Gastos de un restaurante: fijos y variables

Si le preguntas a un dueño en qué se gasta el dinero, la respuesta suele ser «en comida y sueldos». Así es, pero eso solo es dos tercios de la respuesta. El otro tercio lo componen veinte o más gastos menores (energía, comisiones de tarjetas, alquiler, la empresa de mantelería, el contable, la suscripción al TPV), y esos son los gastos del restaurante a los que nadie presta atención hasta que un mes flojo los convierte en pérdidas. La contabilidad de tu restaurante ya los recoge todos. El truco está en verlos como una sola lista, ordenados según cómo se comportan cuando cambian las ventas.

Ese comportamiento importa más que el total. El coste de la comida baja cuando bajan las cubiertas. El alquiler, no. Los salarios por hora solo bajan si alguien cambia el cuadrante, y la energía apenas varía. El coste de la comida es el más fácil de seguir día a día, porque la gestión de existencias del restaurante puede deducir los ingredientes a medida que se vende cada plato. Las partidas fijas, en cambio, se registran mensualmente.

A continuación tienes la lista completa con los porcentajes habituales de las ventas, mes a mes en un bistró de 60 plazas, línea por línea, cómo afecta a sus beneficios una caída del 10 % en las ventas y dónde se puede recortar cada gasto de forma realista. El bistró gana 5.968 en un mes normal. Con un 10 % menos de ventas y sin que cambie nada más, gana 1.146.

¿Cuáles son los gastos de un restaurante?

Los gastos de un restaurante son todos los costes recurrentes que conlleva su funcionamiento una vez abierto, desde los ingredientes y los sueldos hasta el alquiler, la energía y las comisiones de las tarjetas.

• Coste de la comida y la bebida
• Salarios e impuestos sobre las nóminas
• Alquiler y gastos del local
• Energía, reparaciones y suministros
• Comisiones, software y marketing

Son las partidas de gastos de la cuenta de resultados mensual, entre las ventas, que aparecen arriba, y los beneficios, que aparecen abajo.

Los gastos de un restaurante suelen registrarse en uno de estos sistemas:

• Un programa de contabilidad alimentado con las facturas del banco y de los proveedores
• Un TPV de restaurante con informes de costes y márgenes integrados
• Una hoja de cálculo mensual que lleva el dueño o el contable

En resumen: los gastos de un restaurante son todo lo que pagas, mes tras mes, para mantener el local abierto y la cocina en marcha.

Costes operativos, gastos operativos y gastos generales

Los contables, las entidades crediticias y otros operadores usan estos términos de forma imprecisa, y la misma cifra puede significar cosas diferentes según el contexto. Acuerda a qué te refieres antes de comparar tus cifras con las de otros.

Costes operativos

Todos los gastos recurrentes que conlleva llevar el restaurante, incluyendo comida, bebida y mano de obra. Usados así, los costes operativos más el beneficio equivalen a las ventas.

Gastos operativos

En muchas cuentas de resultados de restaurantes, son los costes por debajo del coste primario: comisiones de tarjetas, marketing, reparaciones, suministros, consumibles y software; a veces se denominan «gastos controlables». La comida y la mano de obra se sitúan por encima de ellos, y el alquiler suele aparecer en su propia sección de «gastos del local».

Gastos generales

Son los costes que no dependen de lo ocupado que estés: alquiler, seguros, sueldos, software y el contable. Los gastos fijos son lo que el restaurante gasta en una noche en la que no hay ningún cliente.

Costes de apertura

El dinero que se gasta una sola vez, antes de abrir: el acondicionamiento del local, el equipamiento de cocina, las fianzas y los sueldos previos a la apertura. Estos gastos forman parte del presupuesto de apertura, que tratamos en nuestro artículo sobre los costes de apertura de un restaurante, y solo vuelven a aparecer en los costes operativos en forma de amortización e intereses de préstamos.

Diferencia clave:

• Los costes operativos incluyen la comida y la mano de obra; en la mayoría de las cuentas de resultados, los gastos operativos no los incluyen. Una cifra del «12 % en gastos operativos» y otra del «92 % en costes operativos» pueden referirse al mismo mes.
• Los gastos generales son un concepto, no una sección de la cuenta de resultados: es la parte de los costes que se mantiene fija aunque varíen las ventas.

La lista completa de los gastos de un restaurante

Aquí tienes la lista de gastos operativos de un restaurante con la que trabajan la mayoría de los locales independientes, agrupados tal y como se agrupan en una cuenta de resultados. Estos porcentajes son puntos de partida habituales para un restaurante de servicio completo con bar, no son reglas fijas. Una cafetería tiene un coste de comida más bajo, un bar de cócteles un coste de mano de obra más bajo, y un alquiler en el centro de la ciudad puede duplicar la partida del local.

Las dos primeras partidas juntas constituyen el coste primario, lo primero que hay que vigilar, y los objetivos los encontrarás en nuestro artículo sobre el coste primario en restaurantes. El resto de la lista merece más atención de la que recibe, porque es ahí donde los costes se van disparando sin que nadie lo haya decidido.

Coste de ventas

Todo lo que compras para vender: ingredientes, bebidas y las cajas y vasos que se llevan con un pedido para llevar. Compáralo con las ventas que ha generado: el coste de la comida frente a las ventas de comida y el coste de las bebidas frente a las ventas de bebidas, porque ambos varían a ritmos muy diferentes. El método lo encontrarás en nuestro artículo sobre el porcentaje del coste de la comida.

Mano de obra

Los salarios brutos son solo una parte. Aquí también entran las cotizaciones sociales, las aportaciones a la pensión, las pagas de vacaciones, las bajas por enfermedad, las comidas del personal y las horas de formación; y, en conjunto, suelen sumar entre un 10 y un 20 % adicional a la masa salarial. Si no los tienes en cuenta, el coste de mano de obra parecerá varios puntos más bajo de lo que realmente es. Nuestro artículo sobre el coste de personal en los restaurantes explica la fórmula y los factores que lo determinan.

Local

El alquiler, más todo lo que conlleva el local: los gastos de comunidad en un centro comercial, el impuesto sobre bienes inmuebles o el impuesto de actividades económicas, y el seguro del edificio y del contenido. Es el único gasto que no puedes modificar de un mes a otro, por eso se fija al firmar el contrato de alquiler.

Energía y agua

Las cocinas consumen mucha energía: hornos, freidoras, campanas extractoras, lavavajillas y refrigeración funcionando toda la noche. La energía se ha convertido en una de las partidas que más rápido suben en muchos mercados, y es semivariable: un martes tranquilo consume menos gas que un sábado ajetreado, pero la cámara frigorífica cuesta lo mismo en ambos casos.

Comisiones de pago y de canal

Tramitación de tarjetas, comisiones de las plataformas de reparto, tasas de reserva online y plataformas de tarjetas regalo. Pequeños porcentajes en cada venta, que al final suman una partida tan grande como la factura de la luz. Son variables y es fácil que se te pasen por alto, porque se deducen del dinero antes de que llegue al banco.

Gastos de funcionamiento

Reparaciones y mantenimiento, productos de limpieza y contratos, alquiler de mantelería, recogida de residuos, control de plagas, menaje (los vasos, platos y sartenes que se rompen o desaparecen) y papel y rollos de TPV. Cada uno por sí solo es pequeño. Juntos suelen superar el presupuesto de marketing.

Administración y marketing

Las suscripciones al TPV y a otros programas, el contable y la empresa de nóminas, las comisiones bancarias, las licencias y los derechos de música, y todo lo que gastas en atraer clientes. En su mayoría son gastos fijos y suelen estar sujetos a contratos, lo que hace que sean las partidas más fáciles de revisar una vez al año y las más fáciles de olvidar el resto del tiempo.

Costes fijos, variables y semivariables de un restaurante

Ordenar la lista por comportamiento, en lugar de por sección de la cuenta de resultados, te permite ver qué pasa con los beneficios cuando cambian las ventas. Los costes fijos y variables de un restaurante se dividen en tres categorías:

Los salarios por hora son el factor decisivo la mayoría de los meses. Sobre el papel son variables, porque puedes programar menos turnos. En realidad, se comportan como un coste fijo hasta que un responsable cambia el horario, y la mayoría de los horarios se elaboran por costumbre, con dos semanas de antelación, antes de que nadie sepa cuántos clientes habrá.

Este desglose también te da el umbral de rentabilidad: el volumen de ventas con el que el restaurante cubre todos los costes y no obtiene beneficio alguno. Divide los costes fijos y semivariables entre la parte de cada venta que queda tras restar los costes variables. Puedes introducir tus propias cifras en la calculadora del umbral de rentabilidad.

Cómo calcular los gastos de tu restaurante

Hacer el cálculo inicial te llevará una tarde. A partir de ahí, si lo haces mensualmente, te llevará menos de una hora, porque las partidas no cambian.

1. Elige un mes completo, no una semana

Utiliza un mes cerrado de la contabilidad, con todas las facturas de los proveedores registradas. Si te basas en una semana, te perderás las facturas mensuales (alquiler, software, el contable) y los costes parecerán más bajos de lo que son. Si tu negocio es estacional, elige un mes de mucha actividad y otro de poca.

2. Anota todos los gastos en una sola lista

Revisa el extracto bancario, el extracto de la tarjeta y las facturas de los proveedores, y dedica una línea a cada pago. Añade los gastos que no aparecen como pago mensual: la prima anual del seguro dividida entre doce, las cotizaciones sociales que vencen el mes que viene, la amortización del equipo.

3. Expresa cada partida como porcentaje de las ventas

Divide cada gasto entre las ventas netas del mes, después de los descuentos y antes del IVA. Los porcentajes son lo que puedes comparar de un mes a otro y con otros restaurantes; las cantidades no, porque las ventas varían.

4. Indica si cada partida es fija, variable o semivariable

Usa la tabla de arriba como punto de partida y luego ajústala según tus contratos. Un local con muchas entregas a domicilio tiene más costes variables; uno con personal asalariado, menos.

5. Compáralo con los rangos habituales y con el mes pasado

Si una partida se sale mucho del rango habitual, merece la pena preguntarse por qué. Si una partida está tres puntos por encima del mes pasado, sin que nadie pueda dar una razón, merece la pena convocar una reunión.

Aquí tienes ese cálculo para un restaurante: un bistró de barrio de 60 plazas con bar, abierto seis días a la semana, en un mes con 72.000 en ventas, de las cuales 55.000 corresponden a comida y 17.000 a bebida. Las cifras no indican la moneda, así que puedes interpretarlas como euros, libras o dólares.

El coste primario supone el 64,6 % de las ventas, la mano de obra el 34,5 % y los gastos de local el 9,8 %, todos dentro de los rangos habituales. Las 21 partidas de gastos suman 66.032, lo que deja un beneficio antes de impuestos de 5.968, el 8,3 % de las ventas. Los 10.200 de gastos operativos, por debajo del coste primario, suponen un 14,2 % de las ventas, es decir, 1,7 veces el beneficio. Para un mes concreto como este, la calculadora de pérdidas y ganancias presenta las partidas de la misma manera.

Cómo afecta a los beneficios una caída del 10 % en las ventas

Un 10 % menos de ventas parece algo superable. Dos semanas tranquilas, un corte de carretera, un agosto lluvioso. Esto es lo que le supone al bistró de arriba.

Si no cambia nada más, las ventas bajan en 7.200 y el beneficio pasa de 5.968 a 1.146: una caída del 81 % en el beneficio por una caída del 10 % en las ventas. Solo los costes variables, que suponen el 33,0 % de las ventas, se reducen por sí solos. El 58,7 % restante de las ventas es semivariable o fijo, y se paga íntegramente cada mes.

Recortar el cuadrante un 10 %, con los correspondientes impuestos sobre las nóminas, supone un ahorro de 1.687, y un poco de cuidado con el consumo energético ahorra otros 145. Los beneficios se recuperan hasta los 2.978, más o menos la mitad de lo que se gana en un mes normal. El cuadrante es la herramienta más importante que tiene un gerente en un mes tranquilo, y en nuestro artículo sobre la planificación de turnos explicamos cómo hacer el cuadrante a partir de una previsión de comensales en lugar del cuadrante del mes anterior.

El umbral de rentabilidad te muestra lo mismo desde el otro lado. Cada venta deja un 67,0 % tras descontar los costes variables, así que los 42.252 de costes fijos y semivariables necesitan 63.089 de ventas para cubrirse. Eso es un 12,4 % menos que en un mes normal. Un restaurante con un margen tan estrecho como ese no puede permitirse un coste fijo que no ha tenido en cuenta en todo un año.

Los gastos de un restaurante como porcentaje de las ventas

La composición varía más según el formato que según la ubicación. Estos rangos son puntos de partida habituales, extraídos de la estructura típica de las cuentas de resultados; las cifras de tu contable para locales similares en tu mercado son un mejor punto de referencia.

Lee las columnas todas juntas, no una por una. El bajo coste de las bebidas de un bar cubre los gastos del personal de noche y la seguridad. Una cafetería con un menú barato y un alquiler caro en una calle comercial tiene muy poco margen en cualquier otra partida. Y un local de comida rápida con un gran volumen de pedidos a domicilio puede ver cómo su columna «todo lo demás» aumenta varios puntos solo por las comisiones. Lo que todas estas partidas dejan al final lo explicamos en nuestro artículo sobre los márgenes de beneficio de los restaurantes.

Cómo reducir los gastos de un restaurante, línea por línea

Recortar los costes de forma generalizada, un 10 % en todo, suele afectar a las cosas que los clientes notan. Mejor ve línea por línea, empezando por las más grandes y las que se han descontrolado.

Comida y bebida

Vuelve a calcular el coste del menú con los precios actuales de los proveedores y luego fíjate en los platos que más se venden. Las raciones pueden variar unos pocos gramos por plato, lo que en un plato superventas supone mucho dinero al año; en nuestro artículo sobre el control de raciones en restaurantes te explicamos cómo hacerlo. Lleva un control de lo que se tira y por qué, porque el desperdicio es coste de comida sin nada vendido a cambio.

Personal

Elabora el cuadrante a partir de una previsión de comensales, no del cuadrante de la semana pasada. Escalona las horas de entrada para que la cocina y la sala se vayan llenando a medida que avanza el servicio. Revisa las horas extras semanalmente, no cuando llegue la nómina. Recortar horas es el último paso, después de la planificación, no el primero.

Comisiones de tarjetas y reparto

Calcula tu tasa efectiva: el total de comisiones dividido entre el total de ventas con tarjeta, incluyendo los cargos mensuales. Muchos restaurantes pagan más de lo que creen, y la calculadora de la tasa efectiva se encarga de hacer los cálculos. Para las entregas a domicilio, comprueba cuánto te queda realmente de cada pedido de cada plataforma con la calculadora de margen de marketplace, y plantéate fijar precios de entrega independientes.

Proveedores

Pide un segundo presupuesto para tus veinte productos más vendidos una vez al año y compara los precios de entrega, los pedidos mínimos y las condiciones de pago, no solo el precio por kilo. La comparación de costes de proveedores te permite comparar dos proveedores uno al lado del otro.

Energía

Enciende los aparatos de forma escalonada, no todos a la vez a las 7 de la mañana. Comprueba las juntas de las puertas de las neveras, limpia las bobinas del condensador y baja la potencia de la campana extractora entre servicios. Lee el contador al cerrar durante una semana: la cifra nocturna es la parte fija de la factura, y suele ser más alta de lo que nadie espera.

Las partidas fijas

Una vez al año, pon todos los contratos en una sola página: software, mantelería, residuos, control de plagas, seguros, la licencia de música, el alquiler de la cafetera. Cancela lo que nadie usa y renegocia el resto. Es el trabajo de una mañana, y te ahorra dinero cada mes a partir de entonces.

Qué debes tener en cuenta al hacer un seguimiento de los costes operativos

Tanto si las cifras provienen del informe mensual de un contable, de un programa de contabilidad o de una hoja de cálculo, estas son las cosas que hacen que el seguimiento de los costes sea útil, en lugar de algo que simplemente se archiva.

1. Los costes como porcentaje de las ventas

Las cifras por sí solas no indican si un mes ha ido bien. Cada partida debería mostrar su porcentaje respecto a las ventas, y el coste de la comida y la bebida debería compararse con sus propias ventas.

2. Mensualmente, en un plazo de dos semanas

Un informe de costes que llega seis semanas después de que termine el mes describe un restaurante que ya no existe. Pide las cifras del mes antes de que termine la segunda semana del mes siguiente.

3. Facturas en el mes correcto

Si una factura de un proveedor del día 28 se contabiliza en el mes siguiente, el coste de los alimentos parecerá bajo un mes y alto al siguiente, y ambos meses estarán mal. Esto se soluciona haciendo coincidir las facturas con las entregas.

4. Las mismas partidas cada mes

Los costes que van de «reparaciones» a «varios» de un mes a otro no se pueden comparar. Una lista fija de partidas, como en un plan de cuentas de restaurante, hace que todos los meses sean comparables.

5. Cada local por separado

Un informe de grupo que suma dos locales oculta el que está perdiendo dinero. Cada local necesita sus propios costes y, después, una vista combinada.

6. El mes pasado y el plan, uno al lado del otro

Una partida de gastos tiene más sentido si aparece junto a la cifra del mes pasado y junto al objetivo. Si fijas objetivos para el año, la plantilla de presupuesto del restaurante los incluye en las mismas partidas.

Gastos de un restaurante por tipo de local

La lista es la misma en todas partes. Lo que cambia es qué partidas son las más importantes y cuáles son más difíciles de controlar.

Restaurantes de servicio completo

La mano de obra suele ser la partida más importante, porque se necesita un equipo completo de cocina y de sala independientemente del número de clientes que haya. Los chefs asalariados hacen que gran parte de este gasto sea fijo. Vigila los comensales por hora de trabajo en las noches tranquilas en los restaurantes de servicio completo.

Restaurantes informales y bistrós

El almuerzo y la cena suelen funcionar como dos negocios distintos, con diferentes números de comensales, gastos y personal. Si puedes, desglosa los gastos de personal y las ventas por franja horaria, porque una cena muy concurrida puede ocultar un servicio de almuerzo que da pérdidas en los restaurantes informales y bistrós.

Bares y discotecas

El coste de las bebidas es menor, pero el personal de puerta, las licencias de música, los salarios nocturnos y las roturas suponen partidas que un restaurante no tiene. Las pérdidas de existencias en la barra se reflejan en el coste de las bebidas, por eso es tan importante controlar el servicio de bebidas en bares y discotecas.

Comida para llevar y a domicilio

Los envases y las comisiones de las plataformas se convierten en algunos de los mayores costes variables, después de la comida. Fija el precio de la entrega por separado siempre que puedas y mide el margen de cada canal en un TPV para comida para llevar.

Food trucks y cocinas fantasma

Los food trucks cambian el alquiler por las tasas de emplazamiento, el combustible y los gastos del generador. Las cocinas fantasma tienen poca mano de obra de cara al público, pero comisiones elevadas, y varias marcas comparten una misma base de costes que hay que repartir de forma equitativa. Ambos están en nuestra página sobre TPV para food trucks.

Hoteles y complejos turísticos

Cada punto de venta debería asumir sus propios costes: el restaurante, el bar de la piscina, el servicio de habitaciones, los banquetes. Los costes compartidos, como la cocina y la energía, deben repartirse de forma acordada; de lo contrario, un punto de venta parecerá rentable a costa de otro en el sector de restauración del hotel.

Dónde encaja Tableview y dónde no

Tableview no decide qué gastos recortar. Lo que hace es que los gastos se vean antes y en las partidas correctas, para que las decisiones se tomen antes.

Las ventas se registran automáticamente desde el TPV al libro mayor, y el módulo de contabilidad realiza un seguimiento de los márgenes y los ratios de costes en tiempo real. Los gastos se clasifican automáticamente, los recibos se pueden escanear y los costes recurrentes, como el alquiler y el software, siguen plantillas, con informes de pérdidas y ganancias en forma de resúmenes diarios, semanales y mensuales, consolidados entre todas las ubicaciones. Las existencias se deducen a medida que se vende cada plato, con los ingredientes asignados a los platos del menú para calcular el coste real de los alimentos por plato y registrar los casos de desperdicio. Cuando un proveedor sube un precio, se envía una alerta antes de que se reduzca el margen del menú, y se generan órdenes de compra cuando las existencias bajan por debajo del nivel mínimo. Los pagos con tarjeta se concilian automáticamente con la contabilidad, y las ventas se muestran por método de pago.

Eve Tsk, directora general del A.Z Sunrise Resort & Fitness Club en Phuket, Tailandia, describió el caso de múltiples establecimientos en nuestra página de opiniones de clientes: «Como tenemos un restaurante y un bar de playa, no sabíamos cómo sincronizar el inventario y las ventas. Tableview lo resolvió con una implementación fácil y rápida. Estábamos en marcha en menos de una semana».

Cuándo otra opción es mejor:

• Si tu contable ya te envía las cuentas de gestión mensuales en formatos útiles, en un plazo de dos semanas, mantén ese proceso y usa los informes del TPV para tener una visión semanal.
• La gestión del consumo energético, las nóminas y las prestaciones son tareas para herramientas especializadas; Tableview te ofrece el contexto de ventas y personal, no las lecturas de los contadores ni las nóminas.
• Un gran grupo con un equipo financiero y un ERP corporativo querrá que los informes de costes se generen dentro de ese sistema.

Siguiente lectura: gestión del flujo de caja de un restaurante para cuando el dinero realmente sale, la cuenta de resultados del restaurante para entender el informe en el que aparecen estos costes, y el análisis del umbral de rentabilidad del restaurante para conocer la fórmula que hay detrás de un mes tranquilo.