Costi di gestione ristorante: fissi e variabili

Se chiedi a un proprietario dove finiscono i soldi, di solito ti risponderà: “Cibo e stipendi”. È vero, ma questa è solo due terzi della risposta. L’altro terzo è costituito da venti o più piccole spese (energia, commissioni sulle carte di credito, affitto, la ditta della biancheria, il commercialista, l’abbonamento al POS), e questi sono i costi di gestione del ristorante a cui nessuno presta attenzione finché un mese fiacco non li trasforma in una perdita. La contabilità del tuo ristorante li tiene già tutti in conto. Il trucco sta nel vederli come un unico elenco, ordinati in base a come si comportano quando cambiano le vendite.

Quel comportamento conta più del totale. Il costo delle materie prime scende quando cala il numero di coperti. L’affitto no. Gli stipendi orari scendono solo se qualcuno cambia i turni, e l’energia non si muove quasi per niente. Il costo delle materie prime è il più facile da monitorare giorno per giorno, perché la gestione delle scorte del ristorante può detrarre gli ingredienti man mano che ogni piatto viene venduto. Le voci fisse, invece, seguono un andamento mensile.

Di seguito trovi l’elenco completo con le percentuali tipiche sul fatturato, mese per mese in un bistrot da 60 coperti, voce per voce: cosa comporta un calo del 10% delle vendite sui suoi profitti e dove è realisticamente possibile tagliare ogni voce di costo. Il bistrot guadagna 5.968 in un mese normale. Con il 10% di vendite in meno e senza altri cambiamenti, guadagna 1.146.

Cosa sono i costi di gestione di un ristorante?

I costi di gestione di un ristorante sono tutte le spese ricorrenti legate alla gestione del locale una volta aperto, dagli ingredienti e dagli stipendi all’affitto, alle bollette e alle commissioni sulle carte di credito.

• Costo di cibo e bevande
• Stipendi e contributi previdenziali
• Affitto e costi del locale
• Energia, riparazioni e forniture
• Commissioni, software e marketing

Sono le voci di costo del conto economico mensile, tra il fatturato in alto e l’utile in basso.

I costi di gestione di un ristorante vengono solitamente registrati in uno di questi:

• Software di contabilità alimentato dalle fatture della banca e dei fornitori
• Un POS per ristoranti con report integrati su costi e margini
• Un foglio di calcolo mensile tenuto dal proprietario o dal commercialista

In breve: i costi di gestione di un ristorante sono tutto ciò che paghi, mese dopo mese, per tenere aperto il locale e far funzionare la cucina.

Costi di gestione vs spese operative vs spese generali

Commercialisti, finanziatori e altri operatori usano questi termini in modo approssimativo, e lo stesso numero può assumere significati diversi a seconda del contesto. Mettiti d’accordo su quale intendi prima di confrontare i tuoi dati con quelli di qualcun altro.

Costi di gestione

Ogni costo ricorrente legato alla gestione del ristorante, inclusi cibo, bevande e manodopera. In questo contesto, i costi di gestione più il profitto equivalgono al fatturato.

Spese operative

In molti conti economici dei ristoranti, i costi al di sotto del costo primario: commissioni sulle carte di credito, marketing, riparazioni, utenze, forniture e software, a volte chiamati spese controllabili. Cibo e manodopera si trovano al di sopra di questi, mentre l’affitto spesso è inserito in una sezione a sé stante dedicata alle costi del locale.

Spese generali

I costi che non dipendono dal volume d’affari: affitto, assicurazioni, stipendi, software, commercialista. Le spese generali sono ciò che il ristorante spende in una serata in cui non c’è nemmeno un cliente.

Costi di avvio

I soldi spesi una volta sola, prima dell’apertura: l’allestimento, le attrezzature da cucina, i depositi cauzionali e gli stipendi pre-apertura. Questi rientrano nel budget di avvio, di cui parliamo nel nostro articolo sui costi di avvio di un ristorante, e tornano a far parte dei costi di gestione solo sotto forma di ammortamento e interessi sui prestiti.

Distinzione fondamentale:

• I costi di gestione includono cibo e manodopera; nella maggior parte dei conti economici, le spese operative no. Una cifra del “12% di spese operative” e una del “92% di costi di gestione” possono riferirsi allo stesso mese.
• Le spese generali sono un concetto, non una voce del conto economico: sono quella parte dei costi che rimane fissa anche quando le vendite variano.

L’elenco completo dei costi di gestione di un ristorante

Ecco l’elenco delle spese operative dei ristoranti su cui si basano la maggior parte dei locali indipendenti, raggruppate come nel conto economico. Queste percentuali sono punti di partenza comuni per un ristorante con servizio completo e bar, non regole fisse. Una caffetteria ha un costo delle materie prime più basso, un cocktail bar un costo del lavoro più basso, e un affitto in centro città può raddoppiare la voce dei costi del locale.

Le prime due voci insieme costituiscono il costo primario, la coppia da tenere d’occhio per prima, e gli obiettivi sono indicati nel nostro articolo sul costo primario dei ristoranti. Il resto dell’elenco merita più attenzione di quanta ne riceva, perché è lì che i costi tendono a lievitare senza che nessuno lo decida.

Costo del venduto

Tutto quello che compri per vendere: ingredienti, bevande, scatole e bicchieri che vengono consegnati con un ordine da asporto. Misuralo rispetto alle vendite che ha generato, il costo del cibo rispetto alle vendite di cibo e il costo delle bevande rispetto alle vendite di bevande, perché i due hanno andamenti molto diversi. Il metodo lo trovi nel nostro articolo sulla percentuale del costo del cibo.

Manodopera

Gli stipendi lordi sono solo una parte. Qui rientrano anche i contributi previdenziali, i contributi pensionistici, le ferie pagate, le indennità di malattia, i pasti del personale e le ore di formazione, che insieme aggiungono solitamente dal 10 al 20 per cento al costo salariale. Se li tralasci, il costo del personale sembrerà di diversi punti inferiore a quanto è in realtà. Il nostro articolo sul costo del lavoro nei ristoranti spiega la formula e i fattori che lo influenzano.

Costi del locale

L’affitto, più tutto ciò che riguarda l’immobile: le spese condominiali in un centro commerciale, l’imposta sugli immobili o le tasse commerciali, l’assicurazione sull’immobile e sui beni all’interno. È l’unica voce che non puoi modificare di mese in mese, ed è per questo che viene stabilita al momento della firma del contratto di locazione.

Energia e acqua

Le cucine consumano tantissima energia: forni, friggitrici, sistemi di aspirazione, lavastoviglie, refrigerazione in funzione tutta la notte. L’energia è diventata una delle voci in più rapida crescita in molti mercati ed è semi-variabile: un martedì tranquillo consuma meno gas di un sabato affollato, ma la cella frigorifera costa lo stesso in entrambi i casi.

Commissioni di pagamento e di canale

Elaborazione delle carte di credito, commissioni delle piattaforme di consegna, costi di prenotazione online e piattaforme di carte regalo. Piccole percentuali su ogni vendita, che si sommano fino a diventare una voce grande quanto la bolletta dell’energia. Sono variabili ed è facile non accorgersene perché vengono detratte dal denaro prima che arrivi in banca.

Spese di funzionamento

Riparazioni e manutenzione, prodotti chimici per la pulizia e contratti, noleggio della biancheria, raccolta dei rifiuti, disinfestazione, piccola attrezzatura (bicchieri, piatti e pentole che si rompono o spariscono) e carta e rotoli per la cassa. Ognuna di queste voci è piccola. Insieme, però, spesso superano il budget per il marketing.

Amministrazione e marketing

Gli abbonamenti al POS e ad altri software, il commercialista e l’agenzia paghe, le commissioni bancarie, le licenze e i diritti musicali, e tutto quello che spendi per attirare i clienti. Per lo più sono costi fissi e legati a contratti, il che li rende le voci più facili da controllare una volta all’anno e le più facili da dimenticare il resto del tempo.

Costi fissi, variabili e semi-variabili del ristorante

Ordinare l’elenco in base al comportamento, anziché per sezione del conto economico, ti fa capire cosa succede all’utile quando cambiano le vendite. I costi fissi e variabili del ristorante si dividono in tre categorie:

I salari orari sono la voce che fa la differenza nella maggior parte dei mesi. Sulla carta sono variabili, perché puoi programmare meno turni. In realtà si comportano come un costo fisso finché un responsabile non cambia i turni, e la maggior parte dei turni viene stabilita per abitudine, con due settimane di anticipo, prima ancora che si sappia quanti clienti ci saranno.

Questa suddivisione ti permette anche di calcolare il punto di pareggio: il fatturato a cui il ristorante copre tutti i costi senza realizzare alcun profitto. Dividi i costi fissi e semivariabili per la quota di ogni vendita che rimane dopo aver sottratto i costi variabili. Puoi inserire i tuoi dati nel calcolatore del punto di pareggio.

Come calcolare i costi di gestione del tuo ristorante

Un calcolo iniziale richiede un pomeriggio. Se poi lo fai mensilmente, ci vuole meno di un’ora, perché le voci non cambiano.

1. Prendi un mese intero, non una settimana

Usa un mese chiuso dai libri contabili, con tutte le fatture dei fornitori già registrate. Una settimana tralascia le spese mensili (affitto, software, commercialista) e fa sembrare i costi più bassi di quanto non siano in realtà. Se la tua attività è stagionale, considera un mese di punta e uno di calma.

2. Metti tutti i costi in un unico elenco

Esamina l’estratto conto bancario, quello della carta di credito e le fatture dei fornitori, e dedica una riga a ogni pagamento. Aggiungi i costi che non compaiono come pagamenti mensili: un premio assicurativo annuale diviso per dodici, le imposte sui salari da versare il mese prossimo, l’ammortamento delle attrezzature.

3. Esprimi ogni voce come percentuale del fatturato

Dividi ogni costo per il fatturato netto del mese, al netto degli sconti e al lordo dell’IVA. Le percentuali sono ciò che puoi confrontare di mese in mese e con altri ristoranti; gli importi no, perché il fatturato varia.

4. Indica se ogni voce è fissa, variabile o semi-variabile

Usa la tabella qui sopra come punto di partenza, poi adattala in base ai tuoi contratti. Un locale con molte consegne a domicilio ha più costi variabili; un locale con una brigata di cuochi stipendiati, ne ha meno.

5. Confronta i dati con gli intervalli standard e con quelli del mese scorso

Una voce che si discosta nettamente dall’intervallo abituale merita un approfondimento. Una voce che supera di tre punti quella del mese scorso, senza una ragione evidente, merita una riunione.

Ecco il calcolo per un ristorante: un bistrot di quartiere da 60 coperti con bar, aperto sei giorni alla settimana, in un mese con 72.000 di fatturato, di cui 55.000 di cibo e 17.000 di bevande. Le cifre non indicano la valuta, quindi considerale in euro, sterline o dollari.

Il costo primario è pari al 64,6% del fatturato, il costo del lavoro al 34,5% e i costi del locale al 9,8%, tutti valori che rientrano nei range normali. Le 21 voci dei costi di gestione ammontano a 66.032, lasciando un utile ante imposte di 5.968, pari all’8,3% del fatturato. I 10.200 di spese operative al di sotto del costo primario rappresentano il 14,2% del fatturato, ovvero 1,7 volte l’utile. Per un singolo mese come questo, il calcolatore del conto economico presenta le voci allo stesso modo.

Cosa comporta un calo del 10% delle vendite sull’utile

Un calo del 10% delle vendite sembra gestibile. Due settimane tranquille, una strada chiusa, un agosto piovoso. Ecco cosa comporta per il bistrot qui sopra.

A parità di tutte le altre condizioni, il fatturato scende di 7.200 e l’utile passa da 5.968 a 1.146: un calo dell’81% dell’utile a fronte di una flessione del 10% del fatturato. Solo i costi variabili, pari al 33,0% del fatturato, si riducono di per sé. Il restante 58,7% del fatturato è semi-variabile o fisso, e si paga per intero ogni mese.

Ridurre del 10% le ore in turno, con i relativi contributi previdenziali, fa risparmiare 1.687, e un po’ di attenzione ai consumi energetici ne fa risparmiare altri 145. L’utile risale a 2.978, circa la metà di un mese normale. I turni sono la leva più importante che un manager ha a disposizione in un mese tranquillo, e il fatto di pianificare i turni in base a una previsione dei coperti piuttosto che sui turni del mese scorso è spiegato nel nostro articolo sulla pianificazione del personale nei ristoranti.

Il punto di pareggio illustra lo stesso concetto da un’altra prospettiva. Ogni vendita lascia il 67,0% al netto dei costi variabili, quindi i 42.252 di costi fissi e semivariabili richiedono 63.089 di vendite per essere coperti. Si tratta del 12,4% in meno rispetto a un mese normale. Un ristorante con un margine così esiguo non può permettersi un costo fisso che non viene preso in considerazione da un anno.

Costi di gestione del ristorante in percentuale sul fatturato

La composizione varia più in base al tipo di locale che alla posizione. Questi intervalli sono punti di partenza comuni, ricavati dall’andamento tipico dei conti economici; i dati del tuo commercialista relativi a locali simili nel tuo mercato sono un punto di riferimento migliore.

Leggi le colonne tutte insieme, non una alla volta. Il basso costo delle bevande in un bar copre le spese per il personale notturno e la sicurezza. Un bar con un menu economico e un affitto costoso in centro ha pochissimo margine altrove. E un locale fast food con un’alta percentuale di consegne a domicilio potrebbe vedere la colonna “tutto il resto” aumentare di diversi punti solo per le commissioni. Quello che tutte queste voci lasciano in fondo alla tabella è spiegato nel nostro articolo sui margini di profitto dei ristoranti.

Come ridurre i costi di gestione di un ristorante, riga per riga

Tagliare i costi in modo generalizzato, il dieci per cento su tutto, di solito riduce proprio le cose che gli ospiti notano. Procedi invece voce per voce, iniziando da quelle più consistenti e da quelle che sono andate fuori controllo.

Cibo e bevande

Ricalcola il costo del menu in base ai prezzi attuali dei fornitori, poi controlla i piatti che vendono di più. Le porzioni tendono a variare di qualche grammo a piatto, il che su un best-seller si traduce in una bella somma nel corso di un anno; il nostro articolo sul controllo delle porzioni nei ristoranti spiega il metodo. Tieni traccia di ciò che viene buttato via e del perché, perché lo spreco è un costo delle materie prime senza alcun ricavo a fronte.

Manodopera

Prepara i turni in base alla previsione dei coperti, non ai turni della settimana scorsa. Scagliona gli orari di inizio in modo che la cucina e la sala si riempiano man mano che il servizio prende piede. Controlla gli straordinari ogni settimana, non quando arriva la busta paga. Tagliare le ore è l’ultimo passo, dopo la pianificazione, non il primo.

Commissioni sulle carte e sulle consegne

Calcola il tuo tasso effettivo: totale delle commissioni diviso per il totale delle vendite con carta, comprese le spese mensili. Molti ristoranti pagano più di quanto pensino, e il calcolatore del tasso effettivo fa i conti al posto tuo. Per le consegne a domicilio, verifica quanto ti resta effettivamente da ogni ordine su ciascuna piattaforma con il calcolatore del margine del marketplace e valuta la possibilità di applicare prezzi di consegna separati.

Fornitori

Una volta all’anno, chiedi un secondo preventivo per le tue venti voci principali e confronta i prezzi franco destino, gli ordini minimi e i termini di pagamento, non solo il prezzo al chilo. Il confronto dei costi dei fornitori mette a confronto due fornitori fianco a fianco.

Energia

Accendi gli elettrodomestici in sequenza, non tutti insieme alle 7 del mattino. Controlla le guarnizioni delle porte dei frigoriferi, pulisci le serpentine del condensatore e abbassa la potenza dell’aspirazione tra un servizio e l’altro. Leggi il contatore alla chiusura per una settimana: il dato notturno è la parte fissa della bolletta, ed è spesso più alto di quanto ci si aspetti.

Le voci fisse

Una volta all’anno, metti tutti i contratti su un’unica pagina: software, biancheria, rifiuti, disinfestazione, assicurazioni, licenza musicale, noleggio della macchina del caffè. Cancella ciò che nessuno usa e rinegozia il resto. È il lavoro di una mattinata, e ti fa risparmiare soldi ogni mese da quel momento in poi.

Cosa cercare quando monitori i costi di gestione

Che i numeri provengano dal resoconto mensile di un commercialista, da un software di contabilità o da un foglio di calcolo, ecco cosa rende utile il monitoraggio dei costi invece di essere solo qualcosa da archiviare.

1. I costi in percentuale sul fatturato

Gli importi da soli non bastano a dire se un mese è andato bene. Ogni voce dovrebbe mostrare la sua percentuale sul fatturato, e il costo di cibo e bevande dovrebbe essere rapportato al proprio fatturato.

2. Mensile, entro due settimane

Un resoconto dei costi che arriva sei settimane dopo la chiusura del mese descrive un ristorante che ormai non esiste più. Chiedi i dati del mese entro la seconda settimana di quello successivo.

3. Fatture nel mese giusto

Se la fattura di un fornitore del 28 arriva nel mese successivo, il costo delle materie prime sembra basso un mese e alto quello dopo, e in entrambi i mesi i dati sono sbagliati. Abbinare le fatture alle consegne risolve il problema.

4. Le stesse voci ogni mese

I costi che passano da “riparazioni” a “spese varie” da un mese all’altro non sono comparabili. Un elenco fisso di voci, come nel piano dei conti di un ristorante, rende ogni mese comparabile.

5. Ogni sede separatamente

Un report di gruppo che somma due sedi nasconde quella che sta perdendo soldi. Ogni sede deve avere i propri costi, poi si può fare una visione d’insieme.

6. Il mese scorso e il piano affiancati

Una voce di costo è più significativa se affiancata al dato del mese scorso e all’obiettivo. Se imposti degli obiettivi per l’anno, il modello di budget per ristorante li riporta nelle stesse voci.

Costi di gestione del ristorante per tipo di locale

L’elenco è lo stesso ovunque. Ciò che cambia è quali voci sono più consistenti e quali sono più difficili da controllare.

Ristoranti con servizio completo

Il personale è di solito la voce più consistente, perché servono una brigata completa e il personale di sala indipendentemente dal numero di ospiti. Gli chef stipendiati rendono gran parte di questa voce fissa. Tieni d’occhio i coperti per ora di lavoro nelle serate tranquille nei ristoranti con servizio completo.

Ristoranti informali e bistrot

Il pranzo e la cena spesso si comportano come due attività distinte, con un numero di coperti, una spesa media e un organico diversi. Se puoi, suddividi manodopera e fatturato per fascia oraria, perché una cena affollata può nascondere un servizio di pranzo in perdita nei ristoranti casual e bistrot.

Bar e discoteche

Il costo delle bevande è più basso, ma il personale all’ingresso, le licenze musicali, le retribuzioni notturne e le rotture aggiungono voci di spesa che un ristorante non ha. Le perdite di scorte al bar si riflettono sul costo delle bevande, ed è per questo che il controllo delle dosi è fondamentale per bar e discoteche.

Asporto e consegna a domicilio

Gli imballaggi e le commissioni delle piattaforme diventano alcuni dei costi variabili più elevati, dopo il cibo. Se puoi, stabilisci un prezzo separato per le consegne e misura il margine di ogni canale in un sistema POS dedicato al takeaway.

Food truck e cloud kitchen

I food truck sostituiscono l’affitto con le tariffe di sosta, i costi del carburante e del generatore. Le cloud kitchen hanno pochi costi di manodopera in sala ma commissioni elevate, e diversi marchi condividono una base di costi che deve essere suddivisa equamente. Entrambe le soluzioni le trovi nella nostra pagina dedicata ai POS per food truck.

Hotel e resort

Ogni punto di vendita dovrebbe sostenere i propri costi: il ristorante, il bar a bordo piscina, il servizio in camera, i banchetti. I costi condivisi, come la cucina e l’energia, richiedono una ripartizione concordata, altrimenti un punto di vendita sembrerà redditizio a scapito di un altro nel settore F&B alberghiero.

Dove Tableview è utile e dove non lo è

Tableview non decide quali costi tagliare. Rende i costi visibili prima e nelle voci giuste, così le decisioni arrivano prima.

Le vendite vengono registrate automaticamente dal POS al libro mastro, e il modulo di contabilità tiene traccia dei margini e dei rapporti di costo in tempo reale. Le spese vengono classificate automaticamente, le ricevute possono essere scansionate e i costi ricorrenti come l’affitto e il software seguono modelli prestabiliti, con report di conto economico sotto forma di riepiloghi giornalieri, settimanali e mensili, consolidati tra le diverse sedi. Le scorte vengono detratte man mano che ogni piatto viene venduto, con gli ingredienti associati alle voci del menu per calcolare il costo reale del cibo per piatto e registrare gli sprechi. Quando un fornitore aumenta i prezzi, arriva un avviso prima che il margine del menu si riduca, e gli ordini di acquisto vengono generati quando le scorte scendono al di sotto del livello minimo. I pagamenti con carta vengono riconciliati automaticamente con la contabilità, con le vendite suddivise per metodo di pagamento.

Eve Tsk, direttrice generale dell’A.Z Sunrise Resort & Fitness Club a Phuket, in Thailandia, ha descritto il caso di gestione di più punti vendita sulla nostra pagina delle recensioni dei clienti: «Avendo un ristorante e un bar sulla spiaggia, non sapevamo come sincronizzare le scorte e le vendite. Tableview ha risolto il problema con un’implementazione facile e veloce. Siamo stati operativi in meno di una settimana.”

Quando invece è meglio optare per qualcos’altro:

• Se il tuo commercialista ti invia già i rendiconti mensili in un formato chiaro entro due settimane, mantieni quel processo e usa i report del POS per avere un quadro settimanale.
• Il monitoraggio dei consumi energetici, la gestione delle buste paga e dei benefit sono compiti da affidare a strumenti specializzati; Tableview fornisce il contesto relativo alle vendite e alla manodopera, non le letture dei contatori o le buste paga.
• Un grande gruppo con un team finanziario e un ERP aziendale vorrà i report sui costi all’interno di quel sistema.

Leggi anche: la gestione del flusso di cassa del ristorante per quando i soldi escono davvero, il conto economico del ristorante per capire in quale parte del report si trovano questi costi, e l’analisi del punto di pareggio del ristorante per la formula che sta dietro ai mesi di calma.