascuna metà separatamente, in un ordine che il pizzaiolo possa leggere a colpo d’occhio mentre stende l’impasto. Il prezzo deve seguire una regola che hai scelto tu, non una imposta dal sistema. E le opzioni relative alla pizza intera, come il tipo di crosta e “ben cotta”, devono rimanere associate alla pizza nel suo complesso piuttosto che a una sola metà.
La regola di determinazione del prezzo è quella che spesso ci si dimentica di stabilire. Ci sono tre approcci comuni: addebitare ogni condimento a metà del suo prezzo pieno sulla metà che copre; addebitare la pizza al prezzo della metà più costosa; oppure addebitare la media delle due metà. Nessuno di questi è sbagliato. Il primo è il più equo per il cliente, il secondo è il più semplice da spiegare e il terzo tende a causare discussioni. Ciò che conta è che il tuo sistema applichi la stessa regola al banco, sul tuo sito web e su ogni app di consegna a domicilio, perché un cliente che paga un prezzo al telefono e un altro online se ne accorgerà.
Tableview crea menu a partire da gruppi illimitati di modificatori annidati con regole obbligatorie e facoltative, e calcola automaticamente i prezzi dei modificatori: è proprio su questo meccanismo che si basa il sistema “metà e metà”. Ma non fidarti ciecamente delle parole di nessun fornitore, comprese le nostre. Porta la tua pizza più complicata alla demo e chiedi loro di inserirla nel menu mentre guardi. Chi esita ti ha già detto tutto quello che dovevi sapere.
Dimensioni, tipi di impasto e scelte obbligatorie
Ogni pizza presenta delle scelte che non si possono saltare. La dimensione è una di queste, la crosta di solito un’altra. Un gruppo di modificatori obbligatori fa sì che la cassa si rifiuti di aggiungere la pizza finché non vengono scelte, il che sembra ovvio ed è il modo più semplice per evitare che una pizza media venga consegnata come grande.
Il rovescio della medaglia è la velocità. Se l’ottanta per cento delle tue pizze sono grandi con impasto classico, costringere qualcuno a selezionare “grande” e “classico” ogni volta significa sprecare secondi su ogni ordine. I gruppi di opzioni di Tableview supportano impostazioni predefinite intelligenti, quindi la scelta più comune è già selezionata e il passaggio “Che dimensione?” può essere saltato se nessuno la modifica. In una serata da 200 pizze, due tocchi risparmiati a testa significano un bel po’ di tempo in più al bancone.
Condimenti il cui prezzo varia a seconda della dimensione
Il salame piccante extra su una pizza piccola non costa quanto quello su una pizza formato famiglia, né in termini di ingredienti né di prezzo. Un sistema POS per pizzerie ha bisogno di prezzi dei condimenti che varino in base alle dimensioni della base, e deve farlo senza che tu debba creare quattro copie separate di ogni condimento.
Provalo modificando un prezzo. Aumenta il costo della mozzarella, cambia “formaggio extra” sulla grande e guarda quanti schermi hai dovuto toccare. Se la risposta è più di una per dimensione, quel menu andrà alla deriva e, entro sei mesi, i prezzi dei condimenti per le pizze piccole, medie e grandi saranno fissati per caso anziché secondo un piano. Per quanto riguarda come impostare quei numeri fin dall’inizio, la menu engineering gestisce correttamente il lato dei margini.
Offerte: il problema delle «due grandi e un contorno»
Le pizzerie vivono di offerte. Due grandi a prezzo fisso. Qualsiasi pizza più un contorno e una bevanda. Il martedì “due al prezzo di uno”. Le offerte sono il modo in cui le pizzerie riempiono le serate fiacche, e sono anche il momento in cui la cassa ha più spesso bisogno che un responsabile intervenga per modificare qualcosa.
Un buon sistema per le offerte permette al cliente di scegliere le pizze incluse nell’offerta, applica il prezzo giusto qualunque cosa scelga e gestisce i casi più complicati: una pizza metà e metà all’interno di un’offerta, un upgrade alla crosta ripiena, un condimento che costa di più anche se compreso nell’offerta. Il generatore di combinazioni di Tableview gestisce le offerte pasto con prezzi fissi o flessibili e le registra con un solo tocco. Si sceglie l’offerta, si selezionano gli articoli inclusi e il sistema calcola il prezzo totale.
Un’abitudine che ti fa risparmiare: imposta una data di scadenza per ogni promozione quando la crei. L’offerta che nessuno si è ricordato di disattivare è un classico delle pizzerie, e di solito salta all’occhio nel report mensile dei margini piuttosto che nella settimana in cui è iniziata.
Il telefono è ancora un canale
La pizza è una delle ultime categorie in cui gran parte degli ordini arriva ancora per telefono, soprattutto dai clienti abituali e da quelli più anziani. Il tuo sistema deve rendere veloce la digitazione degli ordini telefonici, con gli indirizzi di consegna inseriti in modo corretto e i tempi di consegna allineati a ciò che il forno può effettivamente gestire.
Vale la pena dirlo chiaramente: Tableview non pubblicizza il riconoscimento del numero chiamante né l’integrazione telefonica, quindi se una schermata che mostra l’ultimo ordine del chiamante è essenziale per come gestisci le chiamate, chiedilo direttamente invece di darlo per scontato. Molte pizzerie gestiscono la cosa al contrario, spostando i clienti abituali sugli ordini online, dove l’indirizzo e l’ordine abituale sono già salvati e nessuno deve sillabare il nome di una via su una linea rumorosa.
Ordini online in proprio
È qui che sta davvero il margine nella consegna della pizza. Una pizza da 20 dollari venduta tramite una piattaforma che applica una commissione del 30% ti lascia 14 dollari al netto di ingredienti, imballaggio e autista. La stessa pizza venduta tramite la tua pagina di ordinazione ti costa solo l’elaborazione della carta di credito e nient’altro.
Tableview include un sistema di ordinazione web personalizzato sul tuo dominio, con il tuo logo e i tuoi colori, senza bisogno che il cliente scarichi un’app, con ritiro o consegna a domicilio, fasce orarie che rispettano la reale capacità della cucina, pagamento anticipato con carta, Apple Pay o Google Pay e punti fedeltà guadagnati automaticamente su ogni ordine diretto. Lo stesso menu gestisce gli ordini da mobile e menu QR, quindi le combinazioni “metà e metà”, le offerte e i prezzi in base alle dimensioni funzionano esattamente allo stesso modo sia online che al bancone.
Il passaggio pratico va fatto gradualmente. Tieni le piattaforme di vendita online per farti conoscere, metti in ogni scatola un biglietto con il tuo link per ordinare e un’offerta, e guarda la quota degli ordini diretti salire. Un programma fedeltà che premia solo gli ordini diretti fa gran parte del lavoro di persuasione al posto tuo.
Piattaforme di consegna senza la montagna di tablet
La maggior parte delle pizzerie rimarrà su almeno un’app di consegna a domicilio, e la domanda è: quanto lavoro comporta tutto questo? Tableview si collega a oltre 30 aggregatori, tra cui Uber Eats, Deliveroo, Just Eat, Glovo e Wolt, e raccoglie tutti gli ordini in un’unica coda con il nome della piattaforma indicato sullo scontrino. I menu si sincronizzano in tempo reale, quindi una modifica di prezzo o un ingrediente esaurito viene pubblicato su tutte le piattaforme contemporaneamente.
La funzionalità più importante per la pizza sono i menu specifici per piattaforma. Puoi impostare prezzi, disponibilità e combinazioni di ingredienti diverse per ogni piattaforma, il che significa che puoi fissare i prezzi delle pizze sulle app di consegna in modo da assorbire la commissione e mantenere più economici i prezzi sul tuo sito. È proprio questa la differenza che vuoi che i clienti notino. L’integrazione con le app di consegna va più a fondo nel modo in cui funzionano i collegamenti, mentre la consegna tramite terze parti riguarda la valutazione se valga davvero la pena pagare la commissione.
Capacità del forno e tempi di consegna realistici
Ogni pizzeria ha un vero e proprio collo di bottiglia, ed è il forno. Un forno a piani che contiene sei pizze alla volta, o un forno napoletano che cuoce le pizze in 90 secondi con una sola persona alla pala, pone un limite massimo alla produzione, e nessuna velocità di presa degli ordini può cambiarlo.
Il problema è che le app di consegna e il tuo sito web non hanno idea di come sia il tuo forno. Continuano a promettere 30 minuti mentre la coda dietro al forno è già di 45. Il motore di regolazione di Tableview monitora gli ordini attivi, il tempo medio di preparazione e il carico delle postazioni, quindi allunga i tempi stimati o mette in pausa i nuovi ordini quando raggiungi la capacità massima. Puoi limitare gli ordini per fasce di 15 minuti, il che si adatta perfettamente alla produttività del forno, e mettere in pausa un aggregatore alla volta senza dover accedere a ogni singola piattaforma.
Impostare il limite è semplice aritmetica. Se il tuo forno riesce realisticamente a sfornare 40 pizze all’ora a pieno regime, sono dieci ogni 15 minuti. Imposta il limite un po’ al di sotto di questo valore, perché il venerdì è proprio il giorno in cui capita di far cadere la pala.
La linea di produzione e lo schermo in cucina
I ticket cartacei funzionano nella pizzeria più a lungo che nella maggior parte delle cucine, perché la linea di preparazione è breve e le voci sono simili. Smettono di funzionare quando tre canali alimentano un’unica linea e i ticket iniziano ad arrivare in un ordine diverso da quello in cui devono essere preparati.
Un sistema di visualizzazione in cucina (KDS) mostra ogni ordine con le sue metà e le opzioni chiaramente disposte, tiene traccia di quanto tempo ogni ordine è in attesa e permette alla linea di produzione di far avanzare gli ordini man mano che entrano nel forno. In Tableview il KDS è incluso nel piano Pro, non in quello Starter, cosa che vale la pena sapere prima di scegliere. Per un locale con un solo forno che prepara qualche dozzina di pizze a sera, i biglietti stampati potrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno. Per un locale che gestisce app di consegna a domicilio, un sito web e un bancone in un’unica linea di produzione, lo schermo di solito si ripaga da solo grazie alle rielaborazioni evitate. La guida al KDS per ristoranti approfondisce questa scelta in modo più dettagliato.
Zone di consegna tracciate seguendo le strade reali
Il raggio di consegna è un cerchio, mentre le strade no. Un cerchio di tre miglia include tranquillamente il quartiere dall’altra parte del fiume, che richiede venti minuti per essere raggiunto, ed esclude la strada appena oltre il confine, che ne richiede solo quattro.
Tableview ti permette di tracciare le zone di consegna come un raggio o come un poligono su una mappa, con una tariffa di consegna basata sulla distanza calcolata automaticamente al momento del pagamento. Gli ordini al di fuori delle tue zone vengono rifiutati prima ancora di essere accettati, invece che dopo che qualcuno ha già preparato la pizza. Tracciare la zona attorno alle strade che i tuoi autisti possono effettivamente percorrere in quindici minuti è il modo più semplice per evitare che le pizze arrivino fredde ai confini della tua mappa.
Addebita anche la distanza in modo onesto. Una tariffa fissa sovvenziona le consegne lontane con quelle vicine, e una pizzeria che effettua molte consegne a lunga distanza con una tariffa fissa sta silenziosamente perdendo soldi sugli ordini più faticosi.
Autisti e tabellone delle consegne
Gestire i tuoi autisti oltre alle app è comune nel settore delle pizze e ha senso: la tua flotta protegge il margine sui tuoi migliori clienti. Questo comporta però un problema di coordinamento che una lavagna bianca non riesce a gestire bene quando gli autisti superano i quattro.
In Tableview, gli ordini vengono assegnati agli autisti interni con un solo tocco, e una bacheca dello stato degli autisti mostra chi è in viaggio, chi ha consegnato e chi è tornato. Quella bacheca è la cosa da tenere d’occhio alle 19:30 di venerdì, perché un autista che è “in viaggio” da quaranta minuti o è bloccato, o si è perso, o sta cenando, e tu vuoi sapere quale delle tre prima che le prossime tre pizze escano dal forno senza nessuno che le ritiri.
Consegnare la scatola giusta alla porta giusta
Un panino all’aglio mancante significa un rimborso. Una pizza al salame piccante consegnata alla famiglia vegetariana due porte più in là significa un rimborso e una recensione.
Tableview stampa etichette di imballaggio dettagliate per ogni articolo, che mostrano il nome del prodotto, le sue varianti e gli allergeni; raggruppa gli articoli in sacchetti in modo che un ordine con più pizze rimanga insieme e mostra una schermata di controllo finale a chi si occupa di spedire l’ordine. La voce sugli allergeni è più importante nella pizza di quanto la gente pensi: le basi senza glutine condividono la cucina con la polvere di farina, e l’etichetta è l’ultimo punto in cui qualcuno può individuare un errore. La gestione degli allergeni spiega come gestire correttamente la contaminazione incrociata, e vale la pena leggerla prima ancora di pubblicizzare una base senza glutine.
Impasto, formaggio e il costo delle materie prime che puoi vedere
Il formaggio è di solito il singolo ingrediente più costoso di una pizza, ed è anche quello su cui è più facile esagerare con le porzioni. Qualche grammo in più di mozzarella su ogni pizza grande, nel corso di una settimana intensa, è una bella somma, e non si nota da nessuna parte a meno che tu non lo misuri.
È qui che la gestione del magazzino e il calcolo dei costi delle ricette trovano la loro importanza in una pizzeria. Tableview associa gli ingredienti alle ricette, supporta le sotto-ricette, calcola automaticamente il costo degli ingredienti per ogni piatto e sottrae le scorte a ogni vendita. Una pallina di impasto è una sottoricetta naturale: farina, acqua, sale e lievito vengono calcolati una sola volta, poi utilizzati per ogni formato di pizza. La registrazione degli scarti con i codici motivo mostra se l’impasto che hai buttato via lunedì era stato preparato in eccesso o era un lotto difettoso, mentre i conteggi delle scorte con i report sulle variazioni indicano se il formaggio che hai comprato corrisponde alle pizze che hai venduto.
Un rapido controllo prima di comprare qualsiasi cosa: calcola quanto ti costa effettivamente in ingredienti una margherita grande, compreso il cartone. Se non lo sai con una precisione di 20 centesimi, quello è il primo report da impostare, e il costo primario spiega come si integra con la manodopera nel numero che determina se il locale guadagna.
I report che vale la pena leggere il lunedì
La maggior parte delle pizzerie ha più dati di quanti ne legga. Quattro cifre, controllate una volta alla settimana, coprono la maggior parte di ciò che conta.
Vendite per canale, al netto delle commissioni. Un dollaro di ricavo da un’app di consegna a domicilio e un dollaro dal tuo sito web non sono la stessa cosa, e il report dovrebbe mostrarti la differenza invece di sommarli. I prodotti più e meno venduti in base al margine, non al volume, perché la pizza che tutti ordinano potrebbe essere proprio quella che rende meno. Il costo delle materie prime rispetto al prezzo di vendita per i tuoi dieci articoli più venduti, cosa resa possibile dal calcolo dei costi delle ricette di cui sopra. E lo scontrino medio per canale, che di solito mostra che i clienti diretti spendono di più rispetto a quelli dei marketplace, un dato utile quando devi decidere dove investire i tuoi fondi di marketing.
Le funzionalità avanzate di reportistica e analisi di Tableview sono incluse nel piano Pro, insieme all’analisi del margine tra costo e prezzo di vendita dal lato delle scorte. Qualunque sistema tu usi, la prova è la stessa: riesci a rispondere a “quale pizza ci ha fatto guadagnare di più la settimana scorsa” in meno di un minuto? Se no, i dati ci sono ma nessuno li sta usando.
Formare un nuovo assunto prima di venerdì
Le pizzerie assumono giovani e il personale cambia spesso, quindi un sistema POS per pizzerie deve poter essere imparato in un solo turno. È al bancone che un nuovo assunto disorientato ti costa di più: una misura sbagliata, una metà mancante, un’offerta registrata a prezzo pieno e rimborsata in seguito.
La soluzione sta in parte nel software e in parte nel menu che ci inserisci. Le scelte predefinite impediscono gli errori peggiori prima che si verifichino. Le impostazioni predefinite intelligenti fanno sì che un nuovo assunto debba raramente pensare ai casi più comuni. E un menu strutturato come ordinano davvero i clienti (prima la pizza, poi la dimensione, poi le modifiche) è più veloce da imparare rispetto a uno organizzato come arrivano le fatture dei fornitori. Dai a ogni nuovo assunto una lista di cinque ordini reali da registrare prima del suo primo venerdì. Ci vuole un quarto d’ora e ti salva il primo fine settimana.
Quando Internet va in tilt nel bel mezzo dell’ora di punta
Prima o poi, il venerdì, la tua connessione Internet smetterà di funzionare. La domanda è: cosa funziona ancora quando succede?
Tableview è progettato per funzionare prima di tutto offline. Memorizza nella cache il menu, le opzioni personalizzate, i prezzi e le regole fiscali sul dispositivo, così il bancone continua a prendere ordini e ad accettare pagamenti con carta anche quando la connessione è interrotta, con un’autonomia offline fino a 72 ore, e le transazioni vengono elaborate quando la connessione torna. Il limite reale, che vale per ogni sistema: nessun POS può ricevere ordini da un sito web o da un’app di consegna a domicilio mentre la connessione è interrotta, perché quegli ordini non hanno dove arrivare. Ciò che la modalità offline protegge sono il tuo bancone, gli ordini telefonici e i pagamenti con carta, così un guasto alla banda larga non ti costringe a chiudere il negozio.
Quanto costa
Il prezzo di Tableview è calcolato per sede, non per cassa. Il piano Starter costa 69 dollari al mese con due registratori inclusi e 49 dollari per ogni registratore in più, e comprende il motore per combinazioni e modifiche e la gestione di base dell’inventario. Il piano Pro costa 189 dollari al mese con registratori illimitati e aggiunge il sistema di visualizzazione in cucina, la gestione avanzata dell’inventario e i report avanzati. Non ci sono costi di installazione.
Per una piccola pizzeria con bancone e servizio telefonico, il piano Starter copre la gestione delle ordinazioni. Per un locale che utilizza app di consegna a domicilio con una singola linea di produzione, di solito si sceglie il piano Pro, soprattutto per via dello schermo in cucina. Funziona sui tablet e sui computer che magari hai già, e il confronto completo lo trovi sulla pagina dei piani tariffari di Tableview.
Ecco un test che vale la pena fare questa settimana. Annota le tre ordinazioni più complicate che hai ricevuto venerdì scorso, esattamente come te le hanno date i clienti, e prova a registrarle davanti a te con ogni POS che stai valutando, applicando i prezzi che addebiti realmente. Ci vogliono venti minuti e ti dirà più di qualsiasi elenco di funzionalità.
Leggi anche: come aprire una pizzeria per conoscere tutto il percorso di avvio, le ghost kitchen se stai pensando a marchi solo da asporto, e come ridurre gli sprechi alimentari per l’impasto e i condimenti che finiscono nella spazzatura.
