Budget prévisionnel restaurant : modèle Excel

Un restaurant peut réaliser un bénéfice important sur douze mois tout en enregistrant des pertes au cours de deux d’entre eux. L’exemple du restaurant de 70 couverts présenté dans le modèle ci-dessous génère 86 592 avant impôts sur l’année, mais enregistre une perte de 6 806 en janvier et de 7 026 en février. Le budget d’un restaurant est le document qui vous permet d’anticiper ces deux mois dès le mois d’octobre, alors qu’il est encore temps de modifier les plannings, de planifier la trésorerie et de décider s’il faut fermer le lundi. C’est la partie prospective de la comptabilité d’un restaurant : les comptes enregistrent ce qui s’est passé, tandis que le budget indique ce qui devrait se passer.

La plupart des restaurateurs indépendants n’en disposent pas. Les chiffres dont ils auraient besoin sont pourtant déjà disponibles : le nombre de couverts et le montant moyen des dépenses figurent dans la caisse du restaurant, les salaires dans la paie, le loyer et les charges dans les relevés bancaires. Ce qui manque, c’est l’heure nécessaire pour les rassembler sur une seule feuille, mois par mois, et l’habitude de comparer cette feuille aux résultats réels.

Notre avis : un budget simple que vous comparez chaque mois aux résultats réels vaut bien plus qu’un budget détaillé qui finit dans un tiroir dès le mois de février. Douze colonnes, une trentaine de lignes et un bilan mensuel qui prend moins d’une heure. Vous pouvez vous inspirer du nôtre : le modèle est téléchargeable gratuitement, prérempli avec un exemple que vous n’aurez qu’à remplacer par vos propres chiffres.

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel de restaurant ?

Un budget prévisionnel de restaurant est un plan mensuel des ventes, des coûts et des bénéfices qu’un restaurant prévoit pour l’année à venir ; il sert à fixer des objectifs et à détecter les problèmes à un stade précoce.

• Nombre de couverts et dépense moyenne
• Coût des aliments et des boissons
• Salaires et charges sociales
• Loyer et frais d’exploitation
• Bénéfice mensuel

Ce document accompagne le compte de résultat, ce qui permet de comparer ligne par ligne les résultats réels de chaque mois avec les prévisions.

Le budget d’un restaurant est généralement conservé à l’un des trois endroits suivants :

• Un tableur, comme le modèle gratuit proposé sur cette page
• La fonctionnalité de budgétisation d’un logiciel de comptabilité générale
• Un outil de planification alimenté par les données de vente issues de la caisse

En résumé : un budget de restaurant décompose l’année à venir en douze objectifs mensuels que vous pouvez comparer aux résultats réels.

Budget de restaurant, prévisions et compte de résultat

Ces trois documents sont souvent confondus, alors qu’ils répondent chacun à une question différente. La plupart des restaurants ont besoin des trois, et ils sont tous élaborés à partir des mêmes chiffres.

Budget

Le plan pour l’année, établi avant le début de celle-ci et généralement inchangé. Il indique ce que vous comptez vendre et dépenser, mois par mois, et sert de référence pour tous les mois suivants.

Prévisions

Votre meilleure estimation actuelle, mise à jour au fur et à mesure que l’année avance. Une prévision hebdomadaire sert de base à l’établissement des plannings et des commandes ; notre article sur les prévisions de chiffre d’affaires dans la restauration explique comment en établir une. Lorsque les prévisions et le budget commencent à diverger, cet écart constitue un signal d’alerte précoce.

Compte de résultat

Le relevé des résultats réels, établi à la fin de chaque mois. Le compte de résultat du restaurant reprend les mêmes postes que le budget, ce qui permet d’effectuer une comparaison mensuelle.

Différence essentielle :

• Le budget est le plan et change rarement. Les prévisions correspondent aux attentes et évoluent chaque semaine. Le compte de résultat représente le résultat et ne change jamais.
• Un budget d’exploitation couvre l’année en cours. Le budget de lancement d’un nouvel établissement, comprenant les travaux d’aménagement et l’équipement, fait partie des coûts de démarrage du restaurant.

Éléments constitutifs du budget d’un restaurant

Les postes suivent le compte de résultat, de haut en bas. Les pourcentages ci-dessous constituent des points de départ courants pour un restaurant indépendant à service complet, et non des règles : un café a un coût des denrées alimentaires moins élevé, un bar à cocktails un coût de main-d’œuvre moins élevé, et un bail en centre-ville peut doubler les frais de locaux.

Le coût de revient (prime cost) est le poste à surveiller en priorité, car les dépenses liées à l’alimentation et à la main-d’œuvre constituent, ensemble, les coûts les plus importants qu’un restaurant doit gérer semaine après semaine. Vous trouverez le raisonnement et les objectifs à atteindre dans notre article consacré au coût de revient dans la restauration.

Deux postes sont souvent oubliés. Les frais de traitement des cartes bancaires augmentent avec le chiffre d’affaires ; ils doivent donc être intégrés au budget sous forme de pourcentage, et non de montant fixe. L’amortissement et les intérêts d’emprunt n’ont pas d’incidence immédiate sur la caisse un soir donné, mais ils constituent des coûts réels liés au matériel et au prêt qui a permis de l’acquérir ; les omettre donne une image plus flatteuse du résultat qu’il ne l’est en réalité.

Le modèle de budget gratuit pour restaurant

Le fichier à télécharger est un fichier Excel fonctionnel, et non une simple image. Chaque total, pourcentage et ratio est une formule ; ainsi, la modification d’un chiffre met à jour l’ensemble de l’année. Il comporte quatre feuilles :

• Hypothèses : jours d’ouverture, nombre de couverts par jour et dépense moyenne par couvert, mois par mois, ainsi que vos coûts de denrées alimentaires, de boissons, vos charges sociales et vos taux de commission sur les paiements par carte.
• Budget : douze mois de chiffre d’affaires, de coût des ventes, de frais de personnel, de frais d’exploitation, de locaux et de bénéfice, avec une colonne « Année », une part du chiffre d’affaires pour chaque ligne et les ratios clés en bas de page.
• Budget vs réel : choisissez un mois, saisissez les chiffres réels issus de votre compte de résultat et consultez l’écart en montant et en pourcentage pour chaque ligne.
• Mode d’emploi : les étapes ci-dessous, en bref.

Les cellules jaunes sont des données à saisir ; tout le reste est calculé automatiquement. Le fichier PDF imprime l’exemple rempli sur une page en format paysage et une feuille de synthèse mensuelle vierge sur une deuxième page. Voici l’année du restaurant de l’exemple, tirée de la feuille « Budget » :

Cet exemple concerne un restaurant de 70 couverts avec un bar, ouvert six jours par semaine, dont le panier moyen par couvert se situe entre 30 et 35, selon la saison. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif et ne sont pas libellés dans une devise particulière : remplacez-les par vos propres chiffres et le modèle fonctionnera de la même manière en euros, en livres sterling ou en dollars.

Comment établir le budget d’un restaurant

L’ordre est plus important que les détails. Commencez par calculer le chiffre d’affaires à partir du nombre de couverts, puis les coûts liés au chiffre d’affaires, et enfin les coûts qui ne le sont pas.

1. Partez du nombre de couverts, et non d’un chiffre d’affaires

Récupérez le nombre de couverts par mois de l’année dernière à partir de vos rapports de caisse et ajustez ces chiffres en fonction de ce que vous savez déjà : une nouvelle terrasse, des travaux routiers, l’ouverture d’un concurrent au coin de la rue. Multipliez le nombre de couverts par jour par le nombre de jours d’ouverture prévus chaque mois. Partir d’un objectif de chiffre d’affaires arrondi, tel que « un million cette année », ne vous donne qu’un chiffre sans aucune base concrète.

2. Évaluez le montant moyen par couvert

Répartissez-le entre la nourriture et les boissons par couvert, car ces deux postes entraînent des coûts différents. Utilisez les chiffres de l’année dernière et ajoutez toute hausse de prix que vous avez décidée, à compter du mois où elle prend effet. Dans l’exemple, le montant consacré aux plats passe de 22 à 23 par couvert en septembre après un changement de menu, et le mois de décembre affiche des montants plus élevés tant pour les plats que pour les boissons. Si les prix n’ont pas évolué depuis un certain temps, notre article sur la stratégie de tarification des menus explique comment les augmenter.

3. Déterminez le coût des ventes en pourcentage du chiffre d’affaires

Les coûts des plats et des boissons dépendent du chiffre d’affaires ; budgétisez-les donc en pourcentage de celui-ci. Basez-vous sur le taux issu du calcul du coût de revient de votre carte, et non sur le compte de résultat de l’année dernière, sinon une année marquée par le gaspillage et les portions trop généreuses deviendra votre objectif. Vous trouverez la formule et les facteurs qui l’influencent dans notre article consacré au pourcentage du coût des denrées alimentaires.

4. Établissez les coûts de main-d’œuvre à partir du planning

Les frais de personnel ne suivent pas automatiquement le chiffre d’affaires, ce qui explique précisément l’utilité d’un budget. Calculez le coût du planning que vous prévoyez de mettre en œuvre chaque mois : cuisine, salle et direction, puis ajoutez les charges sociales et les avantages sociaux sous forme de pourcentage des salaires. Le calculateur de coûts de personnel vous aide à vérifier ces chiffres une semaine avant de les reporter sur les douze mois.

5. Répertoriez les coûts fixes issus des contrats et des factures

Le loyer, les assurances, les logiciels, les frais comptables et les remboursements de prêts figurent dans les contrats ; les charges, les réparations et le nettoyage se trouvent dans les relevés bancaires de l’année précédente. Saisissez-les mois par mois lorsqu’ils varient, comme le chauffage en hiver, et à un taux fixe lorsqu’ils ne varient pas. Ajoutez l’amortissement du matériel et de l’aménagement, ainsi que les intérêts sur tout prêt.

6. Vérifiez les ratios, puis les mois déficitaires

Examinez d’abord l’année dans son ensemble : coût de revient, part de la main-d’œuvre dans le chiffre d’affaires, marge nette. Parcourez ensuite les douze colonnes pour repérer les mois déficitaires, car le total annuel les masque.

Voici ce que révèle l’étape n° 6 dans l’exemple. Sur l’année, le restaurant transforme 904 115 de chiffre d’affaires en 86 592 de bénéfice avant impôts, soit une marge nette de 9,6 %, avec un coût de revient de 65,6 % et des frais de personnel de 36,8 %. Ce sont des chiffres annuels satisfaisants. Les colonnes mensuelles révèlent toutefois une autre réalité :

Le mois de janvier enregistre 35 % de couverts en moins par rapport à juillet, mais le planning de cuisine reste inchangé ; la charge salariale atteint donc près de la moitié du chiffre d’affaires. La majeure partie du reste de la perte enregistrée en janvier est constituée de frais fixes : le loyer, les salaires de la direction, les assurances et les amortissements coûtent autant lors d’un mois calme que lors d’un mois chargé. Il existe trois solutions réalistes. Supprimer un poste à temps partiel en salle en janvier et février, soit environ 1 440 par mois charges sociales comprises, ce qui ramène la perte de janvier à 5 366. Fermer le lundi pendant les deux mois les plus calmes, si les couverts du lundi ne couvrent pas les coûts de personnel et d’énergie. Et planifiez votre trésorerie : le bénéfice de décembre, soit 23 448, couvre les deux pertes et laisse un excédent d’environ 9 600, à condition que cette somme soit toujours en banque en janvier.

C’est ce dernier point qui explique pourquoi un budget vaut bien plus que son total annuel. La question n’est pas de savoir si l’année est rentable. Il s’agit de déterminer quels mois ne le sont pas, et ce que vous comptez faire pour y remédier avant qu’ils n’arrivent. Pour savoir jusqu’à quel point les ventes peuvent baisser avant qu’un mois ne couvre plus ses coûts, entrez vos chiffres dans le calculateur de seuil de rentabilité.

Fixer des objectifs que votre équipe peut atteindre

Un budget ne devient un outil de gestion que lorsque chaque ligne a un responsable et un objectif auquel il croit. Les objectifs auxquels personne ne croit sont ignorés dès le mois de mars.

Attribuez chaque poste budgétaire à une personne. Le chef cuisinier est responsable du coût des produits alimentaires et des salaires en cuisine, le responsable du bar du coût des boissons, le directeur général des frais de personnel en salle et des frais d’exploitation. Le propriétaire est responsable du loyer, du prêt et de la marge bénéficiaire.

Fixez des taux compatibles avec la carte. Un objectif de coût des produits de 28 % pour une carte dont le coût est estimé à 32 % relève de l’utopie. Soit vous recalculez le coût de la carte, soit vous modifiez les portions ou les prix, soit vous budgétisez le taux réel.

Prévoyez des heures, pas seulement de l’argent. Les responsables de cuisine et de salle raisonnent en termes de services. Convertir le budget mensuel de main-d’œuvre en heures par semaine, puis par jour, leur donne une base sur laquelle s’appuyer pour planifier, et cette méthode est détaillée dans notre article sur le planning du personnel en restaurant.

Prévoyez une réserve pour imprévus. Les réparations surviennent souvent en rafale : un compresseur de réfrigérateur, une pompe de lave-vaisselle, une fuite au-dessus du bar. Un montant mensuel fixe consacré aux réparations, même les mois où rien ne tombe en panne, empêche une mauvaise semaine de ruiner tout un trimestre.

Convenez-en une fois pour toutes, puis ne le modifiez plus. Le budget est la référence. S’il est réécrit chaque fois qu’un problème survient, rien ne peut être évalué par rapport à lui. Les changements relèvent des prévisions ; le budget ne change que lorsqu’un événement permanent se produit, comme un nouveau bail ou l’ouverture d’un deuxième établissement.

Comparaison entre le budget mensuel et les chiffres réels

Le budget fait ses preuves une fois par mois, lors d’une brève réunion après la clôture des comptes. Placez le compte de résultat réel à côté du budget et passez en revue chaque ligne.

Clôturez rapidement le mois. Une analyse effectuée au cours de la deuxième semaine du mois suivant peut encore modifier les chiffres du mois d’après. Une analyse réalisée au cours de la sixième semaine n’a plus aucune valeur. Les ventes et les paiements par carte doivent provenir directement de la caisse, et les factures des fournisseurs doivent être reçues avant la clôture du mois, sinon le coût des denrées paraîtra bas un mois et élevé le mois suivant.

Examinez à la fois les pourcentages et les montants. Le coût des denrées alimentaires peut dépasser le budget en valeur absolue simplement parce que le chiffre d’affaires a été plus élevé. Le coût des denrées alimentaires en pourcentage du chiffre d’affaires alimentaire vous indique si la cuisine a modifié ses pratiques.

Ne vous intéressez qu’aux éléments significatifs. Dans le modèle, tout écart supérieur à 5 % ou à quelques centaines par rapport au budget doit être accompagné d’une justification. Tout le reste n’est que bruit de fond.

Voici une analyse du mois de mars pour le restaurant de l’exemple. Le budget prévoyait 66 420 de chiffre d’affaires et un bénéfice de 1 350. Le chiffre d’affaires réel s’est élevé à 63 900, le coût des denrées alimentaires à 15 890 et les frais de personnel à 27 600, ce qui a entraîné une perte de 2 462 pour le mois. Trois chiffres expliquent l’écart de 3 812. Le coût des denrées alimentaires s’est élevé à 33,9 % du chiffre d’affaires alimentaire, contre 31 % au budget, soit environ 1 350 de trop par rapport à ce qui a été vendu. Les frais de personnel ont dépassé le budget de 720, en raison des heures supplémentaires effectuées pendant que deux cuisiniers étaient en arrêt maladie, au cours d’un mois où le nombre de couverts était déjà inférieur aux prévisions. Le reste provenait de 2 520 de chiffre d’affaires qui n’ont jamais été réalisés. Le chef identifie le problème lié au coût des denrées alimentaires en une semaine : les prix d’un nouveau fournisseur ont été intégrés dans le calcul du coût des plats, mais pas dans le calcul des portions. Le planning d’avril est établi à partir des prévisions de couverts plutôt que du budget.

Les ratios que vous suivez lors de l’analyse sont les mêmes que ceux qui figurent sur un tableau de bord hebdomadaire, et notre article sur les indicateurs clés de performance (KPI) des restaurants explique lesquels surveiller entre deux analyses. Pour une vérification rapide des chiffres d’un mois donné, le calculateur de compte de résultat les présente ligne par ligne.

Ce qu’il faut rechercher dans un modèle de budget de restaurant

La plupart des modèles gratuits se présentent sous la forme d’une liste de postes de dépenses avec un total en bas de page. Voici les éléments qui rendent un modèle utilisable pour un véritable restaurant.

1. Un chiffre d’affaires calculé à partir du nombre de couverts et de la dépense par couvert

Un modèle qui commence par une cellule de chiffre d’affaires vide invite à faire des suppositions. Un modèle qui calcule le chiffre d’affaires à partir des jours d’ouverture, du nombre de couverts par jour et de la dépense par couvert vous oblige à vérifier chaque hypothèse et met clairement en évidence l’impact d’un mois plus calme.

2. Douze colonnes mensuelles

Un budget annuel divisé par douze masque la saisonnalité, or c’est généralement là que se situent les mois déficitaires. Le modèle doit présenter un chiffre différent pour chaque mois sur chaque ligne.

3. Des coûts liés au chiffre d’affaires, exprimés en pourcentages

Le coût des plats, celui des boissons et les frais de carte bancaire doivent être exprimés en pourcentage du chiffre d’affaires, de sorte que toute variation du nombre de couverts entraîne leur modification. Les coûts fixes doivent être indiqués en montants absolus. Un modèle qui traite tous ces éléments comme des montants fixes devient obsolète dès que le chiffre d’affaires évolue.

4. Le coût de revient et les ratios clés

Pourcentage du coût des denrées, pourcentage des frais de personnel, coût de revient, dépense moyenne et marge nette, par mois et sur l’année. Ce sont les chiffres dont vous parlerez à chaque réunion de bilan ; ils doivent donc s’afficher automatiquement sans que personne n’ait à les calculer.

5. Une feuille de comparaison entre le budget et les chiffres réels

Sans cela, le budget n’est qu’un simple exercice de planification, rien de plus. La feuille de comparaison doit reprendre les chiffres réels ligne par ligne, indiquer l’écart en montant et en pourcentage, et laisser de la place pour en expliquer la raison.

6. Les mêmes lignes que votre compte de résultat

Si le budget mentionne « salaires de cuisine » et que le compte de résultat de votre comptable indique « salaires et traitements », chaque réunion d’évaluation commence par un rapprochement. Renommez les lignes du modèle pour qu’elles correspondent à votre comptabilité, ou demandez à votre comptable de présenter ses données selon la structure du modèle.

7. Données saisies séparées des formules

Les cellules de saisie sont colorées et les cellules calculées ne doivent pas être modifiées. Lorsque trois personnes modifient une feuille de calcul au cours d’une année, la saisie d’un chiffre par-dessus une formule est l’erreur la plus courante, et la plus difficile à repérer.

Erreurs courantes dans les budgets de restaurant

Les mêmes erreurs reviennent dans la plupart des premiers budgets. Chacune d’entre elles donne une image plus optimiste de l’année qu’elle ne le sera en réalité.

Copier les chiffres de l’année dernière et ajouter 5 %. Le chiffre d’affaires de l’année dernière comprenait des éléments ponctuels, et les coûts augmentent rarement dans les mêmes proportions que le chiffre d’affaires. Partez plutôt du nombre de couverts et de la dépense moyenne, puis comparez avec l’année dernière à titre de vérification.

Établir le budget du coût des denrées à partir du compte de résultat. Si, l’année dernière, ce coût s’élevait à 34 % en raison du gaspillage, prévoir 34 % revient à intégrer ce gaspillage dans le budget. Partez plutôt du menu chiffré.

La main-d’œuvre en pourcentage du chiffre d’affaires. C’est un bon objectif, mais les salaires sont versés à l’heure, et non en pourcentage. Une ligne « main-d’œuvre » qui diminue automatiquement en janvier, alors que les plannings restent inchangés, correspond à une perte que le budget a masquée.

Oublier les coûts irréguliers. L’assurance annuelle, les renouvellements de licence, un nettoyage en profondeur, la facture de fin d’année du comptable, un nouveau jeu de verres. Répartissez-les sur les différents mois ou inscrivez-les au moment où ils surviennent, mais ne les omettez pas.

Absence de rémunération du propriétaire. Si le propriétaire travaille à temps plein dans l’entreprise, un salaire conforme au marché doit figurer dans les salaires de la direction. Sinon, la ligne des bénéfices inclut un salaire, et l’entreprise semble plus rentable qu’elle ne l’est réellement.

Considérer le bénéfice comme de la trésorerie. Un mois peut être bénéficiaire tout en laissant le compte à zéro, en raison d’un paiement de TVA, d’un remboursement de prêt ou d’une importante commande de stock. Le budget prévoit le bénéfice ; planifiez la trésorerie séparément, mois par mois.

Ne jamais le comparer aux chiffres réels. C’est l’erreur la plus courante de toutes. Un budget qui n’est pas revu chaque mois est une prévision que personne n’a vérifiée.

Comment adapter le budget d’un restaurant à votre établissement

La structure reste la même partout. Ce qui change, ce sont les postes qui pèsent le plus et les sources de risque.

Restaurants à service complet

La main-d’œuvre constitue le poste le plus important et le moins flexible, car une brigade de cuisine complète et une équipe en salle sont nécessaires quel que soit le nombre de couverts. Établissez le planning mensuel et surveillez de près les mois creux, comme dans l’exemple. Le nombre de couverts par place et la rotation des tables sont les moteurs de chiffre d’affaires qu’il convient de modéliser pour les restaurants à service complet.

Restaurants décontractés et bistrots

Volume plus élevé, dépense moindre et écarts plus marqués entre le déjeuner et le dîner. Répartissez le chiffre d’affaires par tranche horaire si ces deux moments se comportent différemment, car un déjeuner calme et un dîner animé donnent en moyenne un chiffre que ni l’un ni l’autre ne reflète. Ce schéma est typique des restaurants décontractés et des bistrots.

Bars et discothèques

Les ventes de boissons dominent et leur coût est plus faible, mais la sécurité, les droits d’auteur musicaux et le personnel de nuit constituent des postes de dépenses que l’on ne retrouve pas dans un restaurant. Établissez votre budget par soirée d’activité plutôt que par jour, et traitez les événements comme une ligne de chiffre d’affaires distincte. La partie consacrée aux établissements de nuit se trouve sur notre page dédiée à la caisse pour bars.

Plats à emporter et livraisons

Les commissions des plateformes doivent être comptabilisées dans le coût des ventes ou dans une ligne distincte, et elles modifient la marge sur chaque commande. Établissez votre budget des ventes par canal, car une commande livrée avec une commission de 25 % et une commande à emporter constituent des activités différentes. Découvrez comment les différents canaux s’articulent dans une caisse pour la vente à emporter.

Camions-restaurants et cuisines virtuelles

Pour les food trucks, établissez votre budget en fonction des événements et des frais d’installation, auxquels s’ajoutent les coûts de carburant et de générateur, que les restaurants ne supportent pas. Les cuisines virtuelles gérant plusieurs marques doivent disposer d’une ligne de chiffre d’affaires par marque et d’une base de coûts partagés. Ces deux aspects sont abordés sur notre page consacrée aux food trucks et aux cuisines virtuelles.

Hôtels et complexes touristiques

Chaque établissement dispose de son propre budget, regroupé en un seul pour l’hôtel, avec le service en chambre, les banquets et les repas du personnel sur des lignes distinctes. Les prévisions de taux d’occupation des chambres déterminent le nombre de couverts, de sorte que le budget de la restauration découle du budget de l’hôtel. C’est une pratique courante dans la restauration hôtelière.

Dans quels cas Tableview est utile, et dans quels cas il ne l’est pas

Tableview n’établit pas votre budget. C’est le modèle présenté sur cette page qui s’en charge, ou l’outil de planification de votre comptable. Ce que Tableview vous apporte, c’est l’autre volet de la comparaison : les chiffres réels, jour après jour, sans que personne n’ait à les saisir manuellement.

Chaque vente enregistrée en caisse est automatiquement comptabilisée dans le grand livre, les paiements par carte étant rapprochés par mode de paiement, et le module comptable suit en temps réel les marges et les ratios de coûts, avec des tendances d’une semaine sur l’autre. Les dépenses sont classées automatiquement, les reçus peuvent être numérisés, et les coûts récurrents tels que le loyer et les logiciels sont gérés selon des modèles prédéfinis. Les rapports de compte de résultat, de bilan et de flux de trésorerie sont disponibles sous forme de synthèses quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, consolidées entre les différents sites, avec une exportation prête à l’emploi pour votre comptable. Les factures des fournisseurs sont rapprochées des bons de commande, ce qui permet d’imputer le coût des denrées alimentaires au bon mois, tandis que la gestion des stocks calcule le coût des denrées par plat à partir des recettes. Dans la restauration décontractée, les plannings sont établis à partir de l’historique des ventes, et le coût de la main-d’œuvre est projeté en fonction des prévisions de chiffre d’affaires par tranche horaire.

An Na, propriétaire de l’A&D Holiday Inn à Li Jiang, en Chine, a décrit le problème sur notre page d’avis clients : « Nous avons subi des pertes importantes au cours des années précédentes car nous tenions nos registres de ventes dans des fichiers Excel. Après être passés à Tableview, nous avons constaté une augmentation de 32 % de notre chiffre d’affaires, probablement grâce à la suppression de ces fuites financières. » Un tableur est un bon outil pour établir un budget. Il ne convient toutefois pas pour la gestion des chiffres réels.

Dans les cas suivants, une autre solution est préférable :

• Si vous souhaitez disposer de budgets, de prévisions glissantes et de scénarios dans un seul outil de planification, un logiciel dédié à la planification financière ou celui de votre comptable vous offrira davantage de fonctionnalités qu’un tableur, et plus encore que Tableview.
• Si votre expert-comptable établit déjà des comptes de gestion mensuels selon les postes de votre budget, conservez ce processus et utilisez le modèle uniquement pour la planification.
• Un groupe comptant des dizaines de sites et disposant d’une équipe financière a besoin d’une budgétisation consolidée adaptée à cette envergure.

À lire ensuite : un plan comptable de restaurant pour les postes communs à votre budget et à votre comptabilité, la gestion de la trésorerie d’un restaurant pour planifier les flux de trésorerie sous-jacents au bénéfice, et les marges bénéficiaires d’un restaurant pour savoir à quoi doit ressembler le résultat net.