Modèle de plan comptable pour restaurant

La plupart des livres comptables de restaurants comportent un poste intitulé, par exemple, « Achats de produits alimentaires et de boissons », et c'est précisément à cause de cette ligne unique que le propriétaire ne peut pas déterminer si la carte des vins est rentable. Le plan comptable d’un restaurant détermine les questions auxquelles vos chiffres pourront un jour répondre. Si vous le configurez mal, aucun logiciel de comptabilité de restaurant, aucune heure de travail de votre comptable ni aucune opération de dernière minute en fin d’année ne permettra de décomposer ce montant global en éléments distincts dont vous avez besoin.

Le plan comptable est également le point de rencontre des deux extrémités de l’activité. Chaque soir, les chiffres d’affaires proviennent de la caisse, déjà ventilés par catégorie. Les coûts proviennent des fournisseurs sous forme de factures, et si vous effectuez vos achats via un logiciel de gestion des achats de restaurant avec des bons de commande, chaque facture indique déjà s’il s’agit de viande, de vin ou de produit nettoyant pour four. Un bon plan comptable permet d’aligner ces deux flux : les ventes de produits alimentaires par rapport au coût des produits alimentaires, et les ventes de bière par rapport au coût de la bière, afin que les pourcentages que vous surveillez chaque semaine aient réellement un sens.

Tout cela n’a rien de prestigieux. Il s’agit d’une liste numérotée, établie une fois pour toutes et généralement laissée telle quelle pendant des années, ce qui explique précisément pourquoi il vaut la peine de consacrer un après-midi à la mettre au point. Vous pouvez vous épargner la majeure partie de cet après-midi : le plan comptable type ci-dessous est téléchargeable gratuitement, au format PDF à imprimer ou sous forme de fichier Excel à modifier.

Qu'est-ce qu'un plan comptable de restaurant ?

Un plan comptable de restaurant est la liste numérotée de tous les comptes utilisés dans la comptabilité d’un restaurant pour enregistrer les ventes, les coûts, les actifs, les dettes et les capitaux propres.

• Chiffre d'affaires par catégorie de menu
• Coût des aliments et des boissons
• Coûts de main-d'œuvre et charges sociales
• Fonds détenus pour le compte de tiers
• Loyer, charges et frais généraux

Le plan comptable s'inscrit dans le cadre du grand livre ; ainsi, chaque opération provenant de la caisse, de la banque ou d'une facture fournisseur est enregistrée dans un seul et même compte numéroté.

Le plan comptable d’un restaurant se trouve généralement à l’un des trois emplacements suivants :

• Un logiciel de comptabilité générale tel que Xero, QuickBooks, Sage ou DATEV
• Intégré à un logiciel de comptabilité de restaurant alimenté par le point de vente
• Un tableur tenu par le comptable, dans les établissements de plus petite taille

En résumé : le plan comptable d’un restaurant est le système de classement de vos flux financiers, et le compte de résultat ne peut être plus détaillé que les dossiers qui le composent.

Plan comptable et grand livre

Les gens utilisent ces deux termes comme s’ils désignaient la même chose, ce qui fait grimacer les comptables à chaque fois. Ils sont liés de la même manière que les étiquettes d’un classeur le sont aux documents qu’il contient.

Plan comptable

La liste des comptes, chacun doté d’un numéro, d’un nom et d’un type. Elle ne contient aucun montant, seulement la structure.

Grand livre

Le registre de toutes les opérations, comptabilisées sur les comptes issus du plan comptable. Chaque ligne comporte une date, un montant, un débit ou un crédit, ainsi que le compte concerné.

Différence essentielle :

• Le plan comptable définit où l’argent est autorisé à aller.
• Le grand livre général enregistre où l'argent a effectivement été affecté, tandis que le compte de résultat et le bilan en constituent des synthèses.

Un troisième terme apparaît au Royaume-Uni : les « codes nominaux ». Il s’agit simplement de la façon dont Sage et la plupart des comptables britanniques désignent les numéros de compte, et le « grand livre nominal » est le grand livre sous un autre nom.

Les six types de comptes dans un plan comptable de restaurant

Les manuels de comptabilité répertorient cinq types de comptes. Les restaurants séparent presque toujours le coût des ventes des charges et lui consacrent une catégorie distincte, car c’est le poste que vous gérez le plus rigoureusement et celui qui évolue le plus rapidement en cas de problème.

Ces fourchettes relèvent d’une convention et non d’une obligation légale, du moins aux États-Unis et au Royaume-Uni. Elles existent pour que toute personne ayant déjà consulté une comptabilité puisse examiner la vôtre et savoir qu’un chiffre commençant par 4 correspond à un chiffre d’affaires et qu’un chiffre commençant par 7 correspond à des frais généraux. Plusieurs pays européens sont beaucoup plus stricts à ce sujet, ce qui fait l’objet d’une section distincte plus loin dans ce document.

Modèle de plan comptable pour un restaurant

Vous trouverez ci-dessous un plan comptable fonctionnel destiné à un restaurant indépendant proposant un service complet et disposant d’un bar, d’une capacité comprise entre 60 et 120 couverts. Il comporte 70 comptes. Téléchargez-le, supprimez ce que vous n’utilisez pas et résistez à la tentation d’ajouter quoi que ce soit tant qu’un besoin réel ne l’exige pas. La version Excel comporte une ligne par compte ; vous pouvez ainsi renommer les lignes, ajouter des sous-comptes et filtrer par type avant de l’importer dans votre logiciel de comptabilité.

La numérotation comporte des intervalles laissés volontairement vides. Les boissons sont numérotées de 4020 à 4050 par tranches de dix ; ainsi, lorsque vous commencerez à servir des cocktails à la pression, le compte 4045 sera déjà disponible et vous n’aurez pas à renuméroter quoi que ce soit.

1000 à 1999: actif

• 1010 Caisse et coffre
• 1020 Compte bancaire principal
• 1030 Compte de réserve fiscale
• 1110 Encaissements cartes à recevoir
• 1120 Plateformes de livraison à recevoir
• 1130 Bons de tiers à encaisser
• 1210 Stock de denrées
• 1220 Stock de boissons
• 1310 Charges constatées d'avance (assurances, licences)
• 1320 Caution de loyer
• 1510 Équipement de cuisine
• 1520 Mobilier et agencements
• 1530 Matériel de caisse et matériel informatique
• 1590 Amortissements cumulés

2000 à 2999: dettes

• 2010 Fournisseurs
• 2110 TVA collectée à payer
• 2120 Organismes sociaux et impôts sur salaires
• 2130 Rémunérations dues
• 2210 Pourboires dus au personnel
• 2220 Service à reverser au personnel
• 2310 Cartes-cadeaux non utilisées
• 2320 Acomptes reçus (réservations, événements)
• 2410 Carte bancaire d'entreprise
• 2510 Financement de matériel
• 2520 Emprunt bancaire

3000 à 3999: capitaux propres

• 3010 Capital
• 3020 Prélèvements de l'exploitant
• 3900 Report à nouveau

4000 à 4999: ventes

• 4010 Ventes de nourriture
• 4020 Ventes de vin
• 4030 Ventes de bière et de cidre
• 4040 Ventes de spiritueux et de cocktails
• 4050 Ventes de boissons non alcoolisées et de café
• 4110 Ventes livraison et à emporter
• 4210 Événements privés et location de salle
• 4310 Ventes de marchandises et produits dérivés
• 4910 Remises et offerts

5000 à 5999: coût des ventes

• 5010 Coût des denrées alimentaires
• 5020 Coût du vin
• 5030 Coût de la bière et du cidre
• 5040 Coût des spiritueux
• 5050 Coût des boissons non alcoolisées et du café
• 5110 Emballages à emporter
• 5310 Coût des marchandises vendues

6000 à 6999: personnel

• 6010 Salaires de cuisine
• 6020 Salaires du personnel en salle
• 6030 Salaires de la direction
• 6110 Cotisations patronales
• 6120 Retraite et avantages sociaux
• 6130 Repas du personnel
• 6210 Recrutement et formation

7000 à 7999: charges d'exploitation

• 7010 Commissions sur paiements par carte
• 7020 Commissions des plateformes de livraison
• 7110 Marketing et publicité
• 7210 Gaz, électricité et eau
• 7310 Réparations et entretien
• 7320 Produits d'entretien et produits chimiques
• 7330 Petit matériel et casse
• 7340 Linge de table et blanchisserie
• 7410 Abonnements logiciels
• 7510 Frais comptables et juridiques
• 7520 Licences et autorisations
• 7610 Assurance
• 7910 Musique et divertissement

8000 à 8999: locaux et hors exploitation

• 8010 Loyer
• 8020 Taxe foncière et charges locatives
• 8030 Locations de matériel
• 8110 Amortissement
• 8210 Intérêts
• 8910 Impôt sur les bénéfices

Trois éléments de cette liste méritent qu’on s’y attarde, car ce sont ceux que le plan comptable par défaut d’un logiciel traite de manière erronée.

Les remises et les cadeaux sont comptabilisés comme un compte de chiffre d’affaires négatif, le 4910, et non comme une charge. Le chiffre d’affaires brut reste fidèle à la réalité, et toute personne accordant trop généreusement des cadeaux se traduit par un pic sur une ligne que vous pouvez analyser en dix secondes. Les détails derrière cette ligne - qui a offert quoi et pourquoi - figurent dans votre rapport sur les annulations et les gratuités à la caisse.

Les repas du personnel ont leur propre compte, le 6130, au lieu d’être dissimulés dans le coût des denrées alimentaires. Si vous offrez chaque jour un repas de service à une douzaine de personnes à trois euros par personne, vous vous retrouvez avec environ 250 euros par semaine qui n’ont rien à voir avec ce que les clients ont consommé. Si vous les laissez dans le compte 5010, votre coût des denrées alimentaires paraîtra d’un ou deux points plus élevé qu’il ne l’est en réalité, et quelqu’un perdra un mois à chercher un problème de portionnement qui n’existe pas.

Et chaque compte de chiffre d’affaires est associé à un compte de coûts se terminant par les mêmes chiffres : 4020 pour les ventes de vin, 5020 pour le coût du vin. Ce couplage est la raison d’être même de cette structure.

Pourquoi chaque compte de chiffre d’affaires doit avoir un compte de coûts correspondant

Voici un mois dans ce même restaurant où les boissons et les plats sont regroupés. Chiffre d’affaires de 184 000 euros, coût des ventes de 57 110. Cela représente 31 %, et 31 %, ça semble correct. Personne ne convoque de réunion pour 31 %.

Maintenant, ventilez ces chiffres par paires :

La cuisine affiche un taux de 34 %, soit plusieurs points au-dessus de l’objectif visé par la plupart des restaurants à service complet, et le bar compense discrètement ce dépassement. Le pourcentage consacré au vin, à 30 %, est également élevé pour une carte présentant des marges normales, ce qui indique généralement que quelques bouteilles sont facturées à un montant forfaitaire supérieur au prix de revient plutôt qu’à un multiple de celui-ci. Aucun de ces problèmes n’apparaissait dans le chiffre global. Les deux sont évidents en environ quatre secondes une fois les comptes mis en correspondance, et le pourcentage indiqué derrière chaque ligne correspond exactement au pourcentage du coût des aliments que vous calculeriez à la main.

Fonctionnement d’un plan comptable de restaurant

Suivez le déroulement d’un vendredi dans une trattoria de 70 couverts à Munich, de la caisse au compte de résultat. L’Allemagne constitue un exemple utile, car les plats consommés sur place sont soumis à une TVA de 7 % et les boissons à 19 % ; le plan comptable doit donc les distinguer dès la toute première écriture.

1. Clôture des ventes de la soirée sur la caisse

À la clôture, le terminal de point de vente affiche un chiffre d’affaires net de 8 845 euros : 5 720 pour les plats, 1 630 pour le vin, 512 pour la bière, 319 pour les spiritueux et 664 pour les boissons non alcoolisées et le café. À cela s’ajoutent 400,40 d’TVA sur les plats au taux de 7 % et 593,75 sur les boissons au taux de 19 %. Les clients ont également laissé 412 euros de pourboires par carte bancaire.

2. L’ensemble de la journée est comptabilisé en une seule écriture

La journée est enregistrée dans le grand livre sous la forme d’une seule écriture, et non de 180 factures distinctes. Les recettes ont été perçues de deux manières : 1 050 euros en espèces et 9 201,15 euros par carte, soit 10 251,15 euros au total, et ce montant est réparti entre les comptes auxquels il se rapporte :

Voyez bien ce qui ne constitue pas un chiffre d’affaires. Les 994,15 de TVA reviennent au fisc et les 412 de pourboires reviennent au personnel ; ces deux montants sont donc directement comptabilisés en passif. Si vous les comptabilisez comme des recettes, la trattoria paraîtra environ 16 % plus rentable qu’elle ne l’est réellement, ce qui est agréable jusqu’au moment de la déclaration de TVA. Le fait qu’un supplément de service soit considéré comme une recette ou comme de l’argent que vous détenez pour le personnel dépend de votre politique et de votre pays ; cette distinction est précisée dans les rubriques « Suppléments de service » et « Pourboires ».

3. L’argent des paiements par carte arrive, déduction faite des frais

Deux jours plus tard, le prestataire de services de paiement verse 9 063,13 sur le compte bancaire. Les 138,02 manquants correspondent aux frais de carte, soit 1,5 % de la recette. Le comptable débite le compte bancaire du montant reçu, débite le compte 7010 « Frais de traitement des cartes » de 138,02, et crédite le compte « Règlement des cartes » de la totalité des 9 201,15. Le solde du compte « Règlement des cartes » revient à zéro.

Ce zéro correspond au chèque. Un compte de compensation qui ne se vide pas signifie qu’un versement manque, qu’un remboursement n’a jamais été comptabilisé ou que les frais sont plus élevés que prévu dans le contrat. Vérifiez-le chaque semaine.

4. Les factures des fournisseurs sont enregistrées dans les comptes de charges correspondants

Les factures du lundi arrivent : 1 480 euros de la part du boucher et du maraîcher, 860 euros du caviste, 240 euros de la brasserie. Chacune est affectée à son propre compte de charges, 5010, 5020 et 5030, la TVA qu’elle comporte étant comptabilisée sur le compte de TVA à récupérer. Une facture mixte provenant d’un cash-and-carry est ventilée ligne par ligne. C’est fastidieux la première fois, mais cela se fait automatiquement dès que le système a mémorisé quels produits correspondent à quoi.

5. À la fin du mois, les achats sont transformés en coût des ventes

Ce que vous avez acheté n’est pas ce que vous avez utilisé. Le dernier soir du mois, l’équipe procède à l’inventaire, et la variation entre les stocks d’ouverture et de clôture ajuste chaque compte de coûts. Le coût des ventes correspond au stock d’ouverture, plus les achats, moins le stock de clôture. Si la chambre froide contenait 2 100 euros de denrées alimentaires le 1er et 2 650 le 31, les 550 supplémentaires sont prélevés du compte 5010 et transférés au compte 1210 « Stock de denrées alimentaires », car personne ne les a encore consommés.

6. Le compte de résultat se lit directement à partir du tableau

Il n’est pas nécessaire de tout recalculer dans un tableur. Les ventes de produits alimentaires sont comparées au coût des produits alimentaires, celles de vin au coût du vin, la main-d’œuvre au chiffre d’affaires total, le loyer à l’ensemble des postes. Si vous souhaitez comparer vos propres chiffres aux fourchettes habituelles, le calculateur de compte de résultat présente les mêmes lignes dans le même ordre.

Ce qu’il faut rechercher dans un plan comptable de restaurant

Que vous créiez un plan comptable à partir de zéro ou que vous vérifiiez celui fourni avec votre logiciel, voici les éléments qui distinguent un plan comptable que vous pouvez gérer de celui que vous vous contentez d’archiver. Chaque point se termine par une question à poser à votre comptable. Si la réponse prend plus d’une minute, c’est le plan comptable qui pose problème.

1. Les ventes sont réparties selon la structure de votre carte

Nourriture, vin, bière, spiritueux, boissons non alcoolisées. Ajoutez ensuite une répartition par canal uniquement lorsque cela influe sur une décision : la livraison dispose de sa propre ligne car elle implique des commissions et des frais d’emballage ; les événements privés, car leur tarification et leur personnel sont différents. Si votre pays applique plusieurs taux de TVA, la répartition par taux doit figurer quelque part, soit dans les comptes de chiffre d’affaires, soit dans les codes fiscaux qui y sont associés.

Posez-vous la question suivante : puis-je consulter les ventes de vin du mois dernier séparément sans ouvrir le système de point de vente ?

2. Des comptes de coûts qui reflètent les comptes de ventes

Chaque catégorie de chiffre d’affaires doit disposer de son propre compte de coût des ventes, apparié par numéro. Sans cet appariement, vous ne pouvez calculer qu’un pourcentage de coût total, et rien d’autre.

Demandez : quel était notre pourcentage de coût de la bière en août ?

3. Répartition de la main-d’œuvre entre la cuisine et la salle

Les salaires de la cuisine, ceux de la salle et les salaires de la direction doivent figurer sur des lignes distinctes, les charges sociales et les avantages sociaux étant indiqués sur des lignes séparées. Cette répartition est importante car ces deux parties réagissent à des facteurs différents. Les coûts de main-d’œuvre en cuisine varient en fonction de la complexité du menu et de la préparation, ceux de la salle en fonction du nombre de couverts et des horaires d’ouverture, tandis que les charges sociales varient chaque fois que le gouvernement modifie un taux.

Demandez-vous : quel a été le coût de la cuisine le mois dernier, cotisations patronales comprises ?

4. Un compte dédié à l’argent qui ne vous appartient pas

Les pourboires dus au personnel, un pourboire de service en attente de répartition, des cartes-cadeaux vendues mais pas encore utilisées, des acomptes pour des réservations qui n’ont pas eu lieu, la TVA ou la taxe sur les ventes perçue pour le compte de l’État. Tout cela transite par votre compte bancaire, mais rien de tout cela ne constitue un chiffre d’affaires.

Ce sont les cartes-cadeaux qui posent le plus souvent problème. Une carte de 100 euros vendue en décembre constitue un passif en décembre et une vente en mars, lorsque quelqu’un l’utilise. Si vous l’enregistrez comme recette le jour de la vente, vous gonflez le chiffre d’affaires de décembre, vous payez des impôts avant l’heure et, dans certains États américains, vous risquez d’être soumis à des règles relatives aux biens non réclamés pour les cartes que personne n’utilise jamais.

Demandez-vous : quel est le montant total des cartes-cadeaux non utilisées que nous devons aujourd’hui ?

5. Un compte de transit pour chaque mode d’entrée d’argent

Les cartes, chaque plateforme de livraison et les bons d’achat tiers disposent chacun d’un compte de transit qui se remplit lorsque la vente a lieu et se vide lorsque l’argent est versé. Les prestataires de paiement par carte versent les sommes quotidiennement ou tous les quelques jours, les plateformes hebdomadairement, et les sociétés émettrices de bons d’achat quand bon leur semble. Un compte de transit transforme la question « avons-nous été payés ? », qui nécessitait auparavant un après-midi entier à recouper les relevés, en un simple solde.

Demandez-vous : quels sont les paiements des plateformes de livraison qui sont encore en attente ?

6. Chiffre d’affaires brut, les coûts étant comptabilisés en charges

Comptabilisez les ventes de livraison au prix total payé par le client et la commission de la plateforme comme une charge dans le compte 7020. L’erreur courante consiste à comptabiliser comme chiffre d’affaires le montant effectivement transféré par la plateforme. Sur 1 000 euros de commandes à livrer avec une commission de 30 %, cela représente 700 d’chiffre d’affaires, et les 320 de produits alimentaires correspondant à ces commandes apparaissent désormais comme un coût des produits alimentaires de 46 % au lieu de 32 %. La commission, le seul chiffre que vous pouviez réellement négocier, a complètement disparu du compte de résultat.

Demandez-vous : nos revenus de livraison sont-ils comptabilisés bruts ou nets ?

7. Les sites comme balises, et non comme des copies du plan comptable

Un deuxième site ne devrait pas impliquer un deuxième jeu de comptes. Conservez un seul plan comptable et associez chaque transaction à son emplacement, en utilisant ce que Xero appelle des « catégories de suivi » et ce que QuickBooks appelle des « classes » ou des « emplacements ». Si vous copiez le plan comptable par site, le 4010 devient alors 4010, 4011 et 4012 ; le plan comptable s’allonge à chaque nouvelle ouverture, et comparer deux sites implique de créer manuellement un tableur.

Demandez-vous : puis-je consulter côte à côte le coût des denrées alimentaires de chaque site, à partir d’un seul rapport ?

De combien de comptes un restaurant a-t-il besoin ?

Moins que vous ne le pensez. Un restaurant à site unique fonctionne très bien avec entre 50 et 90 comptes. Si vous descendez en dessous de 40, vous finirez par regrouper des éléments qu’il faudrait séparer. Si vous dépassez 150, le comptable commencera à comptabiliser chaque facture sur le compte qui lui semble le plus approprié, ce qui est pire que d’en avoir moins.

Le critère pour tout nouveau compte est sans détour : est-ce que quelqu’un, en voyant ce chiffre isolément, agira différemment en conséquence ?

Deux règles empiriques facilitent l’audit. Si un compte a enregistré moins de cinq écritures l’année dernière, fusionnez-le avec celui qui lui est adjacent. Si un compte représente plus d’un dixième de vos coûts totaux et qu’il ne concerne ni la nourriture, ni la main-d’œuvre, ni le loyer, il s’agit probablement de deux comptes qui font semblant d’en former un seul.

Le Système uniforme de comptabilité pour les restaurants

Il existe une norme sectorielle aux États-Unis, que la plupart des exploitants n’ont jamais consultée. Le Système uniforme de comptabilité pour les restaurants, généralement abrégé en USAR, est publié par la National Restaurant Association. L’édition actuelle, la huitième, est parue en 2012. Personne n’est légalement tenu de le respecter. Il s’agit d’un modèle commun, permettant ainsi à un prêteur, un acheteur ou un franchiseur de lire le compte de résultat de n’importe quel restaurant dans le même ordre.

Cet ordre se présente comme suit : d’abord le chiffre d’affaires, puis le coût des ventes, puis les frais de personnel, le coût de revient constituant le sous-total des deux premiers. Viennent ensuite les autres charges contrôlables, celles sur lesquelles un directeur général peut exercer une influence : les coûts d’exploitation directs, le marketing, les charges, les réparations et les frais administratifs. Puis les frais liés à l’occupation des locaux et les autres coûts sur lesquels un directeur n’a aucune prise, tels que le loyer, les crédits-bails d’équipement et l’amortissement. Les intérêts et les impôts viennent en dernier.

La distinction entre coûts contrôlables et non contrôlables est le concept le plus utile de tout l’ouvrage. Elle vous indique sur quelle partie du compte de résultat un directeur général doit être évalué, et quelle partie relève de la responsabilité du propriétaire et du bail. Le modèle ci-dessus suit le même ordre ; le coût de revient s’en dégage donc naturellement comme étant le coût des ventes majoré de la main-d’œuvre, sans aucun remaniement.

Les hôtels disposent de leur propre équivalent, le Système uniforme de comptabilité pour le secteur de l’hébergement, qui traite la restauration comme un service parmi d’autres. Si votre restaurant est situé au sein d’un hôtel, la comptabilité suit cette structure à la place, et la gestion de la restauration hôtelière explique comment elle influence les chiffres de la restauration.

Plans comptables en Allemagne, en France, en Espagne et en Italie

En dehors des États-Unis et du Royaume-Uni, il ne vous appartient souvent pas de concevoir le plan comptable à partir d’une page blanche. Plusieurs pays européens disposent d’un plan comptable national standard, et votre comptable s’attendra à ce que la comptabilité s’y conforme. Le modèle ci-dessus reste utile, car les répartitions par catégorie qu’il propose correspondent à celles dont vous aurez besoin en tant que sous-comptes au sein de la structure nationale.

Allemagne : SKR 03 et SKR 04

La plupart des restaurants allemands utilisent l’un des plans comptables standard publiés par DATEV, à savoir le SKR 03 ou le SKR 04. La loi n’impose aucun des deux, mais la quasi-totalité des Steuerberater (conseillers fiscaux) travaillent selon l’un d’entre eux. Le plan comptable SKR 03 classe les recettes dans la classe 8 ; ainsi, les plats vendus à 7 % et les boissons à 19 % sont généralement enregistrés sous les codes 8300 et 8400. Le SKR 04 suit l’ordre du bilan et classe ces mêmes recettes dans la classe 4, sous les codes 4300 et 4400. Les repas consommés sur place étant passés au taux de 7 % au début de l’année 2026, le fait de distinguer ces deux lignes de recettes n’est plus une simple question de commodité, et les taux eux-mêmes sont définis dans les taux de TVA applicables aux restaurants.

France : le plan comptable général

Les entreprises françaises tiennent leur comptabilité selon le plan comptable général, qui n’est pas facultatif. Les comptes sont regroupés en classes numérotées : la classe 6 pour les charges, la classe 7 pour les produits, la classe 4 pour les tiers tels que les fournisseurs, le personnel et l’administration fiscale. Vous pouvez ajouter des sous-comptes sous les comptes standard, ce qui permet à un restaurant de distinguer les plats du vin, mais vous ne pouvez pas inventer votre propre structure de haut niveau.

Espagne : le plan général de comptabilité

L’Espagne fonctionne selon le même principe. Dans le plan général de comptabilité, le groupe 6 regroupe les achats et les dépenses, tandis que le groupe 7 regroupe les ventes et les recettes. Les achats de nourriture et de boissons sont généralement classés sous les codes 600 ou 601, les frais de personnel sous les codes 640 et 642, et la TVA facturée aux clients sous le code 477. Les restaurants ouvrent des sous-comptes sous ces codes pour distinguer les aliments des boissons.

Italie : le piano dei conti

L’Italie ne dispose pas de plan comptable national obligatoire. Chaque entreprise établit son propre « piano dei conti », mais les comptes annuels doivent respecter les formats du bilan et du compte de résultat prévus par le Code civil ; ainsi, dans la pratique, les comptables élaborent des plans comptables qui s’y adaptent directement. Un restaurant qui suit cette structure et distingue les aliments des boissons au sein de ces rubriques obtient un plan comptable proche du modèle ci-dessus.

Comment adapter le plan comptable à votre type de restaurant

Ce modèle convient à une salle de service complet dotée d’un bar. D’autres formats conservent la structure de base tout en modifiant les détails.

Restaurants à service complet

Le vin mérite généralement plus d’une ligne. Distinguez le vin au verre du vin à la bouteille si la carte est longue, car les coûts de ces deux formats sont très différents et c’est dans le service au verre que se cachent les gaspillages. Les dîners privés et les événements disposent de leur propre ligne de recettes, et pour les restaurants à service complet, le compte des frais de service revêt une importance particulière.

Bars et discothèques

Les boissons constituent l’essentiel de l’activité ; il convient donc de les ventiler davantage : bière pression et bière en bouteille, spiritueux et cocktails, et un compte distinct pour le droit d’entrée et le vestiaire si vous les facturez. Le coût de vente par catégorie est le chiffre que vous aurez le plus de mal à gérer. Une caisse pour bars et discothèques trie déjà les ventes de cette manière dès l'encaissement ; il suffit donc que le tableau corresponde à cette répartition.

Plats à emporter et livraisons

Les emballages relèvent du coût des ventes, et non des frais généraux, car leur coût varie en fonction de chaque commande. Attribuez à chaque plateforme de livraison son propre compte de régularisation et sa propre ligne de commission, afin de pouvoir déterminer laquelle vous rapporte réellement de l’argent après déduction des frais. Un système de caisse dédié aux plats à emporter qui classe les commandes par canal effectue automatiquement ces ventilations.

Restaurants d’hôtel

Chaque établissement devient un service avec ses propres recettes et coûts, et tout ce qui est facturé à une chambre est comptabilisé sur le compte du client plutôt qu’en espèces ou par carte, jusqu’à ce que le client règle sa note au moment du départ. Dans la restauration hôtelière, le plan comptable du restaurant doit s’aligner sur celui de l’hôtel, et non l’inverse.

Groupes disposant de plusieurs sites

Un plan comptable avec des codes de site, comme ci-dessus, ainsi qu’un site « siège social » pour les coûts centraux tels que le directeur des opérations et le marketing du groupe, de sorte que le compte de résultat de chaque site ne présente que ce qui relève de sa responsabilité.

Modifier le plan comptable dont vous disposez déjà

La plupart des exploitants qui lisent ces lignes disposent déjà d’un plan comptable, généralement celui fourni par défaut avec le logiciel, auquel s’ajoutent cinq ans de comptes que quelqu’un a saisis à la va-vite. Vous n’avez pas besoin de repartir de zéro. Vous avez besoin d’une feuille de route.

1. Exportez la balance de vérification et dressez la liste de tous les comptes ayant fait l’objet d’une écriture au cours des douze derniers mois. Les autres peuvent probablement être supprimés.
2. Créez un tableau à deux colonnes : l’ancien compte à gauche, le nouveau compte à droite. Plusieurs anciens comptes peuvent correspondre à un seul nouveau compte.
3. Effectuez cette transition au début d’un exercice comptable si possible, afin que les données de cette année et de l’année dernière restent comparables. Le premier jour du mois constitue le délai minimum.
4. Archivez les anciens comptes plutôt que de les supprimer, afin que les rapports de l’année dernière restent accessibles.
5. Mettez à jour le mappage dans votre système de point de vente et votre système d’achat le même jour. Sinon, les ventes de la première nuit seront enregistrées sur un compte qui n’existe plus.
6. Prévenez votre comptable avant de commencer, et non après. Il aura des conseils à vous donner, et certains d’entre eux vous feront gagner un week-end.

Les cas où Tableview est adapté, et ceux où il ne l’est pas

Tableview gère la comptabilité sur la même plateforme que celle qui gère la salle de restaurant. Les recettes sont automatiquement transférées depuis la caisse du restaurant vers le grand livre, et chaque transaction par carte est rapprochée des comptes par mode de paiement ; ainsi, la vérification du compte de passage de l’étape trois ne nécessite pas de tableau Excel. Les dépenses sont classées par catégorie dès leur enregistrement, grâce à la numérisation des reçus et à des modèles pour les coûts récurrents tels que le loyer et les logiciels.

Du côté des achats, les factures des fournisseurs sont recoupées avec les bons de commande et tout écart est signalé avant le paiement, avec des rapports d’ancienneté des créances en cours. Les stocks sont inventoriés dans le module de gestion des stocks sur la même plateforme, ce qui fournit à votre comptable le chiffre de clôture de fin de mois sans qu’il ait besoin d’un bloc-notes. Les rapports couvrent le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie, au quotidien, à la semaine ou au mois, filtrés par plage de dates et par site, et plusieurs sites sont regroupés dans une seule vue. Lorsque le comptable a besoin des chiffres, une exportation prête pour la déclaration fiscale est disponible, notamment vers Xero et QuickBooks.

Quand une autre solution est préférable :

• Si votre Steuerberater ou votre expert-comptable tient les livres comptables obligatoires dans son propre logiciel et souhaite que cela reste ainsi, Tableview devient la source de vos données de ventes et d’achats plutôt que les livres comptables officiels. Mettez-vous d’abord d’accord avec lui sur le format d’exportation.
• Tableview ne remplit pas de déclarations fiscales et ne remplace pas un comptable connaissant la réglementation de votre pays.
• Un groupe comptant des centaines de sites et gérant sa comptabilité via un ERP a tout intérêt à utiliser des outils conçus autour de cet ERP.

À lire ensuite : comment interpréter le compte de résultat d’un restaurant à la lumière de ce que révèle le plan comptable, comment choisir un logiciel de comptabilité en fonction de son environnement d’exploitation, et comment analyser la trésorerie d’un restaurant pour identifier les flux financiers que le compte de résultat ne reflète pas.