Modello di piano dei conti per ristoranti

La maggior parte dei libri contabili dei ristoranti ha una voce chiamata più o meno “Acquisti di cibo e bevande”, ed è proprio quella singola riga il motivo per cui il proprietario non riesce a capire se la carta dei vini sia redditizia. Il piano dei conti di un ristorante determina a quali domande i tuoi numeri potranno mai rispondere. Se lo imposti male, nessun software di contabilità per ristoranti, nessuna ora di lavoro del contabile e nessuna impresa di fine anno riusciranno a scomporre quella cifra unica nelle parti di cui avevi bisogno.

Il piano dei conti è anche il punto in cui si incontrano le due estremità dell’attività. Ogni sera, dalla cassa arrivano i dati sulle vendite, già suddivisi per categoria. I costi arrivano dai fornitori sotto forma di fatture e, se acquisti tramite un software di approvvigionamento per ristoranti con ordini di acquisto, ogni fattura indica già se si tratta di carne, vino o detergente per forni. Un buon piano contabile permette a questi due flussi di allinearsi: le vendite di cibo a fronte del costo del cibo e le vendite di birra a fronte del costo della birra, così le percentuali che controlli ogni settimana hanno davvero un senso.

Non c’è nulla di affascinante in tutto questo. È un elenco numerato, impostato una volta e per lo più lasciato così com’è per anni, ed è proprio per questo che vale la pena dedicarci un pomeriggio per farlo bene. Puoi saltare gran parte di quel pomeriggio: il modello di piano contabile qui sotto è scaricabile gratuitamente, come PDF da stampare o file Excel da modificare.

Cos'è il piano dei conti di un ristorante?

Un piano dei conti per ristoranti è l’elenco numerato di tutte le voci contabili che un ristorante utilizza per registrare vendite, costi, attività, debiti e patrimonio netto dei proprietari.

• Vendite per categoria di menu
• Costo di cibo e bevande
• Manodopera e contributi previdenziali
• Denaro detenuto per conto terzi
• Affitto, utenze e spese generali

Il piano dei conti si trova sotto il libro mastro, quindi ogni transazione proveniente dalla cassa, dalla banca o da una fattura di un fornitore va a finire esattamente in un conto numerato.

Il piano dei conti di un ristorante di solito si trova in uno di questi tre posti:

• Un pacchetto di contabilità generale come Xero, QuickBooks, Sage o DATEV
• Integrato in un software di contabilità per ristoranti alimentato dal POS
• Un foglio di calcolo gestito dal contabile, nei locali più piccoli

In breve: il piano dei conti di un ristorante è il sistema di archiviazione dei tuoi soldi, e il conto economico può essere dettagliato solo quanto le cartelle che lo compongono.

Piano dei conti vs libro mastro

La gente usa questi due termini come se significassero la stessa cosa, e i contabili rabbrividiscono ogni volta. Sono correlati più o meno come le etichette su uno schedario sono correlate ai documenti che contiene.

Piano dei conti

L’elenco dei conti, ognuno con un numero, un nome e una tipologia. Non contiene alcun importo, solo la struttura.

Libro mastro

Il registro di ogni transazione, registrata nei conti presi dal piano dei conti. Ogni riga riporta una data, un importo, un addebito o un accredito e il conto a cui si riferisce.

Differenza fondamentale:

• Il piano dei conti indica dove è consentito destinare il denaro.
• Il libro mastro generale registra dove è effettivamente andato, mentre il conto economico e lo stato patrimoniale ne sono dei riepiloghi.

In Gran Bretagna si usa un terzo termine: “codici nominali”. È semplicemente il modo in cui Sage e la maggior parte dei contabili britannici chiamano i numeri di conto, e il “registro nominale” è il libro mastro con un altro nome.

I sei tipi di conto nel piano dei conti di un ristorante

I libri di testo di contabilità elencano cinque tipi di conto. I ristoranti quasi sempre separano il costo del venduto dalle spese e gli assegnano una categoria a sé stante, perché è la voce che gestisci con maggiore attenzione e quella che cambia più rapidamente quando qualcosa va storto.

Questi intervalli sono convenzionali, non obbligatori per legge, almeno negli Stati Uniti e nel Regno Unito. Servono affinché chiunque abbia familiarità con la contabilità possa consultare i tuoi libri contabili e capire che un numero che inizia con 4 indica una vendita, mentre uno che inizia con 7 indica una spesa generale. Diversi paesi europei sono molto più rigidi al riguardo, come vedremo in una sezione dedicata più avanti.

Un modello di piano dei conti per un ristorante

Di seguito trovi un piano contabile funzionante per un ristorante indipendente con servizio completo e bar, con una capienza compresa tra 60 e 120 coperti. Comprende 70 conti. Scaricalo, elimina ciò che non usi e resisti alla tentazione di aggiungere qualcosa finché non se ne presenta davvero la necessità. La versione Excel ha una riga per ogni conto, così puoi rinominare le righe, aggiungere sottoconti e filtrare per tipo prima di configurarlo nel tuo software di contabilità.

La numerazione lascia degli spazi vuoti di proposito. Le bevande vanno da 4020 a 4050 a intervalli di dieci, così quando inizi a servire cocktail alla spina c’è già il 4045 che ti aspetta e non devi rinumerare nulla.

da 1000 a 1999: attività

• 1010 Cassa
• 1020 Conto corrente principale
• 1030 Conto di riserva fiscale
• 1110 Incassi con carta da accreditare
• 1120 Crediti verso piattaforme di consegna
• 1130 Crediti per voucher di terzi
• 1210 Scorte alimentari
• 1220 Scorte di bevande
• 1310 Risconti attivi (assicurazioni, licenze)
• 1320 Deposito cauzionale per l'affitto
• 1510 Attrezzature da cucina
• 1520 Mobili e arredi
• 1530 Hardware POS e IT
• 1590 Fondo ammortamento

da 2000 a 2999: passività

• 2010 Debiti verso fornitori
• 2110 IVA a debito
• 2120 Debiti per ritenute e contributi
• 2130 Debiti verso dipendenti per retribuzioni
• 2210 Mance da corrispondere al personale
• 2220 Servizio da ripartire al personale
• 2310 Buoni regalo in circolazione
• 2320 Acconti da clienti (prenotazioni, eventi)
• 2410 Carta di credito aziendale
• 2510 Debiti per finanziamento attrezzature
• 2520 Debiti verso banche

da 3000 a 3999: patrimonio netto

• 3010 Capitale sociale
• 3020 Prelevamenti dei soci
• 3900 Utili portati a nuovo

da 4000 a 4999: vendite

• 4010 Vendite cibo
• 4020 Vendite di vino
• 4030 Vendite di birra e sidro
• 4040 Vendite superalcolici e cocktail
• 4050 Vendite di bevande analcoliche e caffè
• 4110 Vendite delivery e asporto
• 4210 Eventi privati e affitto sala
• 4310 Vendita di prodotti e merchandising
• 4910 Sconti e omaggi

da 5000 a 5999: costo del venduto

• 5010 Costo del cibo
• 5020 Costo del vino
• 5030 Costo della birra e del sidro
• 5040 Costo dei superalcolici
• 5050 Costo delle bevande analcoliche e del caffè
• 5110 Confezioni da asporto
• 5310 Costo prodotti e merchandising

da 6000 a 6999: personale

• 6010 Salari cucina
• 6020 Salari sala
• 6030 Stipendi direzione
• 6110 Contributi previdenziali a carico azienda
• 6120 Previdenza complementare e benefit
• 6130 Pasti del personale
• 6210 Reclutamento e formazione

da 7000 a 7999: costi operativi

• 7010 Commissioni sui pagamenti con carta
• 7020 Commissione della piattaforma di consegna
• 7110 Marketing e pubblicità
• 7210 Gas, elettricità e acqua
• 7310 Riparazioni e manutenzione
• 7320 Prodotti per la pulizia e sostanze chimiche
• 7330 Piccola attrezzatura e rotture
• 7340 Biancheria e lavanderia
• 7410 Abbonamenti software
• 7510 Spese contabili e legali
• 7520 Licenze e permessi
• 7610 Assicurazione
• 7910 Musica e intrattenimento

da 8000 a 8999: locali e voci non operative

• 8010 Affitto
• 8020 Imposte sugli immobili e oneri del locatore
• 8030 Noleggio e leasing attrezzature
• 8110 Ammortamento
• 8210 Interessi
• 8910 Imposte sul reddito

Tre voci di quella lista meritano un'occhiata più attenta, perché sono proprio quelle che il piano contabile predefinito del software sbaglia.

Gli sconti e le omaggi vanno inseriti come conto negativo delle vendite, 4910, non come spesa. Il fatturato lordo rimane corretto, e chiunque conceda omaggi troppo generosamente si nota subito da un picco in una riga che puoi leggere in dieci secondi. I dettagli dietro quella riga - chi ha offerto cosa e perché - si trovano nel tuo report delle ricevute e degli omaggi alla cassa.

I pasti del personale hanno un conto a sé stante, il 6130, invece di nascondersi nel costo delle materie prime. Se dai da mangiare a una dozzina di persone un pasto di turno ogni giorno a tre euro a testa, ti ritrovi con circa 250 euro a settimana che non c’entrano nulla con quello che hanno mangiato gli ospiti. Lasciali nel conto 5010 e il tuo costo delle materie prime sembrerà di uno o due punti peggiore di quanto non sia in realtà, e qualcuno perderà un mese a cercare un problema di porzionatura che non esiste.

E ogni conto di vendita ha un conto di costo che finisce con le stesse cifre: 4020 vendite di vino, 5020 costo del vino. Questo abbinamento è la ragione stessa di tutta la struttura.

Perché ogni conto di vendita ha bisogno di un conto di costo corrispondente

Ecco un mese nello stesso ristorante con bevande e cibo raggruppati insieme. Vendite per 184.000 euro, costo del venduto di 57.110. È il 31%, e il 31% sembra a posto. Nessuno convoca una riunione per un 31%.

Ora suddividi i dati in base alle coppie:

La cucina è al 34%, diversi punti sopra il livello che la maggior parte dei menu con servizio completo vorrebbe raggiungere, e il bar sta tranquillamente compensando la differenza. Anche il vino, al 30%, è alto per una lista con ricarichi normali, il che di solito indica che alcune bottiglie hanno un prezzo fisso sopra il costo invece di un multiplo. Nessuno dei due problemi era visibile nel dato complessivo. Entrambi saltano all’occhio in circa quattro secondi una volta abbinate le voci contabili, e la percentuale dietro ogni riga corrisponde esattamente alla percentuale del costo delle materie prime che calcoleresti a mano.

Come funziona il piano dei conti di un ristorante

Segui una giornata di venerdì in una trattoria da 70 coperti a Monaco, dalla cassa al conto economico. La Germania è un esempio utile perché il cibo consumato in loco è soggetto a un’IVA del 7% e le bevande al 19%, quindi il piano contabile deve tenerli separati fin dalla prima registrazione.

1. Chiusura delle vendite della serata alla cassa

Alla chiusura, il POS mostra un fatturato netto di 8.845 euro: 5.720 di cibo, 1.630 di vino, 512 di birra, 319 di superalcolici e 664 di bibite e caffè. A questo si aggiungono 400,40 di IVA sul cibo al 7% e 593,75 sulle bevande al 19%. Gli ospiti hanno anche lasciato 412 euro di mance con le loro carte.

2. L’intera giornata viene registrata come un’unica voce nel registro

La giornata viene registrata nel libro mastro come un’unica voce, non come 180 scontrini separati. Il denaro è arrivato in due modi: 1.050 euro in contanti e 9.201,15 con le carte, per un totale di 10.251,15, e questo importo viene ripartito tra i conti a cui appartiene:

Guarda cosa non è una vendita. I 994,15 di IVA spettano al fisco e i 412 di mance spettano al personale, quindi entrambi vanno direttamente nelle passività. Se li registri come ricavi, la trattoria sembra circa il 16% più redditizia di quanto non sia in realtà, il che è una bella sensazione… almeno fino alla dichiarazione IVA. Che il supplemento di servizio sia considerato un ricavo o denaro da destinare al personale dipende dalla tua politica aziendale e dal tuo Paese, e la differenza è spiegata nella sezione dedicata ai supplementi di servizio e alle mance.

3. Arrivano i soldi delle carte, al netto delle commissioni

Due giorni dopo, il gestore dei pagamenti versa 9.063,13 sul conto bancario. I 138,02 mancanti sono la commissione sulle carte, pari all’1,5% degli incassi. Il contabile addebita in conto corrente l’importo ricevuto, addebita il conto 7010 “Commissioni di elaborazione carte” con 138,02 e accredita il conto “Compensazione carte” con l’intero importo di 9.201,15. Il saldo del conto “Compensazione carte” torna a zero.

Quello zero è l’assegno. Un conto di compensazione che non si azzera significa che manca un pagamento, che un rimborso non è mai stato registrato o che le commissioni sono più alte di quanto previsto dal contratto. Dai un’occhiata ogni settimana.

4. Le fatture dei fornitori finiscono nei relativi conti di costo

Arrivano le fatture di lunedì: 1.480 euro dal macellaio e dal fornitore di verdura, 860 dall’enoteca, 240 dal birrificio. Ognuna va nel proprio conto di costo, 5010, 5020 e 5030, con l’IVA registrata nel conto IVA da recuperare. Una fattura mista proveniente da un cash-and-carry viene suddivisa riga per riga. All’inizio è un po’ noioso, ma diventa automatico una volta che il sistema si ricorda quali prodotti sono quali.

5. A fine mese gli acquisti si trasformano in costo del venduto

Quello che hai comprato non è quello che hai usato. L’ultima sera del mese il team fa l’inventario e la differenza tra le giacenze iniziali e finali aggiorna ogni conto di costo. Il costo del venduto è dato dalle giacenze iniziali, più gli acquisti, meno le giacenze finali. Se la cella frigorifera conteneva 2.100 euro di cibo il 1° e 2.650 il 31, i 550 in più escono dal conto 5010 e vanno nel conto 1210 delle scorte alimentari, perché nessuno l’ha ancora mangiato.

6. Il conto economico si legge direttamente dal grafico

Non c’è bisogno di ricostruire nulla in un foglio di calcolo. Le vendite di cibo a fronte del costo del cibo, il vino a fronte del vino, la manodopera a fronte delle vendite totali, l’affitto a fronte di tutto il resto. Se vuoi confrontare i tuoi numeri con i range tipici, il calcolatore del conto economico presenta le stesse voci nello stesso ordine.

Cosa cercare in un piano dei conti per ristoranti

Che tu stia creando un piano dei conti da zero o controllando quello fornito con il tuo software, ecco gli aspetti che distinguono un piano dei conti gestibile da uno che finisci semplicemente per archiviare. Ogni punto termina con una domanda da porre al tuo contabile. Se la risposta richiede più di un minuto, il problema è il piano dei conti.

1. Le vendite sono suddivise come nel tuo menu

Cibo, vino, birra, superalcolici, bevande analcoliche. Aggiungi poi una suddivisione per canale solo dove questo influisce sulle decisioni: le consegne a domicilio hanno una riga a parte perché comportano commissioni e imballaggio, gli eventi privati perché hanno prezzi e personale diversi. Se nel tuo Paese ci sono più aliquote IVA, la suddivisione per aliquota deve essere presente da qualche parte, sia nei conti delle vendite che nei codici fiscali ad essi associati.

Chiediti: riesco a vedere solo le vendite di vino del mese scorso senza aprire il POS?

2. Conti dei costi che rispecchiano i conti delle vendite

Ogni categoria di ricavi deve avere il proprio conto dei costi di vendita, abbinato per numero. Senza questo abbinamento, puoi calcolare solo la percentuale del costo totale e nient’altro.

Chiediti: qual era la nostra percentuale di costo della birra ad agosto?

3. Ripartizione del personale tra cucina e sala

Stipendi della cucina, del personale di sala e dei dirigenti su righe separate, con i contributi a carico del datore di lavoro e i benefici su righe a parte. La suddivisione è importante perché le due parti rispondono a fattori diversi. Il costo del personale in cucina varia in base alla complessità del menu e alla preparazione, quello del personale di sala in base al numero di coperti e agli orari di apertura, mentre i contributi sul libro paga cambiano ogni volta che il governo modifica un’aliquota.

Chiediti: quanto è costata la cucina il mese scorso, compresi i contributi a carico del datore di lavoro?

4. Un posto dove finiscono i soldi che non sono tuoi

Mance dovute al personale, un supplemento di servizio in attesa di essere distribuito, buoni regalo venduti ma non ancora spesi, acconti per prenotazioni che non si sono concretizzate, IVA o imposta sulle vendite riscossa per conto dello Stato. Tutto questo passa attraverso il tuo conto corrente e nulla di tutto ciò è un ricavo.

Le carte regalo sono quelle che creano più spesso confusione. Una carta da 100 euro venduta a dicembre è una passività a dicembre e una vendita a marzo, quando qualcuno la spende. Se la registri come ricavo il giorno stesso in cui viene venduta, hai gonfiato i dati di dicembre, pagato le tasse in anticipo e, in alcuni stati degli Stati Uniti, potresti dover affrontare le norme sulla proprietà non reclamata per le carte che nessuno riscatta mai.

Chiediti: quanto dobbiamo oggi in carte regalo non riscattate?

5. Un conto di compensazione per ogni modalità di incasso

Le carte, ogni piattaforma di consegna e i buoni di terze parti hanno ciascuno un conto di compensazione che si riempie quando avviene la vendita e si svuota quando il denaro arriva. I gestori delle carte pagano ogni giorno o ogni pochi giorni, le piattaforme settimanalmente e le società di buoni quando ne hanno voglia. Un conto di compensazione trasforma la domanda “siamo stati pagati?” da un pomeriggio passato a confrontare estratti conto in un unico saldo.

Chiediti: quali pagamenti delle piattaforme di consegna sono ancora in sospeso?

6. Vendite lorde, con i costi indicati come costi

Registra le vendite delle consegne al prezzo pieno pagato dal cliente e la commissione della piattaforma come spesa nel conto 7020. La scorciatoia più comune è registrare come vendita solo l’importo effettivamente trasferito dalla piattaforma. Su 1.000 euro di ordini con consegna a domicilio e una commissione del 30%, il fatturato è di 700, mentre i 320 di cibo relativi a quegli ordini ora risultano come un costo del cibo del 46% invece che del 32%. La commissione, l’unica cifra che potresti effettivamente negoziare, è scomparsa del tutto dal conto economico.

Chiediti: i nostri ricavi da consegna sono registrati al lordo o al netto?

7. Le sedi come tag, non come copie del piano contabile

Una seconda sede non dovrebbe significare una seconda serie di conti. Mantieni un unico piano contabile e contrassegna ogni transazione con la sua sede, utilizzando ciò che Xero chiama “categorie di tracciamento” e QuickBooks chiama “classi” o “sedi”. Se invece copi il piano contabile per ogni sede, 4010 diventa 4010, 4011 e 4012; il piano contabile si allunga ad ogni nuova apertura e confrontare due sedi significa creare un foglio di calcolo a mano.

Chiediti: posso vedere i costi delle materie prime per ogni sede fianco a fianco, da un unico report?

Di quanti conti ha bisogno un ristorante?

Meno di quanto pensi. Un ristorante con una sola sede funziona bene con un numero di conti compreso tra 50 e 90. Se scendi sotto i 40, finirai per raggruppare cose che invece dovresti tenere separate. Se superi i 150, il contabile inizierà a classificare ogni fattura nel conto che gli sembra più simile, il che è peggio che averne meno.

Il criterio per qualsiasi nuova voce contabile è chiaro: qualcuno guarderebbe questa cifra da sola e agirebbe in modo diverso a causa di essa?

Due regole empiriche ti aiutano nella revisione. Se un conto ha avuto meno di cinque registrazioni l’anno scorso, uniscilo a quello adiacente. Se un conto rappresenta più di un decimo dei tuoi costi totali e non riguarda cibo, manodopera o affitto, probabilmente si tratta di due conti che fingono di essere uno solo.

Il Sistema Uniforme di Contabilità per i Ristoranti

Negli Stati Uniti esiste uno standard di settore, ma la maggior parte dei gestori non l’ha mai aperto. Il Sistema Uniforme di Contabilità per i Ristoranti, solitamente abbreviato in USAR, è pubblicato dalla National Restaurant Association. L’edizione attuale, l’ottava, è uscita nel 2012. Nessuno è obbligato per legge a seguirlo. Si tratta di uno schema condiviso, in modo che un finanziatore, un acquirente o un franchisor possa leggere il conto economico di qualsiasi ristorante seguendo lo stesso ordine.

L’ordine è questo: prima le vendite, poi il costo del venduto, poi il costo del personale, con il costo primario come subtotale dei due. A seguire ci sono le altre spese controllabili, quelle su cui un direttore generale può influire: costi operativi diretti, marketing, utenze, riparazioni e amministrazione. Poi l’occupazione e gli altri costi su cui un manager non può intervenire, come l’affitto, i leasing delle attrezzature e l’ammortamento. Gli interessi e le imposte vengono per ultimi.

La distinzione tra costi controllabili e non controllabili è l’idea più utile di tutto il libro. Ti dice su quale parte del conto economico va giudicato un direttore generale e quale parte spetta al proprietario e al contratto di locazione. Il modello qui sopra segue lo stesso ordine, quindi il costo primario risulta essere il costo del venduto più il costo del lavoro, senza bisogno di riorganizzarlo.

Gli hotel hanno il loro equivalente, il Sistema Uniforme di Contabilità per il Settore Alberghiero, che considera il settore ristorazione come uno dei tanti reparti. Se il tuo ristorante si trova all’interno di un hotel, la contabilità segue invece quella struttura, e la gestione del settore ristorazione dell’hotel spiega come questo influisca sui dati relativi al settore F&B.

Piani contabili in Germania, Francia, Spagna e Italia

Al di fuori degli Stati Uniti e del Regno Unito, spesso non sei tu a dover progettare il piano dei conti partendo da zero. Diversi paesi europei hanno un piano dei conti standard nazionale, e il tuo commercialista si aspetterà che la contabilità lo segua. Il modello qui sopra è comunque utile, perché le suddivisioni per categoria che propone sono proprio quelle che ti serviranno come sottoconti all’interno della struttura nazionale.

Germania: SKR 03 e SKR 04

La maggior parte dei ristoranti tedeschi usa uno dei piani contabili standard pubblicati da DATEV, SKR 03 o SKR 04. La legge non ne richiede nessuno dei due, ma quasi tutti gli Steuerberater lavorano con uno di questi. Lo SKR 03 colloca i ricavi nella classe 8, quindi il cibo venduto al 7% e le bevande al 19% vanno solitamente nei codici 8300 e 8400. Lo SKR 04 segue l’ordine del bilancio e inserisce gli stessi ricavi nella classe 4, ai codici 4300 e 4400. Dato che i pasti consumati sul posto sono passati all’7% all’inizio del 2026, tenere separate queste due voci di ricavi non è più solo una questione di comodità, e le aliquote stesse sono definite nelle aliquote IVA per i ristoranti.

Francia: il piano contabile generale

Le aziende francesi tengono la contabilità secondo il piano contabile generale, che non è facoltativo. I conti sono raggruppati in classi numerate: la classe 6 per le spese, la classe 7 per i ricavi, la classe 4 per i terzi come fornitori, dipendenti e l’agenzia delle entrate. Puoi aggiungere sottoconti sotto quelli standard, ed è così che un ristorante separa il cibo dal vino, ma non puoi inventarti una struttura di primo livello tutta tua.

Spagna: il piano generale di contabilità

La Spagna funziona secondo lo stesso principio. Nel piano generale di contabilità, il gruppo 6 comprende acquisti e spese, mentre il gruppo 7 comprende vendite e ricavi. Cibo e bevande acquistati di solito vanno sotto 600 o 601, i costi del personale sotto 640 e 642, e l’IVA addebitata ai clienti sotto 477. I ristoranti aprono dei sottoconti al di sotto di questi per tenere separati cibo e bevande.

Italia: il piano dei conti

In Italia non esiste un piano dei conti nazionale obbligatorio. Ogni azienda gestisce il proprio piano dei conti, ma il bilancio annuale deve seguire i modelli di stato patrimoniale e conto economico previsti dal codice civile; quindi, in pratica, i commercialisti creano piani dei conti che si allineano direttamente a questi modelli. Un ristorante che segue questa struttura e distingue le voci relative al cibo da quelle relative alle bevande finisce per avere un piano dei conti simile a quello sopra riportato.

Come adattare lo schema al tuo tipo di ristorante

Il modello è adatto a un locale con servizio completo e bar. Altre configurazioni mantengono la struttura di base e modificano i dettagli.

Ristoranti con servizio completo

Il vino di solito merita più di una riga. Separa il vino al bicchiere da quello in bottiglia se la lista è lunga, perché i due hanno costi molto diversi e il bicchiere è dove si nascondono gli sprechi. Le cene private e gli eventi hanno una propria voce di ricavo, e per i ristoranti con servizio completo la voce relativa al costo del servizio è più importante che in qualsiasi altro posto.

Bar e discoteche

Le bevande sono il cuore del business, quindi suddividile ulteriormente: birra alla spina da quella in bottiglia, superalcolici dai cocktail, e una voce a parte per l’ingresso e il guardaroba se li fai pagare. Il costo di spillatura per categoria è la cifra che dovrai gestire con maggiore attenzione. Un sistema POS per bar e discoteche ordina già le vendite in questo modo alla cassa, quindi il grafico deve solo corrispondere a quello.

Cibo da asporto e consegne a domicilio

Il costo degli imballaggi va inserito nel costo del venduto, non nelle spese generali, perché varia a seconda di ogni ordine. Assegna a ogni piattaforma di consegna un proprio conto di compensazione e una propria voce per le commissioni, così potrai vedere quale ti fa davvero guadagnare dopo aver dedotto le commissioni. Un sistema POS per asporto che contrassegna gli ordini per canale rende automatiche queste suddivisioni.

Ristoranti d’albergo

Ogni punto di ristoro diventa un reparto con ricavi e costi propri, e tutto ciò che viene addebitato su una camera va nel conto dell’ospite anziché in contanti o con carta, finché l’ospite non fa il check-out e paga. Nel settore F&B alberghiero, il piano contabile del ristorante deve adattarsi a quello dell’hotel, non il contrario.

Gruppi con diverse sedi

Un unico piano contabile con indicazione delle sedi, come sopra, più una sede centrale per i costi generali come il responsabile operativo e il marketing del gruppo, in modo che il conto economico di ogni sede mostri solo ciò che quella sede controlla.

Modificare il piano dei conti che hai già

La maggior parte degli operatori che sta leggendo questo articolo ha già un piano dei conti, di solito quello predefinito fornito con il software più cinque anni di contabilità che qualcuno ha aggiunto a mezzanotte. Non devi ricominciare da zero. Ti serve una mappa.

1. Esporta il bilancio di verifica ed elenca tutti i conti su cui è stata effettuata una registrazione negli ultimi dodici mesi. Il resto probabilmente può essere eliminato.
2. Crea un foglio a due colonne: vecchio conto a sinistra, nuovo conto a destra. Diversi conti vecchi possono rimandare a un unico conto nuovo.
3. Se possibile, effettua la modifica all’inizio dell’esercizio finanziario, in modo che quest’anno e l’anno scorso rimangano comparabili. Il primo giorno del mese è il minimo indispensabile.
4. Archivia i vecchi conti invece di cancellarli, così i report dell’anno scorso rimangono accessibili.
5. Aggiorna la mappatura nel tuo POS e nel tuo sistema di acquisti lo stesso giorno. Altrimenti, le vendite della prima notte finiranno in un conto che non esiste più.
6. Avvisa il tuo commercialista prima di iniziare, non dopo. Avrà delle opinioni da darti e alcuni dei suoi consigli ti faranno risparmiare un fine settimana.

Dove Tableview è utile e dove non lo è

Tableview tiene la contabilità sulla stessa piattaforma che gestisce la sala. I ricavi vengono registrati automaticamente dal POS del ristorante nel libro mastro, e ogni transazione con carta viene riconciliata con i conti in base al metodo di pagamento, quindi il controllo del conto di compensazione del terzo passo non richiede l’uso di un foglio di calcolo. Le spese vengono classificate per tipo man mano che arrivano, con la scansione delle ricevute e modelli per i costi ricorrenti come l’affitto e il software.

Per quanto riguarda gli acquisti, le fatture dei fornitori vengono incrociate con gli ordini di acquisto e qualsiasi discrepanza viene segnalata prima del pagamento, con report di anzianità per i crediti ancora in sospeso. Le scorte vengono conteggiate nella gestione magazzino sulla stessa piattaforma, il che fornisce al tuo contabile il dato di chiusura di fine mese senza bisogno di appunti. I report coprono il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa, con frequenza giornaliera, settimanale o mensile, filtrati per intervallo di date e sede, e più sedi vengono consolidate in un’unica vista. Quando il commercialista ha bisogno dei dati, c’è un’esportazione pronta per la dichiarazione dei redditi, anche verso Xero e QuickBooks.

Quando è meglio optare per un’altra soluzione:

• Se il tuo Steuerberater o expert-comptable tiene i libri contabili obbligatori con il proprio software e vuole che le cose restino così, Tableview diventa la fonte dei tuoi dati di vendita e acquisto piuttosto che i libri contabili ufficiali. Mettiti d’accordo con lui sul formato di esportazione prima di procedere.
• Tableview non presenta le dichiarazioni dei redditi e non sostituisce un commercialista che conosce le norme del tuo Paese.
• Un gruppo con centinaia di sedi che gestisce la propria contabilità su un ERP trova più vantaggioso utilizzare strumenti sviluppati appositamente per quell’ERP.

Leggi anche: come interpretare il conto economico di un ristorante in base a ciò che emerge dal piano contabile, come scegliere un software di contabilità in base alla sua ubicazione e come gestire il flusso di cassa del ristorante per i fondi che il conto economico non mostra.