Plantilla de presupuesto para restaurante

Un restaurante puede obtener buenos beneficios a lo largo de doce meses y, aun así, perder dinero en dos de ellos. El ejemplo de 70 plazas de la plantilla que aparece a continuación genera 86.592 antes de impuestos en un año, y pierde 6.806 en enero y 7.026 en febrero. El presupuesto de un restaurante es el documento que te muestra esos dos meses ya en octubre, cuando aún hay tiempo para cambiar los turnos, planificar la tesorería y decidir si cierras los lunes. Es la parte proactiva de la contabilidad de un restaurante: los libros registran lo que ha pasado, el presupuesto dice lo que debería pasar.

La mayoría de los restaurantes independientes no tienen uno. Las cifras que necesitarían ya están ahí: el número de comensales y el gasto medio figuran en el TPV del restaurante, los sueldos en la nómina, el alquiler y los suministros en los extractos bancarios. Lo que falta es la hora que lleva reunirlo todo en una hoja, mes a mes, y el hábito de comparar esa hoja con lo que realmente ha pasado.

Nuestra opinión: un presupuesto sencillo que compares con los resultados reales cada mes vale mucho más que uno detallado que acaba en un cajón en febrero. Doce columnas, unas treinta líneas y una revisión mensual que te lleva menos de una hora. Puedes partir del nuestro: la plantilla se puede descargar gratis y viene con un ejemplo ya rellenado que puedes sustituir por tus propias cifras.

¿Qué es un presupuesto de restaurante?

Un presupuesto de restaurante es un plan mensual de las ventas, los costes y los beneficios que un restaurante espera obtener durante el próximo año, que se utiliza para fijar objetivos y detectar problemas a tiempo.

• Comensales y gasto medio
• Coste de comida y bebida
• Salarios e impuestos sobre las nóminas
• Alquiler y gastos de funcionamiento
• Beneficios mensuales

Se presenta junto a la cuenta de resultados, para que puedas comparar línea por línea los resultados reales de cada mes con lo que se había previsto.

El presupuesto de un restaurante suele estar en uno de estos tres sitios:

• Una hoja de cálculo, como la plantilla gratuita de esta página
• La función de presupuestación de un programa de contabilidad general
• Una herramienta de planificación alimentada con los datos de ventas del TPV

En resumen: el presupuesto de un restaurante divide el año que viene en doce objetivos mensuales que puedes comparar con la realidad.

Presupuesto de un restaurante, previsión y cuenta de resultados

Estos tres documentos se suelen confundir, y cada uno responde a una pregunta diferente. La mayoría de los restaurantes necesitan los tres, y todos se elaboran a partir de las mismas cifras.

Presupuesto

El plan para el año, que se establece antes de que empiece y que, por lo general, no se modifica. Indica lo que pretendes vender y gastar, mes a mes, y se convierte en el punto de referencia para todos los meses posteriores.

Previsión

Tu mejor estimación actual, que se va actualizando a medida que avanza el año. Una previsión semanal sirve de base para los turnos y los pedidos, y en nuestro artículo sobre previsiones de ventas en restaurantes te explicamos cómo elaborarla. Cuando la previsión y el presupuesto empiezan a desviarse, esa diferencia es una señal de alerta temprana.

Cuenta de resultados

El registro de lo que realmente ha ocurrido, que se elabora al cierre de cada mes. La cuenta de resultados del restaurante utiliza las mismas partidas que el presupuesto, lo que permite la comparación mensual.

Diferencia clave:

• El presupuesto es el plan y casi nunca cambia. La previsión es lo que se espera y cambia cada semana. La cuenta de resultados es el resultado y nunca cambia.
• Un presupuesto operativo abarca el año en curso. El presupuesto inicial para un nuevo local, con las obras y el equipamiento, forma parte de los costes de puesta en marcha del restaurante.

Qué incluye el presupuesto de un restaurante

Las partidas siguen la estructura de la cuenta de resultados, de arriba abajo. Los porcentajes que te pongo a continuación son puntos de partida habituales para un restaurante independiente de servicio completo, no son reglas: una cafetería tiene un coste de alimentos más bajo, un bar de cócteles un coste de personal más bajo, y un alquiler en el centro de la ciudad puede duplicar el coste del local.

El coste primario (prime cost) es la partida que hay que vigilar en primer lugar, porque la comida y la mano de obra, juntas, son los mayores gastos que controla un restaurante semana tras semana. El razonamiento y los objetivos los encontrarás en nuestro artículo sobre el coste primario en los restaurantes.

Hay dos partidas que se olvidan fácilmente. Las comisiones por pagos con tarjeta aumentan con las ventas, así que deben incluirse en el presupuesto como porcentaje, no como una cantidad fija. La amortización y los intereses del préstamo no afectan a la caja en una noche concreta, pero son costes reales del equipo y del préstamo con el que se pagó, y si no los tienes en cuenta, la línea de beneficios parecerá mejor de lo que realmente es.

La plantilla gratuita para el presupuesto de un restaurante

La descarga es un archivo de Excel activo, no una imagen del mismo. Cada total, porcentaje y ratio es una fórmula, así que si cambias un número, se actualiza todo el año. Tiene cuatro hojas:

• Supuestos: días de apertura, comensales al día y gasto medio por comensal, mes a mes, además de tus costes de comida, de bebida, de cotizaciones sociales y de comisiones por pago con tarjeta.
• Presupuesto: doce meses de ventas, coste de ventas, mano de obra, gastos de explotación, local y beneficios, con una columna anual, un porcentaje de las ventas para cada partida y los ratios clave al final.
• Presupuesto frente a resultados reales: elige un mes, introduce las cifras reales de tu cuenta de resultados y comprueba la desviación en importe y en porcentaje para cada partida.
• Cómo utilizarlo: los pasos a continuación, en resumen.

Las celdas amarillas son datos que debes introducir; el resto se calcula automáticamente. El PDF imprime el ejemplo rellenado en una página apaisada y una hoja de revisión mensual en blanco en la segunda. Aquí tienes el año del restaurante de ejemplo, extraído de la hoja «Presupuesto»:

El ejemplo es un restaurante de 70 plazas con bar, abierto seis días a la semana, con un gasto medio por comensal de entre 30 y 35, dependiendo de la temporada. Las cifras son orientativas y no indican ninguna moneda: sustitúyelas por las tuyas y la plantilla funcionará igual en euros, libras o dólares.

Cómo elaborar el presupuesto de un restaurante

El orden es más importante que los detalles. Calcula primero las ventas a partir del número de comensales, luego los costes relacionados con las ventas y, por último, los que no lo están.

1. Empieza por los comensales, no por una cifra de ventas

Toma el número de comensales por mes del año pasado de tus informes del TPV y ajústalos según lo que ya sabes: una nueva terraza, obras en la calle, la apertura de un competidor en la esquina. Multiplica el número de comensales al día por los días que vas a abrir cada mes. Partir de un objetivo de ventas redondo, como «un millón este año», te da una cifra sin nada que la respalde.

2. Calcula el gasto medio

Desglósalo en comida y bebida por comensal, ya que ambos tienen costes diferentes. Usa las cifras del año pasado y añade cualquier subida de precios que hayas decidido, a partir del mes en que entre en vigor. En el ejemplo, el gasto en comida pasa de 22 a 23 por comensal en septiembre tras un cambio de menú, y en diciembre es más alto tanto en comida como en bebida. Si los precios llevan tiempo sin cambiar, nuestro artículo sobre estrategia de precios en el menú explica cómo subirlos.

3. Establece el coste de las ventas como porcentaje de las ventas

El coste de la comida y la bebida depende de las ventas, así que presupuestalos como un porcentaje de cada una. Toma la tasa de tu cálculo de costes del menú, no de la cuenta de resultados del año pasado; si no, acabarás fijándote como objetivo un año de desperdicio y raciones excesivas. La fórmula y los factores que la influyen los encontrarás en nuestro artículo sobre el porcentaje del coste de la comida.

4. Calcula los gastos de personal a partir del cuadrante

La mano de obra no varía automáticamente en función de las ventas, y precisamente por eso es útil hacer un presupuesto. Calcula el coste del cuadrante que tienes previsto para cada mes: cocina, sala y dirección; luego añade las cotizaciones sociales y las prestaciones como porcentaje de los salarios. La calculadora de costes de personal te ayuda a revisarlo una semana antes de aplicarlo a los doce meses.

5. Haz una lista de los costes fijos de los contratos y las facturas

El alquiler, los seguros, el software, la contabilidad y las cuotas de los préstamos figuran en los contratos; los suministros, las reparaciones y la limpieza aparecen en los extractos bancarios del año pasado. Introdúcelos mes a mes cuando varíen, como la calefacción en invierno, y de forma fija cuando no varíen. Añade la amortización del equipamiento y el acondicionamiento del local, así como los intereses de cualquier préstamo.

6. Revisa los ratios y, después, los meses malos

Fíjate primero en el año: coste primario, mano de obra como porcentaje de las ventas, margen neto. A continuación, revisa las doce columnas para detectar los meses en los que se pierde dinero, ya que el total anual los oculta.

Esto es lo que se observa en el ejemplo al seguir el paso seis. A lo largo del año, el restaurante convierte 904.115 de ventas en 86.592 de beneficio antes de impuestos, lo que supone un margen neto del 9,6 %, con un coste primario del 65,6 % y mano de obra del 36,8 %. Son cifras anuales sólidas. Las columnas mensuales cuentan una historia diferente:

En enero hay un 35 % menos de comensales que en julio, pero el cuadrante de cocina es el mismo, así que los gastos de personal suben hasta casi la mitad de la facturación. La mayor parte del resto de las pérdidas de enero son fijas: el alquiler, los sueldos de la dirección, los seguros y la amortización cuestan lo mismo en un mes tranquilo que en uno ajetreado. Hay tres soluciones sensatas. Eliminar un turno a tiempo parcial en sala en enero y febrero, lo que supone unos 1.440 al mes con las cotizaciones sociales, lo que reduce las pérdidas de enero a 5.366. Cerrar los lunes en los dos meses más flojos, si los comensales de los lunes no cubren los gastos de personal y energía. Y planifica el efectivo: el beneficio de diciembre, de 23.448, cubre ambas pérdidas y te deja unos 9.600 de sobra, siempre y cuando siga en el banco en enero.

Ese último punto es por lo que un presupuesto vale más que su total anual. La cuestión no es si el año es rentable. Es qué meses no lo son, y qué vas a hacer al respecto antes de que lleguen. Para ver hasta qué punto pueden caer las ventas antes de que un mes deje de cubrir sus costes, introduce tus cifras en la calculadora del umbral de rentabilidad.

Establecer objetivos que tu equipo pueda alcanzar

Un presupuesto solo se convierte en una herramienta de gestión cuando cada partida tiene un responsable y un objetivo en el que cree. Los objetivos en los que nadie cree acaban ignorándose en marzo.

Asigna cada partida a una persona. El jefe de cocina se encarga del coste de los alimentos y los salarios de cocina; el responsable del bar, del coste de las bebidas; el director general, de la mano de obra de sala y los gastos de funcionamiento; y el propietario, del alquiler, el préstamo y los beneficios.

Fija porcentajes que el menú permita. Un objetivo de coste de la comida del 28 % en un menú con un coste del 32 % es una ilusión. O bien recalculas el coste del menú, cambias las raciones o los precios, o presupuestas la tasa real.

Presupuesta horas, no solo dinero. Los jefes de cocina y de sala piensan en turnos. Convertir el presupuesto mensual de mano de obra en horas semanales, por días, les da una base sobre la que planificar, y el método lo encontrarás en nuestro artículo sobre la planificación de turnos del personal.

Ten un fondo para imprevistos. Las reparaciones suelen venir de golpe: el compresor de una nevera, la bomba de un lavavajillas, una gotera encima de la barra. Una cantidad mensual fija para reparaciones, incluso en un mes en el que no se rompa nada, evita que una mala semana arruine todo el trimestre.

Acuerda el presupuesto una vez y déjalo así. El presupuesto es la referencia. Si lo reescribes cada vez que algo sale mal, no podrás comparar nada con él. Los cambios se incluyen en la previsión; el presupuesto solo cambia cuando ocurre algo permanente, como un nuevo contrato de alquiler o un segundo local.

El presupuesto mensual frente a los resultados reales

El presupuesto demuestra su utilidad una vez al mes, en una breve reunión tras el cierre de cuentas. Pon la cuenta de resultados real junto al presupuesto y repásalas línea por línea.

Cierra el mes rápido. Una revisión en la segunda semana del mes siguiente aún puede afectar al mes posterior. Una revisión en la sexta semana ya es historia. Las ventas y los pagos con tarjeta deben venir directamente del TPV, y las facturas de los proveedores tienen que estar recibidas antes de cerrar el mes; si no, el coste de los alimentos parecerá bajo un mes y alto al siguiente.

Analiza los porcentajes y las cifras en conjunto. El coste de los alimentos puede superar el presupuesto en términos monetarios simplemente porque las ventas fueron más altas. El coste de los alimentos como porcentaje de las ventas de comida te indica si en la cocina se hizo algo de forma diferente.

Analiza solo lo que sea relevante. En la plantilla, cualquier desviación superior al 5 % o a unos pocos cientos respecto al presupuesto lleva una explicación al lado. Todo lo demás es ruido.

Aquí tienes la revisión de marzo para el restaurante de ejemplo. El presupuesto preveía unas ventas de 66.420 y un beneficio de 1.350. Las ventas reales fueron de 63.900, el coste de los alimentos de 15.890 y la mano de obra de 27.600, con lo que el mes cerró con unas pérdidas de 2.462. Tres cifras explican la diferencia de 3.812. El coste de la comida supuso el 33,9 % de las ventas de comida, frente a un presupuesto del 31 %, lo que supone unos 1.350 de más sobre lo vendido. La mano de obra se pasó en 720, debido a las horas extras mientras dos cocineros estaban de baja por enfermedad, en un mes en el que el número de comensales ya estaba por debajo de lo previsto. El resto se debió a 2.520 de ventas que nunca llegaron. El chef detecta el problema del coste de los alimentos en una semana: los precios de un nuevo proveedor se incorporaron al cálculo del menú, pero no a las raciones. El cuadrante de abril se elabora a partir de la previsión de comensales en lugar de a partir del presupuesto.

Los ratios que sigues en la revisión son los mismos que deben aparecer en un panel de control semanal, y nuestro artículo sobre los KPI de restaurantes explica cuáles debes vigilar entre revisiones. Para una revisión rápida de las cifras de un solo mes, la calculadora de pérdidas y ganancias las muestra línea por línea.

Qué debes buscar en una plantilla de presupuesto para restaurantes

La mayoría de las plantillas gratuitas son una lista de partidas de gastos con un total al final. Estos son los elementos que hacen que una plantilla sea útil para un restaurante de verdad.

1. Ventas calculadas a partir del número de comensales y el gasto

Una plantilla que empieza con una celda de ventas en blanco te obliga a hacer conjeturas. Una que calcula las ventas a partir de los días de apertura, los comensales al día y el gasto por comensal te hace comprobar cada suposición y deja claro qué supone un mes más tranquilo.

2. Doce columnas mensuales

Un presupuesto anual dividido entre doce oculta la estacionalidad, y es precisamente ahí donde suelen estar los meses con pérdidas. La plantilla debería mostrar una cifra diferente para cada mes en cada línea.

3. Costes que siguen a las ventas en forma de porcentajes

El coste de la comida, el de las bebidas y las comisiones de las tarjetas deberían ser porcentajes de las ventas, de modo que, al cambiar el número de comensales, también cambien estos. Los costes fijos deberían ser importes. Una plantilla que trate todo como un importe fijo deja de funcionar en cuanto varían las ventas.

4. El coste primario y los ratios clave

Porcentaje del coste de la comida, porcentaje de mano de obra, coste primario, gasto medio y margen neto, por mes y para todo el año. Estas son las cifras de las que hablarás en cada revisión, así que deberían calcularse automáticamente sin que nadie tenga que introducirlas.

5. Una hoja de comparación entre presupuesto y resultados reales

Sin ella, el presupuesto no es más que un ejercicio de planificación. La hoja comparativa debe recoger los datos reales línea por línea, mostrar la desviación en importe y en porcentaje, y dejar espacio para explicar el motivo.

6. Las mismas partidas que en tu cuenta de resultados

Si el presupuesto dice «salarios de cocina» y la cuenta de resultados de tu contable dice «sueldos y salarios», cada revisión empieza con una conciliación. Cambia el nombre de las líneas de la plantilla para que coincidan con tu contabilidad, o pide a tu contable que elabore el informe siguiendo las líneas de la plantilla.

7. Datos introducidos separados de las fórmulas

Las celdas de datos están en color y las celdas calculadas no las toques. Cuando tres personas editan una hoja de cálculo a lo largo de un año, escribir un número sobre una fórmula es el error más común y el más difícil de detectar.

Errores habituales en los presupuestos de restaurantes

En la mayoría de los primeros presupuestos se repiten los mismos errores. Cada uno de ellos hace que el año parezca mejor de lo que será.

Copiar los datos del año pasado y añadir un 5 %. Las ventas del año pasado incluían ingresos puntuales, y los costes rara vez suben en el mismo porcentaje que las ventas. Empieza por el número de comensales y el gasto medio, y luego compáralo con el año pasado para verificarlo.

Calcular el coste de la comida a partir de la cuenta de resultados. Si el año pasado el porcentaje fue del 34 % debido al desperdicio, presupuestar un 34 % convierte ese desperdicio en parte del plan. Empieza por el menú con los costes detallados.

La mano de obra como porcentaje de las ventas. Es un buen objetivo, pero los sueldos se pagan por horas, no por porcentaje. Una partida de mano de obra que baja automáticamente en enero, aunque el cuadrante siga siendo el mismo, es una pérdida que el presupuesto ha ocultado.

Olvidarse de los gastos puntuales. El seguro anual, las renovaciones de licencias, una limpieza a fondo, la factura de fin de año del contable, una nueva vajilla. Repártelos entre los meses o anótalos cuando se produzcan, pero no los dejes fuera.

No incluir el sueldo del dueño. Si el dueño trabaja a tiempo completo en el negocio, un sueldo acorde con el mercado debe incluirse en los gastos de personal de dirección. De lo contrario, la partida de beneficios incluye un sueldo, y el negocio parece más rentable de lo que es.

Considerar los beneficios como efectivo. Un mes puede ser rentable y, aun así, dejar la cuenta vacía, debido a una liquidación del IVA, el pago de un préstamo o un pedido grande de stock. El presupuesto planifica los beneficios; planifica el efectivo por separado, mes a mes.

No compararlo nunca con los datos reales. El error más común de todos. Un presupuesto que no se revisa mensualmente es una previsión que nadie ha comprobado.

Cómo adaptar el presupuesto de un restaurante a tu local

La estructura es la misma en todas partes. Lo que cambia es qué partidas tienen más peso y dónde reside el riesgo.

Restaurantes de servicio completo

La mano de obra es la partida más importante y la menos flexible, porque se necesita una brigada de cocina completa y un equipo de sala independientemente del número de comensales. Presupuesta los turnos mes a mes y vigila de cerca los meses más tranquilos, como en el ejemplo. Los comensales por asiento y las rotaciones de mesa son los factores clave de las ventas que vale la pena tener en cuenta en los restaurantes de servicio completo.

Restaurantes informales y bistrós

Mayor volumen, menor gasto y más variación entre el almuerzo y la cena. Desglosa las ventas por franja horaria si ambas se comportan de forma diferente, porque un almuerzo tranquilo y una cena ajetreada dan como resultado una media que ninguno de los dos servicios reconoce. Ese patrón es típico en los restaurantes informales y los bistrós.

Bares y discotecas

Las ventas de bebidas son las principales y el coste de las bebidas es menor, pero la seguridad, las licencias musicales y el personal de noche añaden partidas que un restaurante no tiene. Haz el presupuesto por noche de trabajo en lugar de por día, y mantén los eventos como una partida de ventas aparte. La parte dedicada a los locales la encontrarás en nuestra página del sistema de TPV para bares.

Comida para llevar y a domicilio

Las comisiones de las plataformas deben incluirse en el coste de ventas o como una partida propia, y alteran el margen en cada pedido. Haz el presupuesto de ventas por canal, porque un pedido a domicilio con una comisión del 25 % y un pedido para recoger son negocios distintos. Descubre cómo se integran los canales en un TPV para comida para llevar.

Food trucks y cocinas fantasma

Los food trucks deben presupuestar por evento y por cuota de instalación, con gastos de combustible y generador que un restaurante no tiene. Las cocinas fantasma que gestionan varias marcas necesitan una línea de ventas por marca y una base de costes compartida. Ambos temas se tratan en nuestra página sobre food trucks y cocinas fantasma.

Hoteles y complejos turísticos

Cada establecimiento tiene su propio presupuesto, que se agrupa en uno solo para el hotel, con el servicio de habitaciones, los banquetes y las comidas del personal en líneas separadas. Las previsiones de ocupación de las habitaciones determinan el número de comensales, así que el presupuesto de restauración parte del presupuesto del hotel. Eso es lo habitual en la restauración hotelera.

Dónde encaja Tableview y dónde no

Tableview no elabora tu presupuesto. De eso se encarga la plantilla de esta página o la herramienta de planificación de tu contable. Lo que te ofrece Tableview es la otra mitad de la comparación: las cifras reales, cada día, sin que nadie tenga que introducirlas manualmente.

Cada venta del TPV se contabiliza automáticamente en el libro mayor, con los pagos con tarjeta conciliados por método, y el módulo de contabilidad realiza un seguimiento de los márgenes y los ratios de costes en tiempo real, con tendencias semanales. Los gastos se clasifican automáticamente, se pueden escanear los recibos y los costes recurrentes, como el alquiler y el software, siguen plantillas. Los informes de resultados, balance y flujo de caja se presentan como resúmenes diarios, semanales y mensuales, consolidados entre todas las sedes, con una exportación lista para la declaración de impuestos para tu contable. Las facturas de los proveedores se cotejan con las órdenes de compra, para que el coste de los alimentos se contabilice en el mes correcto, y la gestión de existencias calcula el coste de los alimentos por plato a partir de las recetas. En la restauración informal, los horarios se elaboran a partir del historial de ventas, y el coste de personal se proyecta en función de los ingresos previstos por franja horaria.

An Na, propietario del A&D Holiday Inn en Li Jiang (China), describió el problema en nuestra página de opiniones de clientes: «Hemos tenido pérdidas importantes en los últimos años porque llevábamos los registros de ventas en archivos de Excel. Después de pasarnos a Tableview, vimos un aumento del 32 % en nuestros ingresos, probablemente gracias a que tapamos esas fugas financieras». Una hoja de cálculo es un buen lugar para el presupuesto. Pero no sirve para los datos reales.

Cuando hay otra opción mejor:

• Si quieres presupuestos, previsiones continuas y escenarios en una sola herramienta de planificación, un producto específico de planificación financiera o el software de tu contable te servirán más que una hoja de cálculo, y más que Tableview.
• Si tu contable ya elabora cuentas de gestión mensuales siguiendo las partidas de tu presupuesto, mantén ese proceso y usa la plantilla solo para el plan.
• Un grupo con docenas de sedes y un equipo financiero necesita una presupuestación consolidada diseñada para esa escala.

Siguiente lectura: un plan de cuentas para restaurantes con las partidas que comparten tu presupuesto y tu contabilidad, la gestión del flujo de caja de un restaurante para planificar el dinero que hay detrás de los beneficios, y los márgenes de beneficio de un restaurante para saber cómo debería ser el resultado final.