Budget ristorante: modello Excel gratuito

Un ristorante può realizzare un buon profitto nell’arco di dodici mesi e comunque andare in perdita in due di essi. L’esempio da 70 coperti nel modello qui sotto registra un utile di 86.592 al lordo delle imposte in un anno, ma subisce una perdita di 6.806 a gennaio e di 7.026 a febbraio. Il budget di un ristorante è il documento che ti mostra come andranno quei due mesi già a ottobre, quando c’è ancora tempo per cambiare i turni, pianificare la liquidità e decidere se chiudere il lunedì. È la parte previsionale della contabilità di un ristorante: i libri contabili registrano ciò che è successo, il budget dice cosa dovrebbe succedere.

La maggior parte dei ristoratori indipendenti non ne ha uno. I numeri di cui avrebbero bisogno ci sono già: i coperti e la spesa media sono nel POS del ristorante, gli stipendi nel libro paga, l’affitto e le utenze negli estratti conto bancari. Quello che manca è l’ora che ci vuole per metterli su un unico foglio, mese per mese, e l’abitudine di confrontare quel foglio con quello che è successo davvero.

La nostra opinione: un budget semplice che confronti ogni mese con i risultati effettivi vale molto di più di uno dettagliato che finisce in un cassetto a febbraio. Dodici colonne, una trentina di righe e una revisione mensile che richiede meno di un’ora. Puoi partire dal nostro: il modello è scaricabile gratuitamente, già compilato con un esempio pratico che puoi sostituire con le tue cifre.

Cos’è il budget di un ristorante?

Un budget per un ristorante è un piano mensile delle vendite, dei costi e dei profitti che un ristorante prevede per l’anno successivo, utilizzato per fissare obiettivi e individuare tempestivamente eventuali problemi.

• Coperti e spesa media
• Costo di cibo e bevande
• Stipendi e contributi previdenziali
• Affitto e spese di gestione
• Utile mensile

Si affianca al conto economico, così puoi confrontare riga per riga i risultati effettivi di ogni mese con quelli previsti.

Il budget di un ristorante di solito si trova in uno di questi tre posti:

• Un foglio di calcolo, come il modello gratuito che trovi in questa pagina
• La funzione di budgeting di un software di contabilità generale
• Uno strumento di pianificazione alimentato dai dati di vendita del POS

In breve: il budget di un ristorante trasforma l’anno prossimo in dodici obiettivi mensili che puoi confrontare con la realtà.

Budget del ristorante, previsioni e conto economico

Questi tre documenti vengono spesso confusi, ma ognuno risponde a una domanda diversa. La maggior parte dei ristoranti ha bisogno di tutti e tre, e sono tutti basati sugli stessi numeri.

Budget

Il piano per l’anno, stabilito prima che inizi e che per lo più rimane invariato. Indica cosa intendi vendere e spendere, mese per mese, e diventa il punto di riferimento per ogni mese successivo.

Previsione

La tua migliore stima attuale, aggiornata man mano che l’anno va avanti. Una previsione settimanale guida i turni di lavoro e gli ordini, e il nostro articolo sulle previsioni di vendita per i ristoranti spiega come crearne una. Quando la previsione e il budget iniziano a divergere, quel divario è un segnale di allarme precoce.

Conto economico

Il resoconto di ciò che è realmente accaduto, redatto alla chiusura di ogni mese. Il conto economico del ristorante utilizza le stesse voci del budget, ed è proprio questo che rende possibile il confronto mensile.

Distinzione fondamentale:

• Il budget è il piano e cambia raramente. La previsione è l’aspettativa e cambia ogni settimana. Il conto economico è il risultato e non cambia mai.
• Un budget operativo copre l’anno in corso. Il budget iniziale per un nuovo locale, comprensivo di lavori di allestimento e attrezzature, rientra nei costi di avvio del ristorante.

Cosa va inserito nel budget di un ristorante

Le voci seguono il conto economico, dall’alto verso il basso. Le percentuali riportate di seguito sono punti di partenza comuni per un ristorante indipendente con servizio completo, non regole fisse: una caffetteria ha un costo delle materie prime inferiore, un cocktail bar un costo del personale inferiore e un affitto in centro città può raddoppiare i costi del locale.

Il costo primario (prime cost) è la voce da tenere d’occhio per prima, perché le spese per le materie prime e la manodopera sono, insieme, i costi più consistenti che un ristorante deve gestire settimana dopo settimana. Il ragionamento e gli obiettivi li trovi nel nostro articolo sul costo primario nei ristoranti.

Ci sono due voci che si tendono a dimenticare facilmente. Le commissioni sulle carte di credito aumentano con il fatturato, quindi vanno inserite nel budget come percentuale, non come importo fisso. L’ammortamento e gli interessi sul prestito non incidono sull’incasso di una serata specifica, ma sono costi reali delle attrezzature e del prestito con cui sono state pagate, e tralasciarli fa sembrare la voce degli utili migliore di quanto non sia in realtà.

Il modello gratuito per il budget del ristorante

Il file da scaricare è un file Excel funzionante, non un’immagine. Ogni totale, percentuale e rapporto è una formula, quindi modificando un numero si aggiorna l’intero anno. Contiene quattro fogli:

• Ipotesi: giorni di apertura, coperti al giorno e spesa media per coperto, mese per mese, oltre al costo delle materie prime, al costo delle bevande, alle imposte sui salari e alle commissioni sulle carte di credito.
• Budget preventivo: dodici mesi di vendite, costo del venduto, manodopera, costi operativi, costi del locale e utile, con una colonna annuale, una quota delle vendite per ogni voce e i principali indici in fondo alla pagina.
• Budget vs dati effettivi: scegli un mese, inserisci i dati effettivi dal tuo conto economico e visualizza la variazione in importo e in percentuale per ogni voce.
• Come si usa: i passaggi qui sotto, in breve.

Le celle gialle sono da compilare; tutto il resto viene calcolato automaticamente. Il PDF stampa l’esempio compilato su una pagina in formato orizzontale e un foglio vuoto per la revisione mensile su una seconda pagina. Ecco l’anno del ristorante di esempio, tratto dal foglio “Budget”:

L’esempio riguarda un ristorante da 70 coperti con bar, aperto sei giorni alla settimana, con una spesa media per coperto compresa tra 30 e 35 a seconda della stagione. Le cifre sono indicative e non si riferiscono a nessuna valuta: sostituiscile con le tue e il modello funzionerà allo stesso modo in euro, sterline o dollari.

Come preparare il budget di un ristorante

L’ordine è più importante dei dettagli. Calcola prima il fatturato in base ai coperti, poi i costi legati alle vendite e infine quelli che non lo sono.

1. Parti dai coperti, non dal fatturato

Prendi il numero di coperti mensili dell’anno scorso dai tuoi report del POS e aggiorna i dati in base a ciò che già sai: una nuova terrazza, lavori stradali, l’apertura di un concorrente all’angolo. Moltiplica i coperti giornalieri per i giorni in cui sarai aperto ogni mese. Partire da un obiettivo di fatturato arrotondato, tipo “un milione quest’anno”, ti dà solo un numero senza alcun fondamento.

2. Calcola la spesa media

Suddividila in cibo e bevande per coperto, perché i due hanno costi diversi. Usa i dati dell’anno scorso e aggiungi eventuali aumenti di prezzo che hai deciso, a partire dal mese in cui entrano in vigore. Nell’esempio, la spesa per il cibo passa da 22 a 23 a coperto a settembre dopo un cambio di menu, mentre a dicembre i costi sono più alti sia per il cibo che per le bevande. Se i prezzi non cambiano da un po’, il nostro articolo sulla strategia di prezzo del menu spiega come aumentarli.

3. Stabilisci il costo del venduto come percentuale del fatturato

I costi di cibo e bevande seguono il fatturato, quindi pianificali come percentuale di ciascuno. Prendi il tasso dal calcolo dei costi del menu, non dal conto economico dell’anno scorso, altrimenti un anno di sprechi e porzioni eccessive diventerà il tuo obiettivo. La formula e i fattori che la influenzano sono spiegati nel nostro articolo sulla percentuale del costo del cibo.

4. Calcola il costo del personale in base ai turni

Il costo del personale non segue automaticamente il fatturato, ed è proprio per questo che un budget è utile. Calcola il costo dei turni che prevedi di organizzare ogni mese: cucina, sala e direzione, poi aggiungi le imposte sui salari e i contributi come percentuale delle retribuzioni. Il calcolatore del costo del personale ti aiuta a verificare i dati una settimana prima di applicarli a tutti i dodici mesi.

5. Elenca i costi fissi da contratti e bollette

Affitto, assicurazioni, software, contabilità e rate dei prestiti sono nei contratti; utenze, riparazioni e pulizie si trovano negli estratti conto dell’anno scorso. Inseriscili mese per mese se variano, come il riscaldamento in inverno, e a quota fissa se non variano. Aggiungi l’ammortamento per le attrezzature e gli allestimenti, e gli interessi su eventuali prestiti.

6. Controlla gli indici, poi i mesi in perdita

Guarda prima l’anno nel suo complesso: costo primario, manodopera in percentuale sul fatturato, margine netto. Poi esamina le dodici colonne alla ricerca dei mesi in cui si registrano perdite, perché il totale annuale li nasconde.

Ecco cosa emerge dal sesto passo nell’esempio. Nel corso dell’anno il ristorante trasforma 904.115 di fatturato in 86.592 di utile ante imposte, con un margine netto del 9,6%, un costo primario del 65,6% e una quota manodopera del 36,8%. Sono cifre annuali positive. Le colonne mensili raccontano però una storia diversa:

A gennaio ci sono il 35% di coperti in meno rispetto a luglio, ma i turni in cucina sono gli stessi, quindi il costo del personale sale a quasi la metà del fatturato. La maggior parte del resto della perdita di gennaio è fissa: affitto, stipendi dei dirigenti, assicurazioni e ammortamenti costano lo stesso sia in un mese tranquillo che in uno di punta. Ci sono tre soluzioni realistiche. Tagliare un turno part-time in sala a gennaio e febbraio, circa 1.440 al mese con i contributi, il che porta la perdita di gennaio a 5.366. Chiudere il lunedì nei due mesi più tranquilli, se i coperti del lunedì non bastano a coprire il costo del personale e dell’energia. E pianifica la liquidità: l’utile di dicembre di 23.448 copre entrambe le perdite con circa 9.600 di avanzo, a patto che sia ancora in banca a gennaio.

È proprio quest’ultimo punto a spiegare perché un budget vale più del suo totale annuale. La domanda non è se l’anno sia redditizio. È quali mesi non lo siano, e cosa farai al riguardo prima che arrivino. Per capire di quanto possono calare le vendite prima che un mese smetta di coprire i costi, inserisci i tuoi dati nel calcolatore del punto di pareggio.

Fissare obiettivi che il tuo team possa raggiungere

Un budget diventa uno strumento di gestione solo quando ogni voce ha un responsabile e un obiettivo in cui crede. Gli obiettivi in cui nessuno crede vengono ignorati già a marzo.

Assegna ogni voce a una persona. Lo chef è responsabile del costo delle materie prime e degli stipendi della cucina, il responsabile del bar del costo delle bevande, il direttore generale del personale di sala e dei costi operativi. Il proprietario si occupa dell’affitto, del mutuo e della voce relativa agli utili.

Fissa percentuali che il menu possa sostenere. Un obiettivo di costo delle materie prime del 28% su un menu con un costo del 32% è solo un pio desiderio. O ricalcoli il costo del menu, modifichi le porzioni o i prezzi, oppure inserisci nel budget il tasso reale.

Metti in conto le ore, non solo i soldi. I responsabili di cucina e di sala ragionano per turni. Trasformare il budget mensile del personale in ore settimanali, suddivise per giorno, offre loro un punto di riferimento per pianificare, e il metodo è spiegato nel nostro articolo sulla programmazione dei turni del personale.

Tieni da parte un fondo di emergenza. Le riparazioni arrivano a ondate: un compressore del frigo, una pompa della lavastoviglie, una perdita sopra il bancone. Un importo mensile fisso per le riparazioni, anche nei mesi in cui non si rompe nulla, impedisce che una settimana storta rovini un intero trimestre.

Concordalo una volta per tutte, poi lascialo stare. Il budget è il metro di misura. Se lo riscrivi ogni volta che qualcosa va storto, non c’è più modo di confrontare nulla con esso. Le modifiche vanno inserite nelle previsioni; il budget cambia solo quando succede qualcosa di permanente, come un nuovo contratto d’affitto o una seconda sede.

Il confronto tra il budget mensile e i dati effettivi

Il budget dimostra la sua utilità una volta al mese, in una breve riunione dopo la chiusura dei conti. Metti il conto economico effettivo accanto al budget e esamina riga per riga.

Chiudi il mese in fretta. Una revisione nella seconda settimana del mese successivo può ancora influire sul mese dopo. Una revisione nella sesta settimana è ormai storia passata. Le vendite e i pagamenti con carta dovrebbero arrivare direttamente dal POS, e le fatture dei fornitori devono essere in ordine prima della chiusura del mese, altrimenti il costo delle materie prime sembrerà basso un mese e alto quello successivo.

Guarda insieme le percentuali e i valori in denaro. Il costo delle materie prime può superare il budget in termini di importo semplicemente perché le vendite sono state più alte. Il costo delle materie prime come percentuale delle vendite di cibo ti dice se in cucina hanno fatto qualcosa di diverso.

Analizza solo ciò che è rilevante. Nel modello, per qualsiasi voce che superi il 5% o che si discosti di qualche centinaio dal budget, va annotata una motivazione accanto. Tutto il resto è rumore di fondo.

Ecco una revisione di marzo per il ristorante dell’esempio. Il budget prevedeva 66.420 di vendite e un profitto di 1.350. Le vendite effettive sono state di 63.900, il costo delle materie prime di 15.890 e il costo del personale di 27.600, con una perdita mensile di 2.462. Tre cifre spiegano il divario di 3.812. Il costo delle materie prime è stato del 33,9% delle vendite di cibo contro un budget del 31%, circa 1.350 in più rispetto a quanto venduto. Il costo del personale ha superato il budget di 720, a causa degli straordinari mentre due cuochi erano in malattia, in un mese in cui il numero di coperti era già inferiore al previsto. Il resto deriva da 2.520 di vendite che non si sono mai concretizzate. Lo chef individua il problema del costo delle materie prime nel giro di una settimana: i prezzi di un nuovo fornitore sono stati inseriti nel calcolo dei costi del menu ma non nelle porzioni. I turni di aprile sono organizzati in base alle previsioni sui coperti piuttosto che al budget.

Gli indicatori che monitori durante la revisione sono gli stessi che dovrebbero figurare in un dashboard settimanale, e il nostro articolo sui KPI dei ristoranti spiega quali tenere d’occhio tra una revisione e l’altra. Per un rapido controllo dei dati di un singolo mese, il calcolatore di conto economico li presenta riga per riga.

Cosa cercare in un modello di budget per ristoranti

La maggior parte dei modelli gratuiti è un semplice elenco di voci di spesa con un totale in fondo. Ecco cosa rende un modello utilizzabile per un vero ristorante.

1. Fatturato basato sul numero di coperti e sulla spesa

Un modello che parte con una cella vuota per le vendite ti costringe a tirare a indovinare. Uno che calcola le vendite in base ai giorni di apertura, ai coperti al giorno e alla spesa per coperto ti fa verificare ogni ipotesi e rende chiaro l’impatto di un mese più tranquillo.

2. Dodici colonne mensili

Un budget annuale diviso per dodici nasconde la stagionalità, e di solito è proprio nella stagionalità che si concentrano i mesi in perdita. Il modello dovrebbe riportare una cifra diversa per ogni mese su ogni riga.

3. Costi che seguono le vendite in percentuale

Il costo del cibo, delle bevande e le commissioni sulle carte di credito dovrebbero essere percentuali delle vendite, così quando cambiano i coperti cambiano anche questi. I costi fissi dovrebbero essere importi fissi. Un modello che tratta tutto come un importo fisso non funziona più non appena le vendite cambiano.

4. Costo primario e indici chiave

Percentuale del costo delle materie prime, percentuale del costo del personale, costo primario, spesa media e margine netto, mensili e annuali. Questi sono i numeri di cui parlerai in ogni riunione di analisi, quindi dovrebbero calcolarsi automaticamente senza che nessuno debba inserirli manualmente.

5. Un foglio di confronto tra budget e dati effettivi

Senza questo, il budget è solo un esercizio di pianificazione e nient’altro. Il foglio di confronto dovrebbe riportare i dati effettivi riga per riga, mostrare la variazione in importo e in percentuale e lasciare spazio per la motivazione.

6. Le stesse voci del tuo conto economico

Se il budget riporta “stipendi cucina” e il conto economico del commercialista riporta “stipendi e salari”, ogni revisione inizia con una riconciliazione. Rinomina le voci del modello in modo che corrispondano alla tua contabilità, oppure chiedi al tuo commercialista di riportare i dati secondo le voci del modello.

7. Dati inseriti separati dalle formule

Le celle con i dati inseriti sono colorate, mentre quelle calcolate non vanno toccate. Quando tre persone modificano un foglio di calcolo nel corso di un anno, un numero digitato sopra una formula è l’errore più comune e il più difficile da individuare.

Errori comuni nel budget dei ristoranti

Gli stessi pochi errori si ritrovano nella maggior parte dei primi budget. Ognuno di essi fa sembrare l’anno migliore di quanto non sarà in realtà.

Copiare i dati dell’anno scorso e aggiungere il 5%. Le vendite dell’anno scorso includevano entrate straordinarie, e i costi raramente aumentano della stessa percentuale delle vendite. Parti invece dal numero di coperti e dalla spesa media, poi confronta con l’anno scorso per verificare.

Calcolare il costo delle materie prime dal conto economico. Se l’anno scorso era al 34% a causa degli sprechi, preventivare il 34% significa integrare gli sprechi nel piano. Parti dal menu con i costi già calcolati.

La manodopera come percentuale delle vendite. È un buon obiettivo, ma gli stipendi si pagano a ore, non in percentuale. Una voce di manodopera che scende automaticamente a gennaio, mentre i turni restano gli stessi, è una perdita che il budget ha nascosto.

Dimenticare i costi non ricorrenti. Assicurazione annuale, rinnovi delle licenze, pulizie approfondite, la parcella di fine anno del commercialista, un nuovo set di bicchieri. Distribuisci questi costi nei vari mesi o inseriscili nel mese in cui si verificano, ma non tralasciarli.

Nessuna retribuzione per il titolare. Se il titolare lavora a tempo pieno nell’attività, uno stipendio in linea con il mercato va inserito nel costo del personale di direzione. Altrimenti, la voce “utili” include uno stipendio e l’attività sembra più redditizia di quanto non sia in realtà.

Considerare l’utile come liquidità. Un mese può essere redditizio eppure lasciare il conto a zero, a causa di un versamento IVA, del rimborso di un prestito o di un grosso ordine di merce. Il budget prevede l’utile; pianifica la liquidità a parte, mese per mese.

Non confrontarlo mai con i dati effettivi. L’errore più comune di tutti. Un budget che non viene rivisto mensilmente è una previsione che nessuno ha controllato.

Come adattare il budget di un ristorante al tuo locale

La struttura rimane la stessa ovunque. Ciò che cambia è quali voci hanno più peso e dove si concentra il rischio.

Ristoranti con servizio completo

Il personale è la voce più consistente e la meno flessibile, perché servono una brigata di cucina al completo e una squadra in sala indipendentemente dal numero di coperti. Pianifica i turni mensilmente e tieni d’occhio i mesi più tranquilli, come nell’esempio. I coperti per posto a sedere e il numero di giri dei tavoli sono i fattori chiave per le vendite che vale la pena modellare nei ristoranti con servizio completo.

Ristoranti informali e bistrot

Volumi più alti, spesa inferiore e maggiore variazione tra pranzo e cena. Suddividi le vendite per fascia oraria se i due momenti della giornata si comportano in modo diverso, perché un pranzo tranquillo e una cena affollata si compensano a vicenda, dando un risultato medio che non rispecchia la realtà di nessuno dei due servizi. Questo schema è tipico dei ristoranti informali e dei bistrot.

Bar e discoteche

Le vendite di bevande sono predominanti e il costo delle bevande è più basso, ma la sicurezza, le licenze musicali e il personale notturno aggiungono voci di spesa che un ristorante non ha. Prepara il budget per serata di attività piuttosto che per giorno, e considera gli eventi come una voce di vendita a sé stante. La sezione dedicata ai locali si trova sulla nostra pagina dedicata al POS per bar.

Asporto e consegna a domicilio

Le commissioni delle piattaforme vanno inserite nel costo del venduto o come voce a sé stante, e modificano il margine su ogni ordine. Prevedi le vendite per canale, perché un ordine con consegna a domicilio con una commissione del 25% e un ordine da ritirare sono attività diverse. Scopri come i canali si integrano in un sistema POS per asporto.

Food truck e cloud kitchen

Per i food truck, fai il budget in base all’evento e alla quota di partecipazione, considerando anche i costi di carburante e generatore che un ristorante non ha. Le cloud kitchen che gestiscono diversi marchi hanno bisogno di una voce di vendita per ogni marchio e di una base di costi condivisa. Entrambi gli argomenti sono trattati nella nostra pagina dedicata ai food truck e cloud kitchen.

Hotel e resort

Ogni punto di ristoro ha il proprio budget, che viene poi raggruppato in un unico budget per l’hotel, con il servizio in camera, i banchetti e i pasti del personale su linee separate. Le previsioni di occupazione delle camere determinano i coperti, quindi il budget F&B parte da quello dell’hotel. È la prassi nel settore F&B alberghiero.

Dove Tableview è utile e dove non lo è

Tableview non crea il tuo budget. A farlo è il modello in questa pagina, oppure lo strumento di pianificazione del tuo commercialista. Quello che Tableview offre è l’altra metà del confronto: i numeri reali, ogni giorno, senza che nessuno debba inserirli manualmente.

Ogni vendita dal POS viene registrata automaticamente nel libro mastro, con i pagamenti con carta riconciliati per metodo, e il modulo contabile tiene traccia dei margini e dei rapporti di costo in tempo reale, con andamenti settimana su settimana. Le spese vengono classificate automaticamente, le ricevute possono essere scansionate e i costi ricorrenti come l’affitto e il software seguono i modelli predefiniti. I report di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa sono disponibili come riepiloghi giornalieri, settimanali e mensili, consolidati tra le varie sedi, con un’esportazione pronta per la dichiarazione dei redditi per il tuo commercialista. Le fatture dei fornitori vengono abbinate agli ordini di acquisto, così il costo delle materie prime viene contabilizzato nel mese corretto, e la gestione delle scorte calcola il costo delle materie prime per piatto in base alle ricette. Nei ristoranti informali, i turni di lavoro vengono pianificati in base alle vendite storiche e il costo del personale viene stimato in relazione alle entrate previste per fascia oraria.

An Na, proprietario dell’A&D Holiday Inn a Li Jiang, in Cina, ha descritto il problema sulla nostra pagina delle recensioni dei clienti: «Negli anni precedenti abbiamo subito perdite ingenti perché tenevamo i registri delle vendite in file Excel. Dopo essere passati a Tableview, abbiamo registrato un aumento del 32% dei ricavi, probabilmente grazie all’eliminazione di quelle perdite finanziarie». Un foglio di calcolo va bene per il budget. Ma non va bene per i dati effettivi.

Ecco quando è meglio scegliere qualcos’altro:

• Se vuoi budget, previsioni rolling e scenari in un unico strumento di pianificazione, un prodotto dedicato alla pianificazione finanziaria o il software del tuo commercialista ti offriranno molto di più di un foglio di calcolo e di Tableview.
• Se il tuo commercialista produce già rendiconti mensili seguendo le voci del tuo budget, mantieni quel processo e usa il modello solo per il piano.
• Un gruppo con decine di sedi e un team finanziario ha bisogno di una gestione consolidata del budget, pensata per quelle dimensioni.

Leggi anche: il piano dei conti di un ristorante per le voci comuni tra budget e contabilità, la gestione del flusso di cassa del ristorante per pianificare il denaro che sta dietro all’utile, e i margini di profitto del ristorante per capire come dovrebbe essere il risultato finale.